Τρόπος αυτόματης αλφαβητισμού στα φύλλα του Google

Τα Φύλλα Google και το Microsoft Excel μοιράζονται πολλές παρόμοιες λειτουργίες. Όσοι είναι πιο εξοικειωμένοι με το Excel θα διαπιστώσουν ότι αν και τα περισσότερα χαρακτηριστικά είναι τα ίδια, η τοποθέτηση τους στο Google Sheets μπορεί να αποτελέσει εμπόδιο, ενώ εξοικειωθείτε με το πρόγραμμα.

Δείτε επίσης το άρθρο μας σχετικά με τον τρόπο εφαρμογής των τύπων σε ολόκληρες στήλες στα φύλλα του Google

Η δυνατότητα ταξινόμησης και φιλτραρίσματος των δεδομένων σας, αλφαβητικά ή αριθμητικά, είναι μία από τις πιο κοινές λειτουργίες του Microsoft Excel. Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί για τα Φύλλα Google. Ωστόσο, ο τρόπος εκτέλεσης του έργου μπορεί να είναι λίγο διαφορετικός.

"Είμαι περισσότερο εξοικειωμένος με το Excel, αλλά το αφεντικό μου θέλει να χρησιμοποιούμε τώρα το Google Sheets. Η οργάνωση υπολογιστικών φύλλων αποτελεί μέρος της εργασίας. Μπορεις να βοηθησεις?"

Το μεγάλο μέρος για τα φύλλα, όπως το Excel, δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για χειροκίνητες επεξεργασίες όταν θέλετε να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τα δεδομένα σας. Υπάρχει ένας τρόπος να τα έχετε αυτόματα ταξινομημένα ανά στήλη χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες που παρέχονται στις καρτέλες ή μέσω ενός τύπου που μπορείτε να τοποθετήσετε απευθείας σε ένα κελί.

Αυτόματη οργάνωση των φύλλων Google αλφαβητικά

Γρήγοροι σύνδεσμοι

• Αυτόματη οργάνωση των φύλλων Google αλφαβητικά
  • Ταξινόμηση δεδομένων & χρήση φίλτρων
    • Ταξινόμηση δεδομένων
    • Φιλτράρισμα δεδομένων
    • Χρησιμοποιώντας φίλτρα μέσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο Google
    • Δημιουργία προβολής φίλτρου
  • Φύλλα Google: Ταξινόμηση αλφαβητικά στην επιφάνεια εργασίας
    • Αλφαβητικά Ταξινόμηση των δεδομένων σας χρησιμοποιώντας αυτόματα μια φόρμουλα
  • Φύλλα Google: Ταξινόμηση αλφαβητικά στη συσκευή κινητής τηλεφωνίας

Τα παρακάτω βήματα θα περιγράφουν λεπτομερώς πώς μπορείτε να οργανώσετε αυτόματα τα δεδομένα του Φύλλου Google. Θα επικεντρωθώ στο πώς να το κάνω αλφαβητικά, αλλά οι ίδιες πληροφορίες μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν αν θέλετε να οργανώσετε τα δεδομένα με αριθμητικό τρόπο.

Ωστόσο, προτού προχωρήσουμε με τον τελικό στόχο, θα ήθελα να γνωρίσω λίγο περισσότερο τη διαφορά μεταξύ διαλογής και φιλτραρίσματος, πώς να χρησιμοποιήσω είτε την επιλογή για οποιαδήποτε κατάσταση που μπορεί να τις χρειάζεστε, καθώς και να πάει πέρα προβολές φίλτρου.

Εάν έχετε ήδη μια αξιοπρεπή κατανόηση της ταξινόμησης και του φιλτραρίσματος και θα ήθελα απλά να φτάσω στο auto-αλφαβητισμού, μπορείτε να παραλείψετε περαιτέρω το άρθρο. Για όλους όσους θέλουν να μάθουν κάτι, έχουμε πολλά να καλύψουμε, οπότε ας ξεκινήσουμε.

