Πώς να διαγράψετε αυτόματα τα παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο gmail

Σε ένα περιβάλλον εργασίας, είναι επιτακτική η διατήρηση ενός οργανωμένου φακέλου εισερχομένων προκειμένου να διατηρηθεί η αποτελεσματικότητα. Ένα γεμάτο εισερχόμενα μπορεί να αποδειχθεί ένας μάλλον τεράστιος πόνος, ειδικά όταν είστε αναγκασμένοι να μετακινηθείτε στα βουνά των παλαιότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ίσως δεν χρειάζεστε πλέον. Κάποια στιγμή, αυτά τα παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να έχουν εξυπηρετήσει ένα σκοπό, αλλά από τότε έχουν μετατραπεί σε επιπλέον εμπόδια όταν ψάχνετε για ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δείτε επίσης το άρθρο μας Πώς να δημιουργήσετε ένα ψευδώνυμο του Gmail

"Τα εισερχόμενά μου είναι καταστροφή. Έχω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από πριν από περισσότερα από δύο χρόνια. Πρέπει πραγματικά να βρω αυτό το σημείο. "

Για να αποφύγετε πολύ χρόνο κατανάλωσης, δεν θα συνιστούσα να προσπαθείτε να διαγράψετε όλα τα παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο. Αντ 'αυτού, χάρη στη βοήθεια φίλτρων, θα μπορείτε να απαλλαγείτε από αυτά τα μηνύματα πολύ πιο γρήγορα. Δημιουργώντας ένα φίλτρο μπορείτε να διαγράψετε τα παλιά μηνύματα με βάση ένα προκαθορισμένο χρονικό πλαίσιο. Το μόνο πρόβλημα που βλέπω με τη χρήση φίλτρων είναι ότι ισχύουν μόνο για μηνύματα που έχουν ληφθεί πρόσφατα. Μπορείτε να εφαρμόσετε φίλτρα στο μέλλον για να βεβαιωθείτε ότι το pileup δεν εμφανίζεται για δεύτερη φορά, αλλά τι γίνεται με αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που γεμίζουν τα εισερχόμενά σας τώρα;

Αυτόματη διαγραφή αυτών των παλαιότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail

Υπάρχουν μερικά πράγματα για να βουτήξετε όταν πρόκειται να απαλλαγείτε από αυτά τα παλαιότερα, όχι πλέον απαραίτητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μαστίζουν τα εισερχόμενα του Gmail. Θα εξετάσω πώς να ρυθμίσετε τα φίλτρα σας, να τα εφαρμόσετε για μελλοντική χρήση και πώς να απαλλαγείτε από όλα τα παλιά παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το πρόσθετο Gmail, Email Studio.

Ρύθμιση των φίλτρων σας

Πρώτο πράγμα είναι πρώτα, ας δημιουργήσουμε τα φίλτρα σας.

Να ξεκινήσω:

1. Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Gmail με τα απαιτούμενα διαπιστευτήρια.
2. Εντοπίστε το εικονίδιο Cog / Gear. Αυτό είναι το μενού Ρυθμίσεις Gmail και μπορείτε να το βρείτε στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου. Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις από το αναπτυσσόμενο μενού.
3. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Φίλτρα" και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέου φίλτρου .
4. Στο πλαίσιο εισαγωγής "Έχει τα λόγια", πληκτρολογήστε τα παρακάτω - older_than: x όπου το "x" είναι το χρονικό πλαίσιο των μηνυμάτων που θέλετε να διαγραφούν. Αυτό θα είναι ένας αριθμός ακολουθούμενος από μια επιστολή. Τα γράμματα που ακολουθούν θα αφορούν το χρονικό πλαίσιο. Θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε "d" για ημέρες, "w" για εβδομάδες και "m" για μήνες. Ένα παράδειγμα θα είναι older_than: 3δ αν θέλετε να διαγράψετε μηνύματα που είναι παλαιότερα από τρεις ημέρες.
5. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία φίλτρου με αυτό το κουμπί αναζήτησης .
6. Συμπληρώστε τα κουτάκια με την ένδειξη "Διαγραφή" και "Επίσης εφαρμόστε το φίλτρο σε" με ένα σημάδι επιλογής κάνοντας κλικ σε αυτά.
7. Τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου για να δείτε όλα τα παλιότερα σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με βάση την ημερομηνία που μόλις ρυθμίσατε, να μετακινηθείτε από τα εισερχόμενά σας στο φάκελο απορριμμάτων.

Όταν τα μηνύματα διαγράφονται στο Gmail, δεν εξαφανίζονται αμέσως από την ύπαρξη. Αντίθετα, μπορείτε να τα βρείτε στο φάκελο "Κάδος απορριμμάτων". Αυτό σημαίνει ότι αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθούν να υπολογίζονται σε σχέση με τη συνολική χωρητικότητα των δεδομένων σας. Για να τα απελευθερώσετε στο σύνολό τους, μπορείτε να περιμένετε είτε το Gmail να τα διαγράψει αυτόματα μετά από 30 ημέρες, είτε να τα διαγράψετε όλα αυτά μόνοι σας. Για να εκτελέσετε το τελευταίο, κάντε κλικ στο φάκελο Κάδος απορριμμάτων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύνδεσμο Άδειασμα απορριμάτων τώρα .

Φίλτρο για μελλοντική διαγραφή (νέα εφαρμογή)

Ο τίτλος αυτού του άρθρου αφορά την αυτόματη διαγραφή. Δυστυχώς, τα φίλτρα δεν μπορούν να ενεργοποιηθούν αυτόματα. Θα χρειαστεί να επιστρέψετε και να εφαρμόσετε ξανά το φίλτρο στα τρέχοντα εισερχόμενά σας.

