Πρέπει να οργανώσετε μια συνάντηση; Έχετε μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης και χρειάζεστε βοήθεια; Προθεσμία ξαφνικά κοπεί στα μισά; Πρέπει να ελέγξετε γρήγορα τη διαθεσιμότητα των συναδέλφων σας; Θέλετε να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα κάποιου στο Ημερολόγιο Google; Μπορείτε να κάνετε όλα αυτά, αν έχετε μοιραστεί όλα τα ημερολόγιά σας. Αυτό το σεμινάριο θα σας δείξει πώς.
Δείτε επίσης το άρθρο μας σχετικά με το πώς να συγχρονίζετε όλα τα ημερολόγιά σας Google με το iPhone
Το Ημερολόγιο Google σάς επιτρέπει να μοιραστείτε ένα αντίγραφο του ημερολογίου σας για τους συναδέλφους και τους φίλους σας για να δείτε. Τους επιτρέπει να ελέγχουν τη διαθεσιμότητα, να θέτουν υπενθυμίσεις και να σας προσκαλούν σε μια εκδήλωση. Είναι ένα χαρακτηριστικό γνώρισμα της εφαρμογής που κάνει τη συνεργασία να λειτουργήσει ένα αεράκι.
Είναι ωραία όμως. Πρέπει να παραχωρήσετε ενεργά δικαιώματα σε άλλους για να προβάλετε το ημερολόγιο και να ορίσετε ξεχωριστά δικαιώματα για να μπορέσουν να το επεξεργαστούν. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο ξεχωριστό από το δικό σας εάν προτιμάτε.
Κοινή χρήση Ημερολογίου Google
Η κοινή χρήση ημερολογίου είναι λίγο σαν το ημερολόγιο του Outlook του Exchange. Μπορεί να προβληθεί από άτομα που ανήκουν σε μια ομάδα ή από άτομα στα οποία χορηγείτε δικαιώματα. Μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένα δικαιώματα επεξεργασίας ή όχι και να τα χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα, τις συναντήσεις και ούτω καθεξής. Όλοι με τους οποίους μοιράζεστε θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τα Ημερολόγια Google, διαφορετικά θα πρέπει να κάνετε ολόκληρο το ημερολόγιο κοινό που δεν είναι ιδανικό.
Για να μοιραστείτε ένα υπάρχον ημερολόγιο, κάντε το εξής:
- Ανοίξτε το Ημερολόγιο Google.
- Επιλέξτε το ημερολόγιο που θέλετε να μοιραστείτε από τα αριστερά.
- Επιλέξτε τις τρεις τελείες δίπλα της και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις και κοινή χρήση.
- Επιλέξτε Προσθήκη ατόμων στο στοιχείο Κοινή χρήση με συγκεκριμένα άτομα για κοινή χρήση με άτομα.
- Επιλέξτε το πλαίσιο που βρίσκεται δίπλα στην επιλογή Δημιουργία για το κοινό με την επιλογή Δικαιώματα πρόσβασης για κοινή χρήση με μια ομάδα. Επιλέξτε την ομάδα στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο.
- Επιλέξτε Αποστολή μόλις τελειώσετε.
Η κοινή χρήση με μια ομάδα θα λειτουργήσει μόνο εάν χρησιμοποιείτε τις Ομάδες Google. Διαφορετικά, θα πρέπει να προσθέσετε μέλη της ομάδας ξεχωριστά.
Αν προτιμάτε, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο κοινόχρηστο ημερολόγιο.
- Ανοίξτε το Ημερολόγιο Google.
- Επιλέξτε Δημιουργία στο αριστερό μενού για να δημιουργήσετε ένα νέο ημερολόγιο.
- Ονομάστε το και επιλέξτε Δημιουργία ημερολογίου.
- Ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα για να επιτρέψετε την πρόσβαση σε άτομα ή ομάδες.
Δείτε το Ημερολόγιο Google κάποιου άλλου
Εάν χρησιμοποιείτε ήδη κοινή χρήση ημερολογίου και θέλετε να προβάλετε το Ημερολόγιο Google κάποιου άλλου, αυτό είναι πολύ απλό.
- Ανοίξτε τα Ημερολόγια Google.