Ταξινόμηση δεδομένων & χρήση φίλτρων

Καθώς αναλύετε και εργάζεστε στα Φύλλα Google, όλο και περισσότερο περιεχόμενο θα αρχίσει να συσσωρεύεται. Αυτό συμβαίνει όταν η δυνατότητα να οργανωθούν οι πληροφορίες γίνεται πολύ πιο σημαντική. Τα Φύλλα Google σάς επιτρέπουν να αναδιοργανώσετε αυτές τις πληροφορίες ταξινομώντας και εφαρμόζοντας φίλτρα σε αυτό. Μπορείτε να το κάνετε αυτό αλφαβητικά και αριθμητικά, η επιλογή εξαρτάται από εσάς. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε ένα φίλτρο για να περιορίσετε τα δεδομένα και ακόμη και να αποκρύψετε ορισμένα τμήματα από την προβολή.

Ταξινόμηση δεδομένων

Για να ταξινομήσετε τα δεδομένα:

1. Από το πρόγραμμα περιήγησής σας (προτιμάτε το Google Chrome), ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο στα Φύλλα Google.
2. Επισημάνετε το κελί ή τα κελιά που θέλετε να ταξινομήσετε.
   • Μπορείτε να κάνετε αριστερό κλικ σε ένα μόνο κελί για να το επισημάνετε. Για πολλαπλά κελιά, κάντε αριστερό κλικ στο κελί αρχής. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και, στη συνέχεια, κάντε αριστερό κλικ στο κελί που τελειώνει.
   • Πολλαπλά κελιά μπορούν επίσης να επιλεγούν κάνοντας αριστερό κλικ σε ένα κελί και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl και κάνοντας αριστερό κλικ σε ένα άλλο κελί. Αυτό βοηθά αν τα κελιά που θέλετε να ταξινομηθούν δεν είναι διαδοχικά.
   • Για να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο, κάντε κλικ στην επάνω αριστερή γωνία του φύλλου ή πατήστε Ctrl + A ταυτόχρονα.
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" και επιλέξτε Sort Range … από τις επιλογές.
4. Στο αναδυόμενο παράθυρο, αν οι στήλες σας έχουν τίτλους, τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής στο πλαίσιο δίπλα στη γραμμή κεφαλίδας δεδομένων .
5. Επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε καταργώντας την επιλογή "Ταξινόμηση κατά" στη στήλη. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη σειρά ταξινόμησης κάνοντας κλικ είτε στην ακτίνα AZ προς τα κάτω είτε στην ZA για ανύψωση.
   • Εάν έχετε έναν επιπλέον κανόνα ταξινόμησης που θέλετε να εφαρμόσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη άλλης στήλης ταξινόμησης . Η σειρά των κανόνων σας θα καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η διαλογή.
   • Μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Κάδος στα δεξιά ενός κανόνα για να το διαγράψετε.
6. Ολοκληρώστε κάνοντας κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση και η περιοχή σας θα ταξινομηθεί σύμφωνα με τους κανόνες σας.

Φιλτράρισμα δεδομένων

Η προσθήκη φίλτρων στα δεδομένα σας θα σας επιτρέψει να αποκρύψετε τα δεδομένα που δεν θέλετε να εμφανίζονται. Θα εξακολουθήσετε να βλέπετε όλα τα δεδομένα σας μόλις το φίλτρο έχει απενεργοποιηθεί. Τα φίλτρα και οι προβολές φίλτρων συμβάλλουν στην ανάλυση συνόλων δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα.

Τα φίλτρα προτιμώνται όταν:

• Έχοντας όλους όσους έχουν πρόσβαση στο υπολογιστικό φύλλο σας προβάλλοντας ένα συγκεκριμένο φίλτρο όταν ανοίξει.
• Θα θέλατε τα ορατά δεδομένα να παραμείνουν ταξινομημένα μετά την εφαρμογή ενός φίλτρου.

