Το BCCing είναι πολύ χρήσιμο για την παρακολούθηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν προτιμάτε να έχετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στείλει στα εισερχόμενά σας, συνήθως για να τα παρακολουθήσετε, προσθέτοντας τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως BCC είναι η σωστή επιλογή. Ωστόσο, οι άνθρωποι συχνά παραβλέπουν αυτό όταν στέλνουν ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο οδηγεί σε αυτά ξεχνώντας να ακολουθήσουν. Αυτό μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε προβλήματα στη γραμμή.
Ευτυχώς, υπάρχει ένας τρόπος να κάνετε αυτόματα τον εαυτό σας BCC κάθε φορά που στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο είναι ένας σίγουρος τρόπος να βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, η ενεργοποίηση του αυτόματου BCCing δεν είναι πραγματικά απλή. Περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός κανόνα στο Outlook.
Διαχείριση Κανόνων & Ειδοποιήσεων
Το Auto BCC και το CC είναι ένα μεγάλο πράγμα στο Outlook. Ενώ θα πρέπει να κάνετε λήψη ενός νέου πρόσθετου για το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζεται στον περιηγητή σας, το Microsoft Outlook σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν κανόνα. Η λειτουργία κανόνων βρίσκεται κάτω από την επιλογή μενού Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων στο πάνω μεσαίο τμήμα της οθόνης, στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάτω από το εικονίδιο Κανόνες .
Κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων και θα δείτε ένα νέο παράθυρο που σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα. Κάντε κλικ στο Νέο κανόνα στην επάνω αριστερή γωνία αυτού του παραθύρου. Θα δείτε 3 κατηγορίες: Μείνετε οργανωμένοι, Μείνετε ενημερωμένοι και Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα . Επιλέξτε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που στέλνω κάτω από την κατηγορία Έναρξη από μια κενή κατηγορία κανόνα .
Συνθήκες
Στο παράθυρο "Οδηγός κανόνων", μπορείτε να επιλέξετε ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας αποσταλούν ως BCC. Για παράδειγμα, ελέγχοντας με συγκεκριμένες λέξεις στις επιλογές θέματος, δημιουργείτε τον αυτόματο κανόνα BCC για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ορισμένες λέξεις που αναφέρετε.
Καθώς είστε αυτός που στέλνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την έξυπνη επιλογή για να ταξινομήσετε αυτόματα τα μηνύματά σας. Θα μπορούσατε να προσθέσετε τη λέξη "Συνέχεια" στη λίστα συγκεκριμένων λέξεων και να επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζονται να ακολουθήσουν τη συγκεκριμένη λέξη.
Υπάρχουν επίσης πολλές άλλες ενδιαφέρουσες συνθήκες που μπορείτε να ρυθμίσετε για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αν θέλετε όλα τα μηνύματα που στέλνετε να αποθηκεύονται στα εισερχόμενά σας ως BCC, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο, χωρίς να ελέγξετε κανένα από τα αναγραφόμενα πλαίσια.
Εξαιρέσεις
Οι εξαιρέσεις είναι ουσιαστικά το αντίθετο των όρων εδώ. Όπως πιθανώς μαντέψατε, αυτό είναι όπου περιγράφετε καταστάσεις στις οποίες δεν θέλετε να συμπεριλάβετε τον εαυτό σας ως BCC. Μπορείτε να ακολουθήσετε το ίδιο παράδειγμα από τα παραπάνω και να χρησιμοποιήσετε το εκτός εάν το θέμα περιέχει συγκεκριμένες λέξεις για να προσθέσετε μια εξαίρεση. Σε αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή "μη συνέχειας", αλλά αυτό μπορεί να δημιουργήσει ακαταστασία και ακόμη και σφάλμα, καθώς οι λέξεις παρακολούθησης αποτελούν ήδη μέρος των όρων σας.
Είστε ίσως καλύτερα με την εκτός εάν αποστέλλονται σε άτομα ή δημόσια ομάδα ή εκτός εάν έχουν εκχωρηθεί σε οποιαδήποτε κατηγορία εξαιρέσεις.
Ενέργειες
Σε αυτό το σημείο προγραμματίζετε τις ενέργειες που ισχύουν για αυτόν τον κανόνα. Δηλαδή, εδώ επιλέγετε τι συμβαίνει με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα οποία έχετε ορίσει συνθήκες. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται από εσάς καταλήγει στα εισερχόμενά σας, αλλά, δυστυχώς, μια άμεση αυτοματοποίηση εντολών BCC δεν υπάρχει εδώ. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να μιμείται ένα BCC.
Πρώτα απ 'όλα, επιλέξτε Cc το μήνυμα σε άτομα ή δημόσια ομάδα στο βήμα Ενέργειες του Οδηγού κανόνων. Τώρα, κάντε κλικ σε άτομα ή δημόσια ομάδα και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο βεβαιώνεστε ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε που πληροί τις καθορισμένες συνθήκες θα καταλήξει στα εισερχόμενά σας. Εάν δεν θέλετε η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να εμφανίζεται δημόσια στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε, επιλέξτε το Μετακίνηση ενός αντιγράφου στην επιλογή συγκεκριμένου φακέλου στο πρώτο βήμα, κάντε κλικ στον σύνδεσμο Καθορισμένο φάκελο και επιλέξτε τα εισερχόμενά σας.
BCC στα Εισερχόμενά σας
Η τακτοποίηση του ταχυδρομείου σας για να ταιριάζει στις ανάγκες σας θα σας δώσει ένα τεράστιο πλεονέκτημα στην εργασία σας. Θα φροντίσει ώστε τα εισερχόμενά σας να είναι καλά ταξινομημένα και καλή οργάνωση είναι απαραίτητη σε κάθε γραμμή εργασίας. Φυσικά, ο Οδηγός κανόνων του Outlook έχει περισσότερες περιπτώσεις χρήσης απ'ό, τι η εγκατάσταση ενός αυτόματου BCC. Ωστόσο, είναι πολύ σημαντικό να προγραμματίζετε προσεκτικά τα πράγματα και να διασφαλίζετε ότι οι εξαιρέσεις και οι συνθήκες δεν αλληλεπικαλύπτονται και ότι καλύπτουν τους σωστούς τύπους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οι καλοί αυτοί κανόνες BCC μπορούν να σας βοηθήσουν πολύ στην ταξινόμηση των εισερχομένων σας. Ωστόσο, εάν το κάνετε κακό, μπορεί να πλημμυρίσετε τα εισερχόμενά σας, δημιουργώντας ένα ακόμα μεγαλύτερο πρόβλημα από αυτό που θέλατε να λύσετε.
Χρησιμοποιείτε αυτόματο BCC στο Outlook; Πώς το κάνατε; Ποιες εξαιρέσεις και συνθήκες χρησιμοποιείτε και ποιους άλλους κανόνες έχετε δημιουργήσει;
