Το Excel από μόνο του είναι κάτι περισσότερο από ένα εργαλείο υπολογιστικού φύλλου. Με τα addons και τα πρότυπα, μπορεί να μετατρέψει το χέρι στα περισσότερα πράγματα από την παρακολούθηση των έργων στη διαχείριση των κινήσεων του σπιτιού. Τα εργαλεία παρακολούθησης του Excel είναι χρήσιμα για τη διαχείριση έργων μικρής κλίμακας και είναι συνήθως πρότυπα που διευκολύνουν τη διαχείριση μικρότερων έργων. Αν ψάχνετε για τέτοια πρότυπα, είστε στο σωστό μέρος!
Με αυτό κατά νου, αυτό το άρθρο πρόκειται να επισημάνει διάφορα εργαλεία παρακολούθησης του Excel για τη διαχείριση έργων μικρών επιχειρήσεων.
Εργαλεία παρακολούθησης Excel για μικρές επιχειρήσεις
Το Excel δεν είναι μόνο εργαλείο υπολογιστικών φύλλων, μπορεί να λειτουργήσει ως εργαλείο παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων, εργαλείο παρακολούθησης προόδου και ακόμη και εργαλείο διαχείρισης μικρών επιχειρήσεων. Το Microsoft Project είναι το go-to για μεγαλύτερα έργα, αλλά εάν είστε μια μικρή επιχείρηση και το Excel βρίσκεται γύρω, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τα περισσότερα πράγματα που θα χρειαστείτε χωρίς να χρειαστεί να πληρώσετε για άλλα εργαλεία.
Εδώ είναι μερικά μόνο από τα πρότυπα που διατίθενται για τη διαχείριση ή την παρακολούθηση μικρών έργων.
Υπερτερώ
Το Excel διαθέτει ήδη εγκατεστημένα πρότυπα διαχείρισης έργων. Ο ένας είναι ο πίνακας Gantt που χρησιμοποιείται στο πλαίσιο της βιομηχανίας διαχείρισης έργων για την παρακολούθηση έργων. Είναι ήδη εγκατεστημένο και έτοιμο για χρήση. Τοποθετήστε το, προσθέστε τα κριτήρια και επιτρέψτε να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε και να προγραμματίζετε έργα.
Όπως όλα αυτά τα πρότυπα, θα χρειαστεί λίγος χρόνος για να το ρυθμίσετε σωστά, αλλά μόλις το κάνετε, μπορεί να ενημερωθεί μέσα σε λίγα λεπτά. Όσο περισσότερο χρόνο παίρνετε τη διαμόρφωση του προτύπου σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, τόσο πιο εύκολο θα είναι να διαχειριστείτε.
Microsoft
Η Microsoft διαθέτει ένα πιο προηγμένο πρότυπο διαθέσιμο για τη διαχείριση έργου. Μπορεί να υπολογίσει το χρόνο και το κόστος, να παρακολουθήσει το χρονοδιάγραμμα, να παρακολουθήσει τους προϋπολογισμούς, τους πόρους και τον κίνδυνο, να διδάξει τα διδάγματα και να παράσχει εργαλεία για παρουσιάσεις και εκθέσεις εάν τις χρειάζεστε. Το πρότυπο είναι δωρεάν και είναι διαθέσιμο από αυτήν τη σελίδα.
Το πρότυπο σχεδιάστηκε προφανώς από το Microsoft MVP και έχει χρησιμοποιηθεί εκατοντάδες φορές. Δεν συνδέω με αυτό ειδικά εδώ, καθώς μπορεί να αλλάξει.
Projectmanager.com
Projectmanager.com έχει μια ολόκληρη σελίδα από δωρεάν εργαλεία παρακολούθησης του Excel για να κατεβάσετε. Όλοι φέρνουν το branding του site, αλλά μπορείτε να προσαρμόσετε γρήγορα κάθε πρότυπο στο δικό σας branding ή να το αντιγράψετε για δικές σας ανάγκες. Υπάρχει μια δέσμη προτύπων διαθέσιμη εδώ, φύλλα χρόνου, αναφορές κατάστασης, εντοπισμός εργασιών, παρακολούθηση κινδύνου, παρακολούθηση θέματος, προϋπολογισμός και πίνακας ελέγχου.