Ενώ οι προβολές φίλτρων είναι πιο χρήσιμες αν:

• Θέλετε να ονομάσετε και να αποθηκεύσετε πολλές προβολές.
• Απαιτούνται πολλές προβολές για τους άλλους χρησιμοποιώντας το υπολογιστικό φύλλο. Τα φίλτρα ενεργοποιούνται από το άτομο, έτσι ώστε να μπορούν να προβάλλουν διαφορετικά φίλτρα ταυτόχρονα με το υπολογιστικό φύλλο.
• Η κοινή χρήση διαφορετικών φίλτρων με τους ανθρώπους είναι σημαντική. Διαφορετικοί σύνδεσμοι προβολής φίλτρων μπορούν να αποστέλλονται σε διαφορετικά άτομα που παρέχουν σε όλους όσους εργάζονται στο υπολογιστικό φύλλο με τις πιο σχετικές πληροφορίες που αφορούν το άτομο.

Απλά θυμηθείτε ότι τα φίλτρα μπορούν να εισαχθούν και να εξαχθούν ανάλογα με τις ανάγκες, ενώ οι προβολές φίλτρου δεν μπορούν.

Χρησιμοποιώντας φίλτρα μέσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο Google

Όταν ένα φίλτρο έχει προστεθεί σε ένα υπολογιστικό φύλλο, οποιοσδήποτε άλλος που βλέπει αυτό το υπολογιστικό φύλλο μπορεί να δει και τα φίλτρα. Αυτό σημαίνει επίσης ότι οποιοσδήποτε έχει δικαιώματα επεξεργασίας μπορεί να αλλάξει το φίλτρο. Ένα φίλτρο είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την προσωρινή απόκρυψη δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο.

Για να φιλτράρετε τα δεδομένα σας:

1. Από το πρόγραμμα περιήγησής σας (προτιμάτε το Google Chrome), ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο στα Φύλλα Google.
2. Επιλέξτε το εύρος κυψελών που θέλετε να φιλτράρετε χρησιμοποιώντας τις ίδιες μεθόδους με αυτές που αναφέρονται στην ενότητα " Ταξινόμηση δεδομένων " του άρθρου.
3. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου . Αυτό θα τοποθετήσει ένα εικονίδιο φίλτρου μέσα στο πρώτο κελί της περιοχής που επιλέξατε. Όλα τα κελιά εντός του εύρους του φίλτρου θα περικλείονται σε πράσινο περίγραμμα.
4. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Φίλτρο για να εμφανίσετε τις ακόλουθες επιλογές φίλτρου:
   • Φιλτράρισμα κατά συνθήκη - Επιλέξτε μια λίστα από συνθήκες ή γράψτε τη δική σας. Για παράδειγμα, αν το κελί είναι άδειο, εάν τα δεδομένα είναι μικρότερα από έναν ορισμένο αριθμό ή εάν το κείμενο περιέχει ένα συγκεκριμένο γράμμα ή φράση.
   • Φιλτράρετε με τιμές - Αποεπιλέξτε τα σημεία δεδομένων που θέλετε να κρύψετε και κάντε κλικ στο OK. Εάν θέλετε να επιλέξετε όλα τα σημεία δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή όλων . Μπορείτε επίσης να καταργήσετε την επιλογή όλων των σημείων δεδομένων, κάνοντας κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση.
   • Αναζήτηση - Αναζήτηση σημείων δεδομένων πληκτρολογώντας στο πλαίσιο αναζήτησης. Για παράδειγμα, πληκτρολογώντας "J" θα συντομεύσει τη λίστα σας μόνο στα ονόματα που ξεκινούν με το J.
5. Για να απενεργοποιήσετε το φίλτρο, κάντε απλώς κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε Απενεργοποίηση φίλτρου .
   • Τα δεδομένα μπορούν να ταξινομηθούν ενώ ένα φίλτρο είναι στη θέση του και είναι ενεργοποιημένο.
   • Μόνο τα δεδομένα στο φιλτραρισμένο εύρος θα ταξινομηθούν κατά την επιλογή ταξινόμησης.