- Επιλέξτε το κενό πλαίσιο όπου λέει Προσθήκη Ημερολογίου.
- Πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση Gmail του ατόμου που θέλετε να δείτε.
- Επιλέξτε τα από τη λίστα όπως εμφανίζονται.
Το όνομα θα εμφανιστεί μόνο αν έχουν ήδη μοιραστεί ένα ημερολόγιο με μια ομάδα ή άτομα. Στη συνέχεια, θα δείτε το ημερολόγιό τους στη λίστα στα αριστερά κάτω από το ημερολόγιό μου.
Δείτε αν κάποιος είναι δωρεάν με το Ημερολόγιο Google
Εάν προσπαθείτε να οργανώσετε μια συνάντηση ή ένα συμβάν, μπορείτε να ελέγξετε ότι τα άτομα είναι ελεύθερα χρησιμοποιώντας το δικό σας ημερολόγιο αφού έχετε συνδέσει τα δικά τους ή έχετε πρόσβαση σε κοινόχρηστα ημερολόγια.
- Ανοίξτε το Ημερολόγιο Google.
- Επιλέξτε Δημιουργία στα αριστερά για να δημιουργήσετε ένα συμβάν.
- Δώστε τον τίτλο, αποφασίστε αν πρόκειται για γεγονός ή υπενθύμιση.
- Ορίστε ημερομηνία και ώρα.
- Επιλέξτε Περισσότερες επιλογές στο κάτω μέρος του παραθύρου.
- Επιλέξτε Προσθήκη επισκεπτών κάτω από τους επισκέπτες στα δεξιά.
- Επιλέξτε την καρτέλα Εύρεση ώρας στα αριστερά.
- Βεβαιωθείτε ότι έχουν επιλεγεί όλοι οι επισκέπτες στο πλαίσιο και αναζητήστε τις ώρες την ημέρα που έχετε επιλέξει.
- Δημιουργήστε το συμβάν, δώστε τον τίτλο και πατήστε Αποθήκευση στο επάνω μέρος.
Αν κάποιος είναι απασχολημένος, η χρονική περίοδος θα είναι χρωματισμένη ή θα εμφανιστεί η λέξη Απασχολημένος. Δεν θα μπορείτε να τους προσκαλέσετε εάν έχουν επισημανθεί ως απασχολημένοι στο ημερολόγιό τους. Μόλις πιέσετε την επιλογή Αποθήκευση, κάθε επισκέπτης θα στείλει με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια πρόσκληση και το συμβάν θα προστεθεί στα αντίστοιχα ημερολόγιά του.
Δημιουργήστε ένα δημόσιο Ημερολόγιο Google
Για κάποιους, καθιστώντας το δικό τους ημερολόγιο προσιτό στους άλλους, δεν μπορεί να καθίσει καλά και σε ορισμένες βιομηχανίες, αυτό δεν συμβαίνει. Σε αυτές τις περιπτώσεις δημιουργώντας ένα ξεχωριστό ημερολόγιο ομάδας για το τμήμα ή την ομάδα είναι καλύτερο.
- Ανοίξτε το Ημερολόγιο Google.
- Επιλέξτε Δημιουργία στο αριστερό μενού για να δημιουργήσετε ένα νέο ημερολόγιο.
- Ονομάστε το και επιλέξτε Δημιουργία ημερολογίου.
- Επιλέξτε το εικονίδιο Cog στο παράθυρο ημερολογίου για να επιλέξετε Ρυθμίσεις.
- Επιλέξτε το ημερολόγιο που μόλις δημιουργήσατε και επιλέξτε Δικαιώματα πρόσβασης.
- Επιλέξτε το τετραγωνάκι δίπλα στο στοιχείο Να είναι διαθέσιμο στο κοινό.
Όταν λέει «δημόσια», δεν σημαίνει απαραίτητα ολόκληρο τον κόσμο, αλλά εκείνοι που ανήκουν στον τομέα σας G Suite. Εάν δεν χρησιμοποιείτε το G Suite, οποιοσδήποτε παίρνει τη διεύθυνση URL του ημερολογίου θα μπορεί να δει τι συμβαίνει, ώστε να το κρατάτε μεταξύ σας.
