Η παρακολούθηση των αριθμών των τιμολογίων σας μπορεί να είναι πολύ σημαντική. Όλοι οι αριθμοί τιμολογίων είναι διαδοχικοί, οπότε προσπαθούμε να τις εισαγάγουμε με το χέρι έχει τη δυνατότητα ανθρώπινου σφάλματος, παρέχοντας λιγότερα από τα βέλτιστα αποτελέσματα. Δεν είναι πάντα εύκολο να θυμηθείτε τον επόμενο αριθμό στην ακολουθία, ειδικά καθώς οι αριθμοί αρχίζουν να ανεβαίνουν. Ξεχνώντας τον προηγούμενο αριθμό, θα μπορούσατε να τελειώσετε με ένα κομμάτι αλληλεπικάλυψης στο υπολογιστικό φύλλο του Excel, το οποίο μπορεί να δημιουργήσει χάος πιο κάτω στη γραμμή.
Επίσης, ανατρέξτε στο άρθρο μας Πώς να διαγράψετε όλες τις κενές στήλες στο Microsoft Excel
Είναι ήδη αρκετά δύσκολο να θυμάστε πού αφήσατε τα κλειδιά σας ή για να βγάλετε κάτι από την κατάψυξη για δείπνο, δεν χρειάζεστε ακόμα αρκετή μνήμη. Αντ 'αυτού, ίσως είναι καλύτερο να έχετε το Excel να παράγει αυτόματα τους αριθμούς τιμολογίων για εσάς.
"Αυτό θα ήταν απίστευτα χρήσιμο. Τι πρέπει λοιπόν να κάνω; "
Εξ όσων γνωρίζω, υπάρχουν δύο μέθοδοι στις οποίες μπορείτε να έχετε τους αριθμούς τιμολογίων που παράγονται αυτόματα στο Excel. Αυτό το άρθρο θα εξηγήσει και τα δύο, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι μπορείτε να αποφύγετε την επικάλυψη τιμολογίου και δεν χρειάζεται πλέον να αναστατώσετε τον αριθμό που έρχεται στη συνέχεια.
Αυτόματη δημιουργία τιμολογίων για Excel
Όπως αναφέρθηκε, υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορείτε να προσθέσετε αυτομάτως αριθμούς τιμολογίων σε υπολογιστικό φύλλο ή βιβλίο εργασίας του Excel. Το πρώτο είναι χρησιμοποιώντας έναν τύπο μέσα στο VBA (Visual Basic for Applications), προκειμένου να δημιουργηθούν αριθμοί τιμολογίων για ένα ενιαίο βιβλίο εργασίας. Ο δεύτερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε το Kutools για τη δυνατότητα εισαγωγής αριθμών ακολουθίας Excel του Excel. Αυτή η επιλογή θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε αριθμούς τιμολογίων σε πολλά υπολογιστικά φύλλα και βιβλία εργασίας.
Μέθοδος 1: Δημιουργία αυτόματου αριθμού τιμολογίου Χρησιμοποιώντας τη Visual Basic for Applications
Να ξεκινήσω:
Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας είτε να ανοίξετε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την αυτόματη δημιουργία αριθμού τιμολογίου.
Εντοπίστε και επισημάνετε ένα κενό κελί (κάντε αριστερό κλικ) και εισαγάγετε τον πρώτο αριθμό που θα χρησιμοποιηθεί ως ο αριθμός έναρξης για όλους τους αριθμούς τιμολογίων που προχωράτε. Μπορείτε να επιλέξετε κάτι σαν 00000 ή 10000 ως σημείο εκκίνησης. Για παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε 00000 και θα τοποθετηθεί στο κελί C3.
Πατήστε Alt + F11 για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Microsoft Visual Basic for Applications. Αναπτύξτε το τρέχον βιβλίο εργασίας σας (VBAProject, μπορεί να εμφανιστεί ως Βιβλίο 1 εάν είναι νέο) και κάντε διπλό κλικ στο ThisWorkbook.
Μπορείτε να πληκτρολογήσετε τον παρακάτω κώδικα ή απλά να αντιγράψετε και να επικολλήσετε (τονίστε τον κωδικό και πατήστε Ctrl + C και στη συνέχεια κάντε αριστερό κλικ στο παράθυρο και πιέστε Ctrl + V ) τον κωδικό στο παράθυρο ανοίγματος.
VBA: Γεννήτρια αριθμών φωνής
| 1 2 3 | Private Sub Workbook_Open () Εύρος ("C3") Τιμή = Εύρος ("C3") Τιμή + 1 End Sub |
Το "C3" θα είναι το κελί στο οποίο εισάγατε τον αρχικό αριθμό του τιμολογίου σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αλλάξει μέσα στον κώδικα πριν την επικολλήσετε στο παράθυρο.
