Η σημασία αυτών των δύο όρων μπορεί να ήταν προφανής σε όλους όταν αρχίσαμε να χρησιμοποιούμε ηλεκτρονικά μηνύματα, αλλά σήμερα είναι αρκετά απαρχαιωμένα. Τόσο το CC όσο και το BCC είναι τρόποι αποστολής αντιγράφων του ίδιου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς παραλήπτες. Το CC αντιπροσωπεύει το "Carbon Copy" και το BCC αντιπροσωπεύει το "Blind Carbon Copy". Η διαφορά μεταξύ των δύο είναι ότι κάθε παραλήπτης μπορεί να δει τις διευθύνσεις που προσθέτετε στο πεδίο CC, ενώ αυτές στο πεδίο BCC δεν είναι ορατές από κανένα.
Δείτε επίσης το άρθρο μας Οι καλύτεροι πάροχοι υπηρεσιών δωρεάν ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τα τρία πεδία παραλήπτη
Είναι εξίσου εύκολο να προσθέσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε οποιοδήποτε από αυτά τα πεδία. Αλλά θα πρέπει πάντα να εξετάσετε ποιος χρειάζεται να λάβει ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πώς. Αυτό εξαρτάται από πράγματα όπως οι σχέσεις σας, ο οργανισμός για τον οποίο εργάζεστε, ο πολιτισμός και η θέση του.
Οι άνθρωποι συχνά χρησιμοποιούν αυτά τα πεδία ακατάλληλα. Αυτό καθιστά έναν σκοπό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λιγότερο ολοκληρωμένο σε όσους το λαμβάνουν. Αλλά αν τα χρησιμοποιείτε σωστά, μπορεί να βοηθήσει τους παραλήπτες σας να μάθουν αν η ανάγνωση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να είναι μεταξύ των προτεραιοτήτων τους ή όχι.
Μπορείτε να πληκτρολογήσετε διευθύνσεις στα ακόλουθα τρία πεδία:
Προς - Οι παραλήπτες αυτού του πεδίου είναι το κύριο ακροατήριο του μηνύματος.
CC - Αυτοί οι παραλήπτες θα λάβουν ένα αντίγραφο του μηνύματος, οπότε είναι σχεδόν το ίδιο με την προσθήκη ανθρώπων στο πεδίο Προς.
BCC - Ο αποστολέας μπορεί να ενημερώσει διακριτικά άλλα άτομα για την επικοινωνία που έγινε. Κανείς άλλος δεν θα δει τις διευθύνσεις τους.
Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν επίσης το BCC όταν δεν θέλουν να μπερδέψουν τους άλλους με έναν εξωφρενικά μακρύ κατάλογο διευθύνσεων. Επιπλέον, είναι μια καλή επιλογή όταν οι παραλήπτες δεν πρέπει απαραίτητα να γνωρίζουν ο ένας τον άλλον. Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί ότι ούτε οι εκπρόσωποι της CC ούτε της BCC θα δουν τις απαντήσεις των άλλων αποδεκτών.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Πεδίο
Αν θέλετε να φτάσετε σε οκτώ άτομα, μπορείτε να τοποθετήσετε μια διεύθυνση στο πεδίο Προς και τα υπόλοιπα επτά στο πεδίο CC. Αλλά μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε και τα οκτώ από αυτά στο πεδίο Το. Δεν κάνει μεγάλη διαφορά, δεδομένου ότι όλοι θα λάβουν το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα μπορούν να δουν και τους υπόλοιπους παραλήπτες.
Ωστόσο, τα πράγματα είναι λίγο διαφορετικά αν εφαρμόσετε την κατάλληλη εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν συμβαίνει αυτό, θα πρέπει να προσθέσετε μόνο τους παραλήπτες που επηρεάζονται άμεσα από το μήνυμά σας. Έτσι, εάν θέλετε να ζητήσετε από ορισμένα άτομα να κάνουν κάποια ενέργεια, τοποθετήστε τα στο πεδίο Το. Τα ονόματα της διεύθυνσης του ατόμου που τοποθετείτε εκεί θα πρέπει να περιλαμβάνονται στην αρχή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάτι απλό σαν "Αγαπητή Αντρέα, Σαμάνθα και Ιωάννης" θα πρέπει να είναι αρκετό.
Εν ολίγοις, χρησιμοποιήστε το πεδίο Προς για να στοχεύσετε εκείνους που θέλετε να παροτρύνετε να προβείτε σε κάποια ενέργεια.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το πεδίο CC
Όταν τοποθετείτε διευθύνσεις στο πεδίο CC, η λίστα που δημιουργείτε θα είναι ορατή σε όλους τους παραλήπτες. Η κύρια λειτουργία του πεδίου CC είναι να επιτρέψει σε άλλους παραλήπτες να γνωρίζουν ότι αυτή η συγκεκριμένη επικοινωνία λαμβάνει χώρα. Συμπεριλαμβανομένης μιας διεύθυνσης αυτού του πεδίου είναι σαν να λέτε "μόνο για πληροφορίες". Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να περιμένετε μόνο μια απάντηση "καλής γνώσης" από τους παραλήπτες.
