Παρά το γεγονός ότι ήταν εδώ και πάνω από τριάντα χρόνια, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθούν να παίρνουν ελεύθερο χρόνο, ενοχλούν, απογοητεύουν και εξοργίζουν. Το περίεργο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας κάνει ευτυχισμένους, αλλά ως επί το πλείστον, είναι δουλειά και όχι ευχαρίστηση. Τι θα γίνει αν θα μπορούσατε να επισημάνετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, να τα ταξινομήσετε όλα, να εφαρμόσετε μια ετικέτα και να διαγράψετε το spam; Δεν θα έκανε κάπως πιο εύκολη τη ζωή;
Δείτε επίσης το άρθρο μας Πώς να παραγγείλετε το Gmail ανά μέγεθος
Ένα εισερχόμενό του αυτο-παρακολούθησης είναι το ιερό γκριλ σε ό, τι αφορά μου. Το spam μπορεί να αφαιρεθεί, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προώθησης και προώθησης μπορούν να επισημαίνονται και να παραγκωνίζονται και τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μπορούν να επισημαίνονται ως τέτοια και να τοποθετούνται σε ένα φάκελο όπου θα τα βλέπετε. Όλες οι πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λένε ότι προσφέρουν αυτό το είδος οργάνωσης, αλλά από την εμπειρία μου, μόνο μία παραδίδει. Gmail.
Η λειτουργία ετικετών έχει αλλάξει κυριολεκτικά τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιώ το Gmail. Μπορώ τώρα με σιγουριά να χρησιμοποιήσω αυτή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα ασφαλιστικά αποσπάσματα, την εγγραφή για νέους δικτυακούς τόπους και όλες εκείνες τις δραστηριότητες που συνήθως θα καταλήξουν σε μια χιονοστιβάδα spam. Εξακολουθούν να στέλνουν αυτή τη χιονοστιβάδα, αλλά τώρα δεν κατακλύζουν τα εισερχόμενά μου.
Αυτόματη ετικέτα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail
Οι ετικέτες σας βοηθούν να ταξινομήσετε όλα τα email σας και να τα παραγγείλετε με τρόπο διαχειρίσιμο. Οι ετικέτες είναι ομιλητές Gmail για φακέλους και μπορούν να αναγνωρίσουν αυτόματα, να ταξινομήσουν και στη συνέχεια να οργανώσουν όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας αυτές τις ετικέτες.
Ορίζοντας μια ετικέτα της Ασφάλισης για παράδειγμα, μπορώ να έχω όλα τα συνηθισμένα ασφαλιστικά quote spam και μάρκετινγκ από τον ασφαλιστή μου που φέρουν ετικέτα και αποστέλλονται σε αυτόν το φάκελο. Στη συνέχεια, μπορώ να διαβάσω ή να τα διαγράψω, όπως κρίνω σκόπιμο. Μπορώ να ξεπλύνετε και να επαναλάβετε αυτό πολλές φορές που θέλω για οποιοδήποτε θέμα ή αποστολέα που πλημμυρίζει τα εισερχόμενά μου.
Ας δημιουργήσουμε μια ετικέτα μηνύματος ανεπιθύμητης αλληλογραφίας που θα ταξινομεί όλα τα μηνύματα spam που δεν ανιχνεύει το φίλτρο του Gmail.
- Επιλέξτε Δημιουργία ετικέτας από το αριστερό μενού. Επιλέξτε Περισσότερα εάν δεν είναι ορατό.
- Ονομάστε τη νέα ετικέτα σας κάτι σημαντικό και επιλέξτε Δημιουργία.
- Επιλέξτε τη νέα σας ετικέτα και επιλέξτε το κάτω βέλος στη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος της σελίδας.
- Προσθέστε 'unsubscribe' στη γραμμή Include The Words.
- Επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου.
- Επιλέξτε Εφαρμογή της ετικέτας και επιλέξτε την ετικέτα που δημιουργήσατε.
- Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα σε οποιονδήποτε άλλο χειριστή θέλετε. Η ένδειξη ως ανάγνωσης είναι χρήσιμη.
- Επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου.
Τώρα κάθε φορά που φτάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ή μάρκετινγκ, το Gmail θα το σαρώσει για τη λέξη 'unsubscribe' και θα επισημάνει και θα το μετακινήσει. Δεδομένου ότι το πιο νόμιμο spam περιέχει αυτή τη λέξη κάπου, είναι ο πιο χρήσιμος φορέας εκμετάλλευσης που χρησιμοποιείται όταν αντιμετωπίζει spam.
Ετικέτες εργασίας με ετικέτες στο Gmail
Για άλλα φίλτρα email, από φίλους ή από την εργασία, για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε μια ετικέτα με το όνομά τους, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου @ worplace.com ή κάτι άλλο μοναδικό στον αποστολέα ή τον τύπο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι δυνατότητες αυτών των ετικετών είναι τεράστιες.
Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε έξω από το γραφείο, έχοντας όλα τα μηνύματα εργασίας που αποστέλλονται σε ένα φάκελο εργασίας, ώστε να τα βλέπετε γρήγορα, μπορεί να είναι χρήσιμη.
- Επιλέξτε Δημιουργία ετικέτας από το αριστερό μενού.
- Ονομάστε τη νέα ετικέτα εργασίας και επιλέξτε Δημιουργία.
- Επιλέξτε την ετικέτα εργασίας και επιλέξτε το κάτω βέλος στη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος της σελίδας.
- Προσθέστε το τελευταίο μέρος της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη γραμμή Από. Για παράδειγμα '@ workplace.com'.
- Επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου.
- Επιλέξτε Εφαρμογή ετικέτας και επιλέξτε Ετικέτα εργασίας.
- Επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου.
Από εδώ και στο εξής, όλα τα μηνύματα εργασίας από ένα δεδομένο τομέα '@ workplace.com' θα σταλούν στο φάκελο Work που δημιουργήθηκε στο αριστερό παράθυρο. Εφόσον δεν προσθέσαμε χειριστές, δεν θα επισημανθούν ως αναγνωσμένες και θα δείτε τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δίπλα στον φάκελο.
Εξαιρουμένων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις ετικέτες
Αν διαπιστώσετε ότι ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν παγιδευτεί σε αυτές τις ετικέτες που δεν πρέπει να είναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξαιρέσεις για την κατάργησή τους. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να διατηρήσετε ορισμένα ενημερωτικά δελτία που χρησιμοποιούν επίσης το "unsubscribe" και τα αλιεύματα στο παραπάνω φίλτρο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον χειριστή '-' για να τα αποκλείσετε.
Απλά προσθέστε - (* @ emailaddress.com) στην ενότητα Από από το φίλτρο και δεν θα συμπεριληφθούν. Το * είναι ένα μπαλαντέρ που θα συλλάβει οποιαδήποτε διεύθυνση από αυτόν τον τομέα και το '-' λέει στο Gmail να μην συμπεριλάβει τη διεύθυνση στην ετικέτα.
Μπορείτε να δημιουργήσετε όσες ετικέτες στο Gmail θέλετε και να τους κάνετε να κάνουν όλα τα πράγματα από τη διαλογή ανεπιθύμητων μηνυμάτων σε εργασίες φιλτραρίσματος, ομάδες, χόμπι ή οτιδήποτε άλλο. Εάν τα εισερχόμενά σας έσπαζαν στις ραφές από πάρα πολλά σκουπίδια και χάσατε χρήσιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αποτέλεσμα, αυτός είναι ένας πολύ απλός τρόπος ανάκτησης του ελέγχου.
Εάν το Gmail θα μπορούσε να βρει με κάποιο τρόπο ένα addon που θα μπορούσε να διαγραφεί αυτόματα από τις εκατοντάδες των ηλεκτρονικών ταχυδρομείων των σκουπιδιών που λαμβάνω σε εβδομαδιαία βάση, θα ήταν πραγματικά το απόλυτο email!