Οι ακόλουθοι τύποι παρακάτω θα σας επιτρέψουν να επαληθεύσετε τους αριθμούς τιμολογίων σας. Μπορούν να είναι λίγο δύσκολο να θυμηθούν offhand, αλλά μπορείτε πάντα να τα αποθηκεύσετε ως μια εισαγωγή Autotext εάν πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε ξανά αργότερα ανά πάσα στιγμή.
| Οχι. | Τύπος | Αριθμοί τιμολογίων |
| 1 | = "CompanyName" & TEXT (ΣΗΜΕΡΑ (), "yymmdd") & C3 | CompanyName14120910000 |
| 2 | = "Εταιρικό όνομα" & ΚΕΙΜΕΝΟ (ΣΗΜΕΡΑ (), "0") & C3 | CompanyName4198210000 |
| 3 | = "CompanyName" & TEXT (ΤΩΡΑ (), "MMDDHHMMSS") & C3 | CompanyName120909581910000 |
| 4 | = "CompanyName" & TEXT (ΤΩΡΑ (), "0") & C3 | CompanyName4198210000 |
| 5 | = "CompanyName" & RANDBETWEEN (100000, 999999) & C3 | CompanyName44868510000 |
Θυμηθείτε ότι το C3 στον τύπο είναι το κελί στο οποίο έχετε τοποθετήσει τον αρχικό αριθμό τιμολογίου. Το όνομα "CompanyName" δεσμεύεται για το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται στους αριθμούς τιμολογίων. Αλλάξτε το σε ό, τι σας ταιριάζει.
Θα θελήσετε να τοποθετήσετε τον τύπο σε ένα κελί για την αυτόματη δημιουργία τιμολογίων. Αυτό δεν είναι το ίδιο κελί που έχετε τον αρχικό αριθμό τιμολογίου, αλλά το συγκεκριμένο κελί για τα αποτελέσματα. Αφού ο τύπος έχει τροποποιηθεί ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες σας, μπορείτε να τον αντιγράψετε και να τον επικολλήσετε στο κελί και πατήστε enter για να λάβετε τον αριθμό τιμολογίου.
Μόλις τελειώσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει το τρέχον βιβλίο εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Αρχείο και, στη συνέχεια, στην επιλογή Αποθήκευση (ή Αποθήκευση ως εάν κατατεθεί νέα ή με διαφορετικό όνομα). Καταχωρίστε το όνομα του βιβλίου εργασίας και βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο " Αποθήκευση ως τύπος " έχει οριστεί στο βιβλίο εργασίας Excel (* .xlsm). Επιλέξτε πού θα αποθηκευτεί και στη συνέχεια απλώς πατήστε το κουμπί Αποθήκευση .
Κάθε φορά που ανοίγετε το βιβλίο εργασίας του Generator Number Generator, ο αριθμός τιμολογίου θα είναι ένας αριθμός μεγαλύτερος από τον τελευταίο. Απλά φροντίστε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας πριν το κλείσετε κάθε φορά ή η εργασία θα χαθεί.
Μέθοδος 2: Προσθήκη αριθμού τιμολογίου χρησιμοποιώντας Kutools για Excel
Όσοι από εσάς χρειάζεστε έναν τρόπο να δημιουργήσετε αριθμούς τιμολογίων για πολλαπλά βιβλία εργασίας θα βρείτε αυτές τις ανάγκες που ικανοποιούνται κατά τη χρήση του Kutools. Η πρώτη μέθοδος που καλύπτεται έχει σχεδιαστεί για ένα μόνο υπολογιστικό φύλλο ή βιβλίο εργασίας και έχει την ατυχή πιθανότητα αλληλεπικάλυψης όταν ξεχάσετε να αποθηκεύσετε. Το Kutools για το Excel παρέχει μια λύση για τα δύο αυτά ζητήματα και πολλά άλλα.
Να ξεκινήσω:
Όπως και πριν, επισημάνετε και επιλέξτε το στοιχείο για τον αριθμό του τιμολογίου σας. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στο Kutools, ακολουθούμενο από Εισαγωγή και, τέλος, Εισαγωγή αριθμού ακολουθίας .
Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αριθμού ακολουθίας, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο . Αυτό θα εμφανίσει ένα παράθυρο επεξεργασίας αριθμού ακολουθίας:
- Καταχωρίστε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα ακολουθίας για να ονομάσετε τη νέα ακολουθία αριθμών τιμολογίου.
- Στο πλαίσιο Αύξηση, τοποθετήστε το 1 .
- Πληκτρολογήστε το όνομα της εταιρείας σας ή άλλο κείμενο που θα θέλετε να δείτε στην αρχή των αποτελεσμάτων του αριθμού τιμολογίου σας, στο πλαίσιο Προθέματος (προαιρετικό) .
- Ο αριθμός έναρξης για όλους τους μελλοντικούς αριθμούς τιμολογίων σας μπορεί να πληκτρολογηθεί στο πλαίσιο Αρ. Ο αριθμός μπορεί να είναι οτιδήποτε θέλετε, αλλά θα ήταν καλύτερο να το κρατήσετε απλό. 00000 ή 10000 θα ήταν αρκετό. Αν προτιμάτε να κρατήσετε τους αριθμούς τους μικρούς, μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε ένα μόνο ψηφίο όπως το 0 ή το 1 αντί.
- Μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των ψηφίων που θα έχουν οι αριθμοί τιμολογίων σας εισάγοντας έναν αριθμό στο πλαίσιο Αριθ. Ψηφίων. Δεν μπορείτε να πάτε στραβά με 5 ή 6.
- Ολοκληρώστε τη διαδικασία κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη .
Ενώ η νεοδημιουργηθείσα ακολουθία παραμένει επιλεγμένη, κάντε κλικ στην επιλογή Περιοχή πλήρωσης και, στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί Κλείσιμο για έξοδο. Τώρα, ανεξάρτητα από το ποιο βιβλίο εργασίας χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Εισαγωγή αριθμού ακολουθίας, θα δημιουργηθεί αυτόματα ένας αριθμός τιμολογίου με κάθε αριθμό μεγαλύτερο από το τελευταίο.
