Εάν πρέπει να αλλάξετε τη διεύθυνση "Απάντηση σε" για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, αυτό το σεμινάριο είναι για εσάς. Η διαδικασία είναι απλή όταν ξέρετε πώς, αλλά αυτό είναι η Microsoft, δεν είναι τόσο απλό όσο θα μπορούσε να είναι.
Δείτε επίσης το άρθρο μας σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης μιας αυτόματης απάντησης στο Outlook
Εάν πηγαίνετε σε διακοπές ή θα είστε μακριά από την αφθονία για κάποιο διάστημα, η αλλαγή της διεύθυνσης απάντησης για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να διατηρείτε επαφή. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την εργασία, αλλά δεν θα έχετε πρόσβαση στο email εργασίας, αλλά θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα προσωπικά σας email, μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την εργασία και να έχετε την απάντηση του παραλήπτη στο σπίτι σας. Είναι ένας από τους πολλούς λόγους που μπορεί να χρειαστεί να αλλάξετε μια απάντηση στη διεύθυνση για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 2016.
Εάν εσείς ή ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί διακομιστές Microsoft Exchange, οι χρήστες δεν μπορούν να αλλάξουν μόνιμα την απάντησή τους στη διεύθυνση στο Outlook. Μπορείτε να τροποποιήσετε την απάντηση στις διευθύνσεις για μεμονωμένα μηνύματα, αλλά να μην την ορίσετε μόνιμα. Θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την ομάδα πληροφορικής σας εάν χρησιμοποιείτε το Exchange.
Αλλάξτε την απάντηση στη διεύθυνση στο Outlook 2016
Συνήθως θα αλλάζετε την απάντηση στη διεύθυνση για ένα μεμονωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αυτό θα ήταν. Ωστόσο, αν θέλετε να προσθέσετε ή να αλλάξετε μόνιμα την απάντηση στη διεύθυνση, μπορείτε να το κάνετε και αυτό, εκτός εάν χρησιμοποιείτε το Exchange όπως έχει ήδη αναφερθεί.
Αλλάξτε την απάντηση στη διεύθυνση για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αν χρειάζεται μόνο να αλλάξετε τη διεύθυνση για ένα ή δύο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να κάνετε την αλλαγή σε κάθε μεμονωμένη αλληλογραφία.
- Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.
- Επιλέξτε Επιλογές και Απευθείας Απαντήσεις σε στην κορδέλα.
- Επιλέξτε το πλαίσιο που βρίσκεται δίπλα στην επιλογή "Αποστολή απαντήσεων" αν δεν έχει ήδη επιλεγεί και πατήστε Επιλογή Ονόματος.
- Επιλέξτε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη λίστα ή χρησιμοποιήστε ένα. και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο. Αν χρησιμοποιείτε πολλαπλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαχωρίστε το με ';'.
- Βεβαιωθείτε ότι όλες οι διευθύνσεις παρατίθενται στο πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Απάντηση σε" στο κάτω μέρος του παραθύρου. Hit Απάντηση σε αν δεν τους προσθέσετε.
- Επιλέξτε ΟΚ και Κλείσιμο για να επιστρέψετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Το πεδίο 'Απευθείας απαντήσεις' πρέπει να παραμείνει γκρίζο αν έχει ρυθμιστεί σωστά.
- Ολοκληρώστε και στείλτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κανονικά
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο όσες φορές θέλετε και να προσθέσετε όσες απαντήσεις σε διευθύνσεις θέλετε. Ισχύουν όμως κανονικοί κανόνες χρηστικότητας, προσπαθήστε να μην συμπεριλάβετε όλους τους ανθρώπους που γνωρίζετε και να δημιουργήσετε ατελείωτες αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κανείς δεν τους αρέσει.
Αλλάξτε την απάντηση σε διεύθυνση μόνιμα στο Outlook 2016
Εάν θέλετε να έχετε όλες τις απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα διαφορετικό φάκελο εισερχομένων, μπορείτε να το κάνετε και αυτό. Το αντίθετο είναι ότι μία φορά, δεν χρειάζεται να καθορίζετε διευθύνσεις κάθε φορά που στέλνετε ένα μήνυμα. Το μειονέκτημα είναι ότι μπορείτε να συμπεριλάβετε μόνο μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί για πολλαπλές διευθύνσεις.
Για να αλλάξετε μόνιμα τη διεύθυνση απάντησης, θα πρέπει να εμβαθύνετε στις ρυθμίσεις λογαριασμού του Outlook.
- Ανοίξτε το Outlook και επιλέξτε Αρχείο.
- Επιλέξτε Ρυθμίσεις λογαριασμού και Ρυθμίσεις λογαριασμού.
- Επιλέξτε την καρτέλα Email και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να τροποποιήσετε.
- Επιλέξτε Αλλαγή από τις επιλογές και το κουμπί Περισσότερες ρυθμίσεις στα δεξιά.
- Προσθέστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε ΟΚ.
- Επιλέξτε Next και κλείστε το παράθυρο Test.
- Επιλέξτε το κουμπί Ολοκλήρωση και κλείσιμο της οθόνης λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τώρα όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι απαντήσεις θα οδηγούνται μόνιμα στη διεύθυνση που καθορίσατε στο βήμα 5.
Ορίστε μια απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook 2016
Αν προτιμάτε να κάνετε διακοπές χωρίς να ανησυχείτε για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή την εργασία, ίσως είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε μια απάντηση εκτός γραφείου. Αυτή είναι μια κονσερβοποιημένη απάντηση σε όποιον σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι δεν είστε εκεί και θα επιστρέψετε σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Στη δουλειά ή στο σχολείο, αυτή είναι μια ευγένεια που πρέπει να χρησιμοποιείται οποτεδήποτε δεν είστε γύρω σας για να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Ανοίξτε το Outlook και επιλέξτε Αρχείο.
- Επιλέξτε Αυτόματες απαντήσεις κάτω από τις Ρυθμίσεις λογαριασμού.
- Επιλέξτε "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων" και ορίστε την ημερομηνία και ώρα έναρξης.
- Επιλέξτε την ημερομηνία και ώρα λήξης και δημιουργήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο οργανισμού.
- Επιλέξτε OK
Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να θυμηθείτε να το απενεργοποιήσετε μόλις επιστρέψετε. Ίσως είναι χρήσιμο να δημιουργήσετε μια καταχώρηση ημερολογίου που να σας υπενθυμίζει να το κάνετε αυτό κατά την επιστροφή σας. Αν είστε κάτι σαν εμένα, θα ξεχάσετε και θα είναι ένας συνάδελφος που σας υπενθυμίζει ή, χειρότερα, το αφεντικό σας φωνάζει σε σας για να το απενεργοποιήσετε!