Δημιουργία προβολής φίλτρου

Για να δημιουργήσετε, να αποθηκεύσετε ή να διαγράψετε μια προβολή φίλτρου:

1. Από το πρόγραμμα περιήγησής σας (προτιμάτε το Google Chrome), ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο στα Φύλλα Google.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" και στη συνέχεια επιλέξτε Προβολές φίλτρων … και στη συνέχεια Δημιουργία νέας προβολής φίλτρου .
3. Η προβολή φίλτρου αποθηκεύεται αυτόματα. Τώρα μπορείτε να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα δεδομένα που επιθυμείτε.
4. Κλείστε την προβολή φίλτρου κάνοντας κλικ στο κουμπί "X" στην επάνω δεξιά γωνία του υπολογιστικού φύλλου.
5. Κάντε κλικ στο εικονίδιο οδοντωτού τροχού στην επάνω δεξιά γωνία του υπολογιστικού φύλλου για μία από τις ακόλουθες επιλογές:
   • Μετονομασία - αλλάξτε τον τίτλο της προβολής φίλτρου.
   • Περιοχή ενημέρωσης - Αυτό δεν είναι τόσο σημαντικό όσο μπορείτε να το κάνετε απευθείας στην ίδια την προβολή φίλτρου. Σας επιτρέπει να αλλάξετε την περιοχή των κυττάρων που επιλέγονται για την προβολή φίλτρου.
   • Διπλότυπο - Δημιουργεί ένα πανομοιότυπο αντίγραφο στην τρέχουσα προβολή φίλτρου.
   • Διαγραφή - Διαγραφή προβολής φίλτρου.

Φύλλα Google: Ταξινόμηση αλφαβητικά στην επιφάνεια εργασίας

Για να ταξινομήσετε μια σειρά κελιών αλφαβητικά στην επιφάνεια εργασίας σας:

1. Από το πρόγραμμα περιήγησής σας (προτιμάτε το Google Chrome), ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο στα Φύλλα Google.
2. Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να ταξινομήσετε μια στήλη τη φορά. Αυτό είναι σημαντικό, ώστε να μην αναδιατάξετε άλλα μέρη του υπολογιστικού φύλλου σας που μπορεί να μην συσχετίζονται με την επιθυμητή περιοχή.
   • Επισημάνετε το κορυφαίο κελί στη στήλη των δεδομένων σας μέχρι το τελικό κελί.
3. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές:
   • Ταξινόμηση εύρους ανά στήλη, A → Z - Αυτό θα ταξινομήσει όλα τα επιλεγμένα δεδομένα εντός του εύρους σε αλφαβητική σειρά χωρίς να διαταράξει τις άλλες περιοχές του υπολογιστικού φύλλου.
   • Ταξινόμηση φύλλου ανά στήλη, A → Z - Αυτό προσαρμόζει όλα τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο αλφαβητικά σε συσχετισμό με την περιοχή δεδομένων που επισημαίνεται.
4. Κάθε επιλογή θα πρέπει τώρα να αναδιατάσσει τα δεδομένα σας σε αλφαβητική σειρά.
   • Εάν πιστεύετε ότι έχετε κάνει λάθος, μπορείτε να το διορθώσετε εύκολα πιέζοντας Ctrl + Z (Windows) ή ⌘ Command + Z (Mac) για να αναιρέσετε την πιο πρόσφατη διαλογή δεδομένων.