Για να εφαρμόσετε ξανά ένα φίλτρο:

1. Επιστρέψτε στις Ρυθμίσεις σας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Cog / Gear στο επάνω δεξιό μέρος του παραθύρου του Gmail και επιλέγοντας Ρυθμίσεις από το αναπτυσσόμενο μενού.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Φίλτρα".
3. Από τη στιγμή που έχετε ήδη δημιουργήσει ένα φίλτρο στο παρελθόν, μπορείτε τώρα να κάνετε κλικ στο Επεξεργασία, το οποίο βρίσκεται δίπλα σε αυτό το φίλτρο. Αν έχετε δημιουργήσει προηγουμένως πολλά φίλτρα, μπορείτε να βρείτε εύκολα αυτό που επιθυμείτε καθώς θα εμφανίζονται τα κριτήρια για κάθε φίλτρο.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια στην ενότητα που εμφανίζεται με τα κριτήρια αναζήτησής σας. Θα είναι μια οθόνη παρόμοια με αυτή που εμφανίστηκε όταν ρυθμίσατε το πρωτότυπο φίλτρο.
5. Για άλλη μια φορά, εφαρμόστε ένα σημάδι ελέγχου στο πλαίσιο δίπλα στο στοιχείο "Επίσης, εφαρμόστε το φίλτρο σε".
6. Αυτή τη φορά, για να ενεργοποιήσετε το φίλτρο, κάντε κλικ στο Ενημέρωση φίλτρου . Όλα τα παλαιότερα σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που έχουν οριστεί στο καθορισμένο χρονικό διάστημα, θα μεταφερθούν πλέον στο φάκελο " Κάδος απορριμμάτων ".

Email Studio

Το Email Studio έρχεται με μια έξυπνη λειτουργία που θα διαγράψει αυτόματα όλα τα παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή εκείνους που βρίσκονται σε ένα συγκεκριμένο φάκελο. Η ενσωματωμένη λειτουργία Auto-Purge θα σας βοηθήσει να κρατήσετε το γραμματοκιβώτιό σας Gmail πολύ πιο οργανωμένο, οδηγώντας σε ένα πιο αποτελεσματικό περιβάλλον εργασίας.

Με το Email Studio, μπορείτε να αρχειοθετήσετε και να εφαρμόσετε το "Mark as Read" σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρίσκονται αυτήν τη στιγμή στα εισερχόμενά σας, τα οποία υπάρχουν εδώ και πάνω από τρεις μήνες. Σας επιτρέπει επίσης να αφαιρείτε μόνιμα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους φακέλους Trash και Spam αυτόματα μετά από δύο ημέρες. Ως επιπλέον προστιθέμενο μπόνους, το Auto-Purge περιλαμβάνει ένα χαρακτηριστικό απενεργοποίησης εγγραφής που μπορεί να σας βοηθήσει να αφαιρέσετε εύκολα τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από οποιαδήποτε από αυτές τις ενοχλητικές λίστες αλληλογραφίας. Υπάρχει επίσης πολύ περισσότερο το add είναι ικανό, αλλά αισθάνομαι ότι όσοι ήδη αναφέρθηκαν τονίζουν ακριβώς τι χρειαζόμαστε για αυτό το άρθρο.

Το βασικό πακέτο είναι ελεύθερο για χρήση, αλλά για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το προϊόν, προσφέρεται μια premium έκδοση σε ετήσια τιμή $ 29. Η αναβάθμιση θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε πολλαπλά σύνολα κανόνων εκκαθάρισης και θα περιλαμβάνει έναν προγραμματιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έναν δρομολογητή και έναν αυτόματο ανταποκριτή.

Ρύθμιση και ενεργοποίηση της αυτόματης εκκαθάρισης στο Gmail

Προφανώς, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να κατεβάσετε και να εγκαταστήσετε το πρόσθετο Studio Email. Μόλις επιτευχθεί, θα μπορείτε να βλέπετε το εικονίδιο Email Studio στη δεξιά πλευρά όταν ανοίγετε κάποιο από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail.

Για να το χρησιμοποιήσετε:

1. Ανοίξτε το πρόσθετο Studio Email και συνδεθείτε χρησιμοποιώντας το λογαριασμό σας στο Gmail.
2. Θα δείτε μια λίστα επιλογών. Από αυτές τις επιλογές, επιλέξτε το εργαλείο "Εκκαθάριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη νέου κανόνα, για να ορίσετε έναν κανόνα (είδος όπως ό, τι κάνατε με τα φίλτρα ).
4. Υπάρχουν δύο μέρη για τη ρύθμιση ενός κανόνα - θα πρέπει να ορίσετε μια συνθήκη και στη συνέχεια μια ενέργεια. Σκεφτείτε "αιτία και αποτέλεσμα". Η ενέργεια θα ενεργοποιηθεί μόλις τηρηθεί η συγκεκριμένη συνθήκη.
5. Για να ορίσετε μια συνθήκη, θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις παραμέτρους σύνθετης αναζήτησης στο Gmail, όπως newer_than ή με: attachment ή larger_than . Χρησιμοποιήστε τα για να βρείτε την ακριβή αντιστοίχιση μέχρι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Gmail που θέλετε να αρχειοθετήσετε, να τα στείλετε στον Κάδο απορριμμάτων ή να τα μεταφέρετε σε άλλο φάκελο.
6. Μόλις δημιουργηθεί ένας κανόνας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση . Το Email Studio θα λειτουργήσει τώρα στο παρασκήνιο, πραγματοποιώντας έλεγχο εκτέλεσης κάθε ώρα που εκτελεί τη συγκεκριμένη ενέργεια όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πληροί τις σχετικές συνθήκες. Δεν θα χρειαστεί να κάνετε τίποτα με το χέρι καθόλου.