Σε γενικές γραμμές, ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα σας επιτρέψει να αλλάξετε το χρώμα, τη γραμματοσειρά και άλλες επιλογές του μηνύματός σας. Αλλά μερικές φορές, όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα ή προσπαθείτε να το προωθήσετε, ο πελάτης δεν θα σας επιτρέψει να αλλάξετε κάποια από τις ρυθμίσεις γραμματοσειρών.
Αυτό μπορεί να συμβεί αν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσαρμόζει τη μορφή μηνύματος απάντησης στις προτιμήσεις του αποστολέα. Ο αποστολέας μπορεί να χρησιμοποιήσει μια μορφή μηνύματος, όπως απλό κείμενο, το οποίο δεν επιτρέπει οποιαδήποτε μορφοποίηση.
Αυτό το άρθρο θα εμβαθύνει σε μορφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα σας δείξει πώς να αλλάξετε τις ρυθμίσεις γραμματοσειράς χειροκίνητα.
Τύποι μορφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Για να καταλάβετε τι συμβαίνει με τις ρυθμίσεις γραμματοσειράς σας όταν απαντάτε σε κάποιον, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι υπάρχουν τρεις διαφορετικοί τύποι μορφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πρόκειται για μορφή εμπλουτισμένου κειμένου, HTML και απλό κείμενο, και εδώ υπάρχει μια σύντομη επεξήγηση για κάθε μορφή:
- HTML: Συνήθως, αυτή είναι η προεπιλεγμένη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι η καλύτερη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε εάν θέλετε να αλλάξετε τις γραμματοσειρές, τα χρώματα, να προσθέσετε κουκκίδες και την αρίθμηση, να εισαγάγετε εικόνες κ.λπ.
- Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου: Πρόκειται για μια επίσημη μορφή Microsoft και μόνο το Microsoft Exchange Client και το Microsoft Outlook μπορούν να το υποστηρίξουν. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να στείλετε μηνύματα σε χρήστες που χρησιμοποιούν αυτό το συγκεκριμένο λογισμικό.
- Απλό κείμενο: Πρόκειται για μια καθολική μορφή που λειτουργεί σε όλα τα εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το αρχείο με αυτή τη μορφή είναι ότι δεν υποστηρίζει καμία ρύθμιση γραμματοσειράς. Δεν μπορείτε να κάνετε τολμήσει το κείμενο ή να αλλάξετε τα χρώματα, το μέγεθος ή οποιαδήποτε άλλη μορφοποίηση. Επίσης, δεν μπορείτε να εισάγετε εικόνες μέσα στο κείμενο, αν και μπορείτε να τις επισυνάψετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή μηνύματος που θα χρησιμοποιήσετε όταν απαντάτε ή διαβιβάζετε ένα μήνυμα. Για παράδειγμα, αν κάποιος σας στείλει ένα μήνυμα σε μορφή απλού κειμένου, μπορείτε να απαντήσετε σε μορφή εμπλουτισμένου κειμένου. Αλλά το email δεν θα φτάσει απαραιτήτως στη μορφή που χρησιμοποιήσατε κατά την αποστολή του. Με άλλα λόγια, αν στείλετε ένα μήνυμα HTML, το λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη μπορεί να το μετατρέψει σε απλό κείμενο.
Προβλήματα ενδέχεται να προκύψουν εάν προσαρμόσετε το λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να στείλετε μηνύματα στην λαμβανόμενη μορφή. Εάν χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή και στη συνέχεια λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε απλό κείμενο, οι ρυθμίσεις γραμματοσειράς θα απενεργοποιηθούν.
Ορισμένα εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ρυθμίζουν αυτόματα τη μορφή μηνύματος απάντησης ώστε να ταιριάζουν με τη μορφή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λάβατε. Ευτυχώς, μπορείτε πάντα να αλλάξετε τη μορφή μηνυμάτων με μη αυτόματο τρόπο.
Αλλαγή της μορφής μηνυμάτων σε Gmail, Yahoo και Outlook Web
Τα περισσότερα από τα νεότερα εργαλεία, όπως το Gmail, το Yahoo ή το Outlook, δεν θα πρέπει να έχουν πρόβλημα με την εναλλαγή μεταξύ απλού κειμένου και μορφοποίησης HTML. Ακόμη και αν λάβετε το μήνυμα σε απλό κείμενο, μπορείτε συνήθως να απαντήσετε σε αυτό ή να το προωθήσετε σε HTML.
Εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε με μη αυτόματο τρόπο τη μορφοποίηση απλού κειμένου, πρέπει:
- Ανοίξτε το ηλεκτρονικό λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Κάντε κλικ στο κουμπί 'Σύνθεση'.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο 'Περισσότερα' (τρεις κάθετες κουκίδες). Βρίσκεται στην κάτω δεξιά πλευρά του νέου πλαισίου email, δίπλα στη γραμμή εργαλείων.
- Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της λειτουργίας "Απλό κείμενο".
Η διαδικασία είναι η ίδια για τους περισσότερους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αλλαγή της μορφής μηνυμάτων στο Microsoft Outlook
Εάν έχετε μια παλαιότερη έκδοση του Microsoft Outlook, όπως το Outlook 2016, το 2013 ή το 2010, οι απενεργοποιημένες ρυθμίσεις γραμματοσειρών είναι ένα κοινό ζήτημα. Αυτό συμβαίνει επειδή οι παλαιότερες εκδόσεις του Outlook προσαρμόζουν αυτόματα τις απαντήσεις στην μορφοποίηση του αρχικού αποστολέα.
Για να επιλύσετε αυτό το θέμα, πρέπει να αλλάξετε με μη αυτόματο τρόπο τη μορφή μηνύματος για κάθε μήνυμα. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
- Ανοίξτε το Outlook.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα 'Αρχείο' στο πάνω αριστερό μέρος της οθόνης.
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές".
- Επιλέξτε "Αλληλογραφία" από τη λίστα στα αριστερά.
- Αναζητήστε την ενότητα "Σύνταξη μηνυμάτων".
- Επιλέξτε "HTML" από το αναπτυσσόμενο μενού, δίπλα στην επιλογή "Σύνταξη μηνυμάτων σε αυτή τη μορφή".
Αυτό θα επιτρέψει ξανά τη μορφοποίηση κειμένου.
Μεταβείτε σε νεώτερες εκδόσεις των εφαρμογών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε
Τις περισσότερες φορές, το ζήτημα μορφοποίησης μηνυμάτων συμβαίνει με παλαιότερες εκδόσεις εφαρμογών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Outlook 2010-2016. Μπορείτε πάντα να το αλλάξετε με μη αυτόματο τρόπο, αλλά εάν αντικαταστήσετε τις παλαιότερες εκδόσεις των προγραμμάτων με νεώτερες, η μορφοποίηση του μηνύματος σπάνια θα είναι ένα ζήτημα.