Επιπλέον, οι άνθρωποι αναφέρονται επίσης στο CC ως "Copy Courtesy".
Πώς να χρησιμοποιήσετε το πεδίο BCC
Όποιος και αν είναι η διεύθυνση που τοποθετείτε στο πεδίο BCC, δεν θα εμφανιστεί από κανένα από τους παραλήπτες στα πεδία To και CC. Αν θέλετε κάποιος να βλέπει το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αλλά να μην αναλαμβάνει δράση, προσθέστε τη διεύθυνσή του στο BCC. Είναι επίσης μια καλή επιλογή να χρησιμοποιείτε όταν θέλετε να μοιράζεστε τις ίδιες πληροφορίες με μια ομάδα ανθρώπων ταυτόχρονα, αλλά δεν θέλετε να δει κανείς ποιος άλλος τη λαμβάνει.
Το πεδίο BCC είναι επίσης πολύ χρήσιμο σε ευαίσθητες καταστάσεις ή επιχειρήματα. Είναι ένας μυστικός τρόπος να αφήσουμε κάποιον άλλο να ακούει χωρίς να το γνωρίζει ο παραλήπτης. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε τη διεύθυνση του διευθυντή σας στο πεδίο BCC όταν ένας πελάτης ζητάει επιστροφή χρημάτων.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο Απάντηση σε όλους
Εάν είστε ο παραλήπτης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θέλετε να απαντήσετε στον αποστολέα του, έχετε δύο επιλογές - Απάντηση και Απάντηση σε όλους. Το κουμπί Απάντηση σάς επιτρέπει να απαντήσετε απευθείας στον αποστολέα, ώστε να μην μπορούν να δουν το μήνυμά σας άλλοι παραλήπτες. Υπάρχει επίσης το κουμπί Απάντηση σε όλους, το οποίο θα στείλει αυτόματα την απάντησή σας σε όλους τους παραλήπτες των οποίων οι διευθύνσεις βρίσκονται στα πεδία To και CC.
Αν και είναι βολικό, το κουμπί Απάντηση σε όλους δεν είναι πάντα μια καλή επιλογή. Θα πρέπει να το χρησιμοποιείτε μόνο όταν είναι σημαντικό για όλους τους παραλήπτες να λαμβάνουν το μήνυμά σας.
Οι περισσότεροι χρήστες κάνουν κλικ ή πατούν αυτό το κουμπί χωρίς να το καταλάβουν. Αυτό μπορεί να είναι αρκετά ενοχλητικό για τους παραλήπτες που δεν ενδιαφέρονται για την απάντησή σας. Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί κατά λάθος μπορεί επίσης να είναι πολύ δύσκολη, ειδικά αν μοιράζεστε προσωπικές πληροφορίες με τον αποστολέα και δεν θέλετε να το διαβάσουν άλλοι συμμετέχοντες. Η επίγνωση του τρόπου με τον οποίο χρησιμοποιείτε αυτή τη λειτουργία μπορεί να εξοικονομήσει πολλή απογοήτευση για όλους τους εμπλεκόμενους.
Χρησιμοποιήστε το κουμπί Απάντηση σε όλους μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο ο αρχικός συγγραφέας και όλοι οι άλλοι στη λίστα παραληπτών να δουν την απάντησή σας. Οι ομαδικές συζητήσεις σχετικά με τα σχέδια εργασίας είναι ένα καλό παράδειγμα αυτού.
Μην χρησιμοποιείτε την επιλογή Απάντηση σε όλα όταν:
- Υπάρχει τουλάχιστον ένας παραλήπτης που δεν χρειάζεται να δει την απάντησή σας
- Το μήνυμά σας είναι κάτι πολύ απλό, όπως "Εντάξει" ή "Ευχαριστώ!"
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
Θυμηθείτε να παρακολουθείτε πάντα ποιος στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και γιατί. Χρησιμοποιήστε τα πεδία To, CC και BCC προσεκτικά και η εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα βελτιωθεί σημαντικά.
Θα πρέπει επίσης να παρακολουθείτε εάν είστε αποδέκτης (To) ή εάν λάβατε ένα αντίγραφο άνθρακα (CC). Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφασίσετε εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο απαιτεί την άμεση προσοχή σας ή όχι.
Όταν απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι καλύτερο να στέλνετε μια τυποποιημένη απάντηση και να προσθέτετε τυχόν επιπλέον παραλήπτες με μη αυτόματο τρόπο. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε τις διευθύνσεις τους από το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να το διευκολύνετε. Αλλά σε κάθε περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει διπλό έλεγχο στη λίστα παραληπτών πριν πιέσετε "Αποστολή".