Κάθε πρότυπο εκτελεί μια διαφορετική λειτουργία, αλλά μπορεί να ενσωματωθεί σε ένα ενιαίο βιβλίο εργασίας για εύκολη πρόσβαση. Αυτά είναι πολύ περιεκτικά εργαλεία που θα χρειαστούν λίγο χρόνο για να δημιουργήσουν και να κυριαρχήσουν αλλά να καλύψουν τα περισσότερα καθήκοντα διαχείρισης έργου που μπορεί να αντιμετωπίσει οποιαδήποτε μικρή επιχείρηση.
Πρότυπο λίστας εργασιών έργου
Το πρότυπο λίστας εργασιών έργου από το Vertx42 είναι ιδανικό για μικρά έργα, καθώς μπορεί να κλιμακωθεί. Πρόκειται για ένα απλό υπολογιστικό φύλλο που σας επιτρέπει να περιγράψετε το έργο σας, να απαριθμήσετε όλες τις σχετικές εργασίες, να προσθέσετε ημερομηνίες, φανάρια, ποσοστό ολοκλήρωσης και άλλα απλά εργαλεία για την παρακολούθηση. Αν το σχέδιό σας δεν χρειάζεται τις προηγμένες λειτουργίες ορισμένων από αυτά τα άλλα εργαλεία παρακολούθησης, αυτό θα μπορούσε να είναι αυτό που ψάχνετε.
Workmajig
Το Workmajig διαθέτει μια σελίδα με 41 δωρεάν πρότυπα διαχείρισης έργων για το Excel και άλλα εργαλεία. Η σελίδα καλύπτει όλα τα στάδια του κύκλου ζωής του έργου και έχει ένα εργαλείο για κάθε πτυχή της διαχείρισης του έργου. Μερικοί πρόκειται να είναι πολύ εμπλεκόμενοι για μια μικρή επιχείρηση, αλλά δεν υπάρχει τίποτα που να τους εμποδίζει να τις προσαρμόζετε στις δικές σας ανάγκες.
Είναι όλα ελεύθερα και δηλώνει ποιο εργαλείο απαιτείται για να τα χρησιμοποιήσετε. Οι περισσότεροι θα δουλέψουν με το Excel, αλλά υπάρχουν και μερικά για το Word. Είναι μια πολύ ολοκληρωμένη λίστα και αξίζει τον κόπο να το ελέγξετε.
Μακροεντολές Excel
Αυτό το πρότυπο διαχείρισης έργου από τις μακροεντολές του Excel φέρνει διάφορες λειτουργίες σε ένα ενιαίο πρότυπο. Καθώς τα εργαλεία παρακολούθησης πηγαίνουν, διατηρούν τα πράγματα απλά αλλά είναι ταυτόχρονα αποτελεσματικά. Περιλαμβάνει περισσότερες λειτουργίες, λίστες εργασιών, χρονοδιαγράμματα, ευθύνες, διαγράμματα χρονοδιαγράμματος κολύμβησης και πολλά άλλα.
Η σελίδα περιλαμβάνει επίσης καλές οδηγίες σχετικά με τον τρόπο τροποποίησης του προτύπου για τις δικές σας ανάγκες και τον ακριβή τρόπο απόκτησης του καλύτερου από αυτό. Για μικρότερες επιχειρήσεις νέας διαχείρισης έργων, αυτό μπορεί να είναι νικητής.
Το Excel δεν είναι ένα φυσικό εργαλείο διαχείρισης έργου αλλά μπορεί να κάνει τη δουλειά του. Για τις μικρότερες επιχειρήσεις όπου οι πόροι είναι περιορισμένοι, το Excel διαθέτει ορισμένα χρήσιμα εργαλεία παρακολούθησης και προγραμματισμού που μπορούν να διαχειριστούν αποτελεσματικά τα περιορισμένα έργα χωρίς να απαιτούν πρόσθετες επενδύσεις μετρητών. Υπάρχει μια προφανής επένδυση στο χρόνο και απαιτείται μάθηση, αλλά δεν μπορείτε να έχετε τα πάντα!
Ξέρετε περισσότερα πρότυπα ή εργαλεία παρακολούθησης του Excel; Μοιραστείτε τα παρακάτω αν το κάνετε!
