Πώς να συμπεριλάβετε αυτόματα μια υπογραφή στα e-mail προοπτικής

Η προσθήκη μιας υπογραφής στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δίνει ένα άγγιγμα επαγγελματισμού. Το ρίχνοντας σε ένα λογότυπο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας προσφέρουν μια προώθηση μάρκας σε μια αλλιώς ασήμαντη αλληλογραφία. Παρέχει σε όσους επιθυμούν να επικοινωνήσουν μαζί σας με άλλα μέσα την ικανότητα να το πράξουν. Η δημιουργία και η χρήση μιας υπογραφής στο Microsoft Outlook είναι μια αρκετά απλή εργασία. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε πολλές εξατομικευμένες υπογραφές για να μεταβείτε σε μια ιδιοτροπία ανάλογα με το κοινό-στόχο σας.

Ωστόσο, το Outlook θα επισυνάπτει μόνο μια υπογραφή στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν σταλεί πρόσφατα ή έχουν προωθηθεί. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε στείλει πριν από τη δημιουργία μιας υπογραφής θα εξακολουθούν να απουσιάζουν. Για να προσθέσετε μια υπογραφή σε παλαιότερα μηνύματα, θα χρειαστεί να μεταβείτε στις ρυθμίσεις του Outlook και να αλλάξετε μερικά πράγματα.

Η υπογραφή σας μπορεί να περιλαμβάνει κείμενο, εικόνες, ηλεκτρονική επαγγελματική σας κάρτα, λογότυπο ή ακόμα και εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας. Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook έτσι ώστε οι υπογραφές να προστίθενται αυτόματα σε όλα τα εξερχόμενα μηνύματα ή να δημιουργείτε την υπογραφή σας και να την προσθέτετε στα μηνύματα κατά περίπτωση.

Προσθέτοντας μια υπογραφή στην αλληλογραφία του Outlook

Τα βήματα για την εξάπλωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με μια υπογραφή θα εξαρτηθούν από την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή. Υπάρχει μια διαδικασία για εκείνους που χρησιμοποιούν παλαιότερες εκδόσεις του λογισμικού (2007 - 2010) και μία για τις νεότερες εκδόσεις (2010+) καθώς και για τους χρήστες του Microsoft Office 365.

Ας ξεκινήσουμε με τις πιο πρόσφατες εκδόσεις.

Εκδόσεις Outlook 2010+ Συμπεριλαμβανομένου του Outlook για το 365

Για να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή για το Outlook email σας:

1. Κάντε κλικ για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Υπογραφή και, στη συνέχεια, στην επιλογή Υπογραφές από την καρτέλα "Μήνυμα".
   • Ανάλογα με το μέγεθος του παραθύρου του Outlook και αν συντάσσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια απάντηση ή προώθηση, η καρτέλα "Μήνυμα" και το κουμπί Υπογραφή ενδέχεται να βρίσκονται σε δύο διαφορετικές τοποθεσίες. Ωστόσο, το κουμπί Υπογραφή συνήθως συνοδεύεται από την επισύναψη αρχείου και την επισύναψη στοιχείου στο τμήμα "Συμπερίληψη" του μενού "Μήνυμα".
3. Στην καρτέλα "Υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", ακριβώς κάτω από το πλαίσιο "Επιλογή υπογραφής προς επεξεργασία", επιλέξτε Νέα και προσθέστε ένα όνομα για τη νέα σας υπογραφή στο παράθυρο διαλόγου "Νέα υπογραφή".
4. Ακριβώς κάτω από την επιλογή "Επεξεργασία υπογραφής", συνθέστε την υπογραφή σας μέσα στην παρεχόμενη περιοχή.
   • Το παράθυρο σας δίνει τη δυνατότητα να αλλάξετε γραμματοσειρές, χρώματα γραμματοσειρών και μεγέθη, καθώς και ευθυγράμμιση κειμένου.
   • Για να προσθέσετε συνδέσμους και εικόνες στην υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, να αλλάξετε τις γραμματοσειρές και τα χρώματα και να δικαιολογήσετε το κείμενο, μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τη γραμμή μίνι μορφοποίησης στην ενότητα "Επεξεργασία υπογραφής".
   • Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε μια πιο ισχυρή υπογραφή με κουκκίδες, πίνακες ή σύνορα, χρησιμοποιώντας το Microsoft Word για να μορφοποιήσετε το κείμενό σας. Στη συνέχεια, μεταφέρετε το χρησιμοποιώντας ένα απλό αντίγραφο ( Ctrl + C ) και επικολλήστε ( Ctrl + V ) την υπογραφή στο πλαίσιο "Επεξεργασία υπογραφής".
   • Μπορείτε επίσης να προσθέσετε εικονίδια και συνδέσμους κοινωνικών μέσων στην υπογραφή σας, τα οποία θα αγγίξω αργότερα.
5. Μόλις η υπογραφή είναι όπως θέλετε, στο πλαίσιο "Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής", ορίστε τις ακόλουθες επιλογές:
   • Επιλέξτε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συσχετίσετε την υπογραφή σας, χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού "Λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Μπορείτε να έχετε διαφορετικές υπογραφές για κάθε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε για το Outlook.
   • Για να προσθέσετε αυτόματα την υπογραφή σας σε όλα τα μελλοντικά μηνύματα, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Νέα μηνύματα" και επιλέξτε μια υπογραφή. Αν προτιμάτε να μην έχει οριστεί ως αυτόματη από προεπιλογή, επιλέξτε (καμία) . Με αυτόν τον τρόπο, κάθε νέο μήνυμα που στέλνετε δεν έχει καμία υπογραφή, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που διαβιβάστηκαν και απαντήθηκαν.
   • Για να εμφανιστεί μια υπογραφή στα μηνύματά σας, απαντήστε και προωθήσετε, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Απαντήσεις / Forward" και επιλέξτε μια υπογραφή. Αυτό θα προσθέσει αυτόματα την υπογραφή κάθε φορά που απαντάτε ή διαβιβάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να μην έχετε αυτό το σύνολο, επιλέξτε (όχι) .
6. Τώρα που έχει τελειώσει, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να επιστρέψετε για να αποθηκεύσετε την υπογραφή σας και να επιστρέψετε στο νέο σας μήνυμα.
   • Είναι σημαντικό να σημειώσετε ότι το τρέχον μήνυμα που δημιουργήσατε την υπογραφή δεν θα έχει υπογραφή στη θέση του. Για κάποιο λόγο, η υπογραφή θα εμφανίζεται μόνο στα μηνύματα που ακολουθούν. Θα χρειαστεί να προσθέσετε την υπογραφή σε μη αυτόματη αν ανυπομονούσατε να χρησιμοποιήσετε μία.

Μη αυτόματη τοποθέτηση μιας υπογραφής

Για το νέο μήνυμα που ξεκινήσατε για να δημιουργήσετε μια υπογραφή ή για εκείνους από εσάς που δεν θέλουν αυτόματα ένα υπογραφή, μπορείτε να προσθέσετε μη αυτόματα μια υπογραφή.

Να το πράξουν:

1. Με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ανοιχτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Μήνυμα" και επιλέξτε Υπογραφή .
2. Αυτό θα ανοίξει ένα μενού fly-out που εμφανίζει όλες τις αποθηκευμένες υπογραφές που έχετε δημιουργήσει. Επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από τις επιλογές κάνοντας κλικ σε αυτήν. Θα εμφανιστεί τώρα στο τρέχον μήνυμα σας.

