Είτε ψάχνετε να ρίξετε μαζί ένα γρήγορο οικονομικό υπολογιστικό φύλλο, είτε θέλετε να συνεργαστείτε με έναν συνεργάτη σε ένα έγγραφο που μοιάζει με Excel, το Google Sheets είναι μια εξαιρετική, διαδικτυακή και δωρεάν εναλλακτική λύση στο Excel, μια εφαρμογή που χρησιμοποιείται από εκατομμύρια σε ολόκληρη τη χώρα για να φορτώσετε δεδομένα σε ένα έγγραφο, να τα δείτε και να τα μοιραστείτε και να χρησιμοποιήσετε τα μαθηματικά για να παρακολουθήσετε συγκεκριμένο περιεχόμενο με ένα υπολογιστικό φύλλο. Μία από τις πιο χρήσιμες πτυχές των προγραμμάτων υπολογιστικών φύλλων είναι το πόσο ευέλικτοι είναι. Ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να χρησιμεύσει ως βάση δεδομένων, ως μηχανισμός υπολογισμού, ως πλατφόρμα για την πραγματοποίηση στατιστικής μοντελοποίησης, ως κειμενογράφος, ως βιβλιοθήκη πολυμέσων, ως λίστα υποχρεώσεων, και συνεχώς. Μία συνηθισμένη χρήση για υπολογιστικά φύλλα, συμπεριλαμβανομένων των φύλλων Google, είναι ο χρόνος παρακολούθησης, όπως τα ωριαία ωράρια εργασίας των υπαλλήλων ή οι χρεωστικές ώρες.
Δείτε επίσης το άρθρο μας σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας, επεξεργασίας και ανανέωσης πινάκων περιστροφής σε φύλλα Google
Εάν χρησιμοποιείτε το Google Sheets για να παρακολουθείτε την ώρα με αυτόν τον τρόπο, τότε συχνά θα πρέπει να υπολογίσετε τη διαφορά μεταξύ δύο χρονικών σημείων, δηλαδή του χρόνου που πέρασε μεταξύ δύο χρονικών γεγονότων. Για παράδειγμα, αν κάποιος έφτασε στις 9:15 πμ και έπειτα έφτασε στις 4:30 μ.μ., ήταν στο ρολόι για 7 ώρες, 15 λεπτά. Παρόλο που το Google Sheets δεν έχει σχεδιαστεί ειδικά για να χειρίζεται λειτουργίες όπως αυτό, είναι εύκολο να το πείσει να το κάνει με λίγη προετοιμασία. Θα σας δείξω πώς να υπολογίζετε αυτόματα τη διαφορά μεταξύ δύο χρονικών σημείων στο φύλλο Google.
Για αυτό το άρθρο θα χρησιμοποιήσω μια μορφή χρονοδιαγράμματος, που θα δείχνει την ώρα που ξεκίνησε το έργο, το χρόνο που έφυγε και μια (υπολογιζόμενη) διάρκεια.
Υπολογίστε χρόνο στα Φύλλα Google
Η μέτρηση της διαφοράς μεταξύ δύο κελιών που περιέχουν δεδομένα χρόνου απαιτεί ότι τα φύλλα κατανοούν ότι τα δεδομένα στα κελιά είναι δεδομένα χρόνου. Για τις στήλες Χρόνος πρέπει να μορφοποιηθεί ως Χρόνος και η στήλη διάρκεια πρέπει να μορφοποιηθεί ως Διάρκεια.
- Ανοίξτε το φύλλο Google.
- Επιλέξτε τη στήλη της πρώτης (ώρα σε) και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "123" στο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Χρόνος ως μορφή.
- Επαναλάβετε τη δεύτερη στήλη χρόνου (εξόδου).
- Διαμορφώστε τη στήλη διάρκειας ως Διάρκεια με τον ίδιο τρόπο.
Τώρα οι στήλες έχουν διαμορφωθεί σωστά για να υπολογίσουν το χρόνο που πέρασε μεταξύ δύο καταχωρημένων χρονικών σημείων.
Στο παράδειγμά μας, το Time In είναι στη στήλη Α που αρχίζει στο Α2 και το Time Out είναι στη στήλη C που αρχίζει στο C2. Οι ώρες εργασίας είναι στη στήλη Ε. Με τις μορφές που έχουν ρυθμιστεί σωστά, ο υπολογισμός δεν μπορεί να είναι ευκολότερος - είναι απλώς '= (C2-A2)'. Αυτό θα σας δώσει τον χρόνο που πέρασε μεταξύ των δύο κελιών και θα την εμφανίσετε ως ώρες.
Μπορείτε να πάρετε περαιτέρω αυτόν τον υπολογισμό προσθέτοντας ημερομηνίες επίσης. Αυτό είναι χρήσιμο αν έχετε μετακινήσεις εργασίας που υπερβαίνουν τις 24 ώρες ή που περιλαμβάνουν δύο ημέρες σε μια μόνο βάρδια. Για να το κάνετε αυτό, ορίστε τη στήλη "Χρόνος και χρόνος" ως "Ημερομηνία".
Τα φύλλα του Google δεν είχαν σχεδιαστεί ειδικά για να χρησιμοποιηθούν ως φύλλα χρόνου, αλλά μπορούν να ρυθμιστούν εύκολα για να το κάνουν ακριβώς αυτό. Αυτή η απλή ρύθμιση σημαίνει ότι μπορείτε να παρακολουθείτε τις ώρες που εργάζεστε γρήγορα και εύκολα. Όταν οι χρονικές περιόδους διασχίζουν το 24ωρο, τα πράγματα γίνονται λίγο πιο περίπλοκα, αλλά τα φύλλα μπορούν ακόμα να τα βγάλουν, αλλάζοντας από τη μορφή Time to Date.
(Θέλετε να υπολογίσετε την ηλικία ενός ατόμου; Ελέγξτε το σεμινάριό μας για τον τρόπο υπολογισμού της ηλικίας από την ημερομηνία γέννησης στα φύλλα.Μπορείτε επίσης να διαβάσετε το άρθρο μας σχετικά με τον αριθμό των ημερών που πέρασαν μεταξύ δύο ημερομηνιών στα φύλλα ή ίσως θέλετε να μάθετε πώς για να εμφανίσετε τη σημερινή ημερομηνία στα φύλλα.)
Έχετε άλλες συμβουλές παρακολούθησης χρόνου για τα Φύλλα Google; Πείτε μας για τα παρακάτω!