Αλφαβητικά Ταξινόμηση των δεδομένων σας χρησιμοποιώντας αυτόματα μια φόρμουλα

Παρόλο που τα προηγούμενα βήματα μπορούν να θεωρηθούν αυτόματα, υπάρχει ακόμα ένα μικρό κομμάτι χειροκίνητης εισόδου. Αυτό είναι απολύτως αποδεκτό για τους περισσότερους χρήστες υπολογιστικών φύλλων που δεν θέλουν να πάρουν υπερβολικά τεχνικά με τύπους και λειτουργίες.

Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι που θα προτιμούσαν μια πιο "πλήρη-αυτόματη" προσέγγιση στην κατάσταση αλφαβητισμού δεδομένων. Μπορεί να προτιμάτε να έχετε τα δεδομένα ταξινομημένα αυτόματα σε μια στήλη. Αυτό σημαίνει ότι κάθε φορά που εισάγονται νέες πληροφορίες στη στήλη, τα δεδομένα θα ενημερώνονται αυτόματα αλφαβητικά χωρίς να διαταράσσονται τα υπόλοιπα υπολογιστικά φύλλα.

Για την αυτόματη ταξινόμηση των δεδομένων στήλης αλφαβητικά:

1. Από το πρόγραμμα περιήγησής σας (προτιμάτε το Google Chrome), ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο στα Φύλλα Google.
2. Επισημάνετε το κελί που θα εμφανίσει τα αποτελέσματα για τα δεδομένα που θέλετε αυτόματα αλφαβητικά.
3. Μέσα στο κελί, πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο = sort (A2: B, 1, TRUE) και στη συνέχεια πατήστε Enter .
   • A2: B είναι το επιθυμητό εύρος δεδομένων που πρέπει να ταξινομηθεί. Ρυθμίστε το σύμφωνα με τις δικές σας ανάγκες υπολογιστικού φύλλου.
   • Το 1 αναφέρεται στον αριθμό στήλης στον οποίο θα βασίζονται τα ταξινομημένα δεδομένα. Και πάλι, προσαρμόστε το σύμφωνα με τις ανάγκες του υπολογιστικού φύλλου.
   • Τα δεδομένα στον τύπο ταξινομούνται αυτόματα σε αύξουσα σειρά. Για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σε φθίνουσα σειρά, αλλάξτε το TRUE σε false .

Οποιαδήποτε νέα ή επεξεργασμένα δεδομένα που έχουν εισαχθεί στη στήλη θα ταξινομηθούν αυτόματα.

Φύλλα Google: Ταξινόμηση αλφαβητικά στη συσκευή κινητής τηλεφωνίας

Για να ταξινομήσετε μια σειρά κελιών αλφαβητικά στην κινητή συσκευή σας:

1. Εκκινήστε την εφαρμογή "Φύλλα Google" (Android / iOS) και συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήρια σας.
2. Επιλέξτε ένα Φύλλο Google για επεξεργασία, πατώντας στο υπολογιστικό φύλλο. Ίσως χρειαστεί να μετακινηθείτε για να το βρείτε αν έχετε αποθηκεύσει πολλά φύλλα.
3. Εντοπίστε τη στήλη με τα δεδομένα που θέλετε να αλφαβητείστε και πατήστε το γράμμα της στήλης. Μπορεί να βρεθεί στην κορυφή της στήλης. Αυτό θα επισημάνει όλα τα δεδομένα της στήλης.
4. Αγγίξτε ξανά την επιστολή για να τραβήξετε ένα μικρό μενού.
5. Στο μενού, αγγίξτε το βέλος "Περισσότερα" μέχρι να εντοπίσετε την επιλογή Sort A - Z.
   • Εάν χρησιμοποιείτε κινητή συσκευή Android, θα χρειαστεί να πατήσετε το εικονίδιο που μοιάζει με τρεις στοίβες κάθετα (ή οριζόντια ανάλογα με την έκδοση). Κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να βρείτε την επιλογή Ταξινόμηση Α - Ζ .

Όταν πατήσετε στο Ταξινόμηση Α - Ζ, τα δεδομένα μέσα στη στήλη θα αναδιαμορφωθούν αλφαβητικά.