Προσθήκη ενός λογότυπου ή εικόνας στην υπογραφή σας

Τα σήματα απαιτούν γενικά λογότυπα. Για να προσθέσετε στην ετικέτα σας εικόνα όπως ένα λογότυπο ή ένα εικονίδιο κοινωνικών μέσων:

1. Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε κλικ στην καρτέλα "Μήνυμα".
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Υπογραφή και έπειτα Υπογραφές .
3. Επιλέξτε την υπογραφή στην οποία θέλετε να προσθέσετε το λογότυπο ή την εικόνα, επιλέγοντάς την στο πλαίσιο "Επιλογή υπογραφής προς επεξεργασία".
4. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προσθήκη εικόνας, εντοπίστε την εικόνα που θέλετε να προσθέσετε από τα αρχεία του υπολογιστή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή .
   • Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος της εικόνας ή του λογότυπου κάνοντας δεξί κλικ στην εικόνα και επιλέγοντας Εικόνα από τις επιλογές του μενού. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Μέγεθος" και χρησιμοποιήστε τις επιλογές που παρέχονται για την αλλαγή μεγέθους της εικόνας σας στις προδιαγραφές σας.
   • Διατηρήστε το πλαίσιο ελέγχου "Κλείδωμα διαστάσεων", για να διατηρήσετε τις αναλογίες εικόνας.
5. Μόλις γίνει αλλαγή μεγέθους της εικόνας και είναι έτοιμη για μετάβαση, κάντε κλικ στο OK .
6. Ακολουθήστε το παραπάνω κάνοντας κλικ στο OK ξανά για να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές που έχετε κάνει στην υπογραφή σας.

Εκδόσεις του Microsoft Outlook 2007 - 2010

Για να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή χρησιμοποιώντας μια παλαιότερη έκδοση του Microsoft Outlook:

1. Επιλέξτε να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Μήνυμα" και επιλέξτε Υπογραφή από την ενότητα "Συμπεριλάβετε".
3. Κάντε κλικ στις Υπογραφές όταν εμφανιστεί.
4. Από την καρτέλα "Υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", κάντε κλικ στην επιλογή Νέα .
5. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για την υπογραφή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK .
6. Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να συμπεριλάβετε στην υπογραφή σας, στο πλαίσιο "Επεξεργασία υπογραφής".
   • Μπορείτε να διαμορφώσετε το κείμενό σας επισημαίνοντας το κείμενο που θέλετε να επεξεργαστείτε και στη συνέχεια χρησιμοποιώντας τα κουμπιά στυλ και μορφοποίησης για τις επιθυμητές επιλογές.
   • Προσθέτοντας πρόσθετα στοιχεία, όπως εικόνες, υπερσύνδεσμοι και κάρτες ηλεκτρονικού επιχειρείν, κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται το στοιχείο και:
     • Κάρτα e-Business - Κάντε κλικ στο κουμπί Επαγγελματική κάρτα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε μία από τις επαφές στη λίστα "Filed As". Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
     • Υπερσύνδεση - Κάντε κλικ στο εικονίδιο υπερ-σύνδεσης και πληκτρολογήστε (ή επικολλήστε) τη διεύθυνση URL που θα συνδέσει το σύνδεσμο με το σύνδεσμο. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
     • Εικόνα / Εικόνα - Κάντε κλικ στο εικονίδιο Εικόνα, εντοπίστε την εικόνα που θέλετε να μεταφορτώσετε στην υπογραφή σας, επιλέξτε την και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK .
7. Αφού ολοκληρώσετε τις επεξεργασίες, κάντε κλικ στο OK για να ολοκληρώσετε τη δημιουργία της υπογραφής σας.
   • Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε ανοίξει για να δημιουργήσετε την υπογραφή δεν θα έχει αυτόματα προστεθεί στην υπογραφή. Θα χρειαστεί να το κάνετε με το χέρι.

Προσθήκη της υπογραφής στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

Οι υπογραφές μπορούν να προστεθούν αυτόματα ή χειροκίνητα σε όλα τα εξερχόμενα μηνύματα, τις απαντήσεις και τα προς τα εμπρός. Μόνο μία υπογραφή μπορεί να χρησιμοποιηθεί ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται, οπότε αν επιλέξετε να έχετε ένα σύνολο αυτόματα, θα ήταν καλύτερο εάν η υπογραφή ήταν προσανατολισμένη σε ένα ευρύτερο φάσμα κοινού.

Για να εισαγάγετε αυτόματα μια υπογραφή στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας:

1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
2. Μεταβείτε στην καρτέλα "Μήνυμα" και κάντε κλικ στην επιλογή Υπογραφή που βρίσκεται στην ενότητα Συμπερίληψη.
3. Κάντε κλικ στις Υπογραφές όταν εμφανιστεί.
4. Εντοπίστε την επιλογή "Προεπιλεγμένη υπογραφή", κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Λίστα λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", επιλέξτε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον οποίο θέλετε να συσχετίσετε μια υπογραφή.
5. Επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε να συμπεριλάβετε επιλέγοντας μία από τη λίστα "Νέα μηνύματα".
   • Για προσφορές και απαντήσεις, για να προσθέσετε μια υπογραφή, επιλέξτε μια υπογραφή από την αναπτυσσόμενη λίστα "Απαντήσεις / προώθηση". Κάντε κλικ στο στοιχείο (none) αν προτιμάτε να μην έχει υπογραφή να βγαίνει με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απάντησης και προώθησης.
6. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις υπογραφής.

Για να προσθέσετε με μη αυτόματο τρόπο μια υπογραφή στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας:

1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
2. Κάντε κλικ πάνω στην καρτέλα "Μήνυμα".
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Υπογραφή, που βρίσκεται στην ενότητα "Συμπεριλάβετε".
4. Επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε να εισαγάγετε κάνοντας κλικ απευθείας.

Η υπογραφή θα εμφανιστεί τώρα στο εξερχόμενο σας μήνυμα. Εάν επιλέξετε εσφαλμένα ή απλά θέλετε να διαγράψετε την υπογραφή που έχετε προσθέσει, επισημάνετε την υπογραφή στο μήνυμα και κάντε κλικ στο Delete (ή Backspace ) στο πληκτρολόγιό σας.

Χρησιμοποιώντας έναν λογαριασμό Microsoft Office 365 με το Outlook.com

Για όσους χρησιμοποιούν το Outlook στο διαδίκτυο με έναν λογαριασμό Microsoft Office 365, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια υπογραφή και στα δύο προϊόντα.

Για να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook στο διαδίκτυο:

1. Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Outlook.com και ανοίξτε τις Ρυθμίσεις σας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Cog Wheel στην κορυφή της σελίδας.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αλληλογραφία, έπειτα Σύνθεση και απάντηση .
3. Πληκτρολογήστε την υπογραφή σας στην περιοχή υπογραφής Email.
   • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές μορφοποίησης που παρέχονται για να αλλάξετε την εμφάνιση της υπογραφής σας σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
   • Μπορείτε να έχετε μόνο μία υπογραφή ανά λογαριασμό.
   • Για να κάνετε την υπογραφή να εμφανίζεται αυτόματα από προεπιλογή για όλα τα μελλοντικά μηνύματα, τοποθετήστε ένα πλαίσιο στη στήλη "Αυτόματη συμπερίληψη της υπογραφής μου στα νέα μηνύματα που συνθέτω". Αυτό το καθιστά έτσι ώστε όλα τα μελλοντικά σύνθετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να έχουν την υπογραφή σας εμφανίζονται στο κάτω μέρος.
   • Οι προσφορές και οι απαντήσεις θα χρειαστούν ένα σημάδι επιλογής στο πλαίσιο "Αυτόματη συμπερίληψη της υπογραφής μου στα μηνύματα που διαβιβάζω ή απαντώ".
   • Μην ελέγξετε οποιαδήποτε από αυτές τις επιλογές, θα χρειαστεί να προσθέσετε με μη αυτόματο τρόπο την υπογραφή σας σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνθέσατε προχωρώντας.
4. Όταν τελειώσετε με τις τροποποιήσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση .

Για να προσθέσετε την υπογραφή σας με μη αυτόματο τρόπο:

1. Στο γραμματοκιβώτιό σας, επιλέξτε Νέο μήνυμα.
2. Σύνταξη ολόκληρου του μηνύματός σας και κάντε κλικ στο εικονίδιο τριπλής κουκίδας.
3. Από εδώ, επιλέξτε Εισαγωγή υπογραφής .
4. Μόλις το μήνυμά σας είναι έτοιμο να βγει, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή .