Μου ρωτήθηκε μια ερώτηση την άλλη μέρα όταν έδειξα κάποιον πώς να χρησιμοποιήσω το Gmail και δεν ήταν η πρώτη φορά που το άκουσα. Η ερώτηση ήταν: "Πώς μπορώ να δημιουργήσω αντίγραφα των σχεδίων στο Gmail, ώστε να μην χρειάζεται τόσο πολύς χρόνος για να απαντήσω στους πελάτες;" Καθώς προσπαθώ να απαντώ τακτικά στις ερωτήσεις εδώ στο TechJunkie, σκέφτηκα ότι ήταν ένας πρωταρχικός υποψήφιος.
Δείτε επίσης το άρθρο μας Πώς να παραγγείλετε το Gmail ανά μέγεθος
Αυτό που θέτει στην πραγματικότητα το ερώτημα είναι περισσότερα για τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την αποθήκευση αντιγράφων ενός σχεδίου. Έδειξα κάποιον πώς να δημιουργήσει autoresponders και ετικέτες για το νέο επιχειρηματικό τους email. Ήθελαν κάποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να στέλνουν στους πελάτες τους για να τα κρατήσουν στον βρόχο χωρίς να έχουν κολλήσει από το admin όλη την ημέρα. Η απάντηση είναι να δημιουργήσετε πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα αυτών και να τα διατηρήσετε ως σχέδια, αν προτιμάτε, αλλά μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα με τα πρότυπα.
Πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια χαρισματική χάρη όλων των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων ή εκείνων που βρίσκουν ότι λένε τα ίδια πράγματα στα ίδια είδη ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Τους χρησιμοποίησα από τότε που ξεκίνησα τις δικές μου επιχειρήσεις και με έσωσαν πολλές εκατοντάδες ώρες όλα αυτά τα χρόνια.
Τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν επίσης να σας κάνουν να φαίνεστε πιο επαγγελματικά. Μπορείτε να απαντήσετε γρηγορότερα και ένα απλό μήνυμα "Σας ευχαριστούμε για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, μία από την ομάδα μας θα επικοινωνήσει απευθείας μαζί σας εντός 24 ωρών" μπορεί να κάνει έναν πελάτη να αισθάνεται πολύτιμος. Λαμβάνοντας υπόψη πόσο εύκολο είναι να γίνει, συστήνω ιδιαίτερα τη χρήση τους.
Πώς μπορώ να δημιουργήσω πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail;
Τα πρότυπα κλήσεων Gmail Κονσέρβες απαντήσεων και θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα, πριν μπορέσετε να τα χρησιμοποιήσετε. Αφού γίνει, μπορείτε να δημιουργήσετε όσα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θέλετε.
- Ανοίξτε το Gmail και συνδεθείτε.
- Επιλέξτε το εικονίδιο του μενού ολίσθησης στο επάνω αριστερό μέρος και επιλέξτε Ρυθμίσεις.
- Επιλέξτε την καρτέλα Εργαστήρια.
- Εναλλαγή των Συντονισμένων απαντήσεων (πρότυπα) στην Ενεργοποίηση.
- Επιλέξτε Αποθήκευση αλλαγών στο κάτω μέρος της σελίδας.
Τώρα το χαρακτηριστικό είναι ενεργοποιημένο μπορούμε να αρχίσουμε να δημιουργούμε πρότυπα. Το κάνετε αυτό από το φάκελο Εισερχόμενα στο Gmail, έτσι ώστε να κατευθυνθείτε στη συνέχεια.
- Επιλέξτε Σύνθεση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα Εισερχόμενά σας.
- Δημιουργήστε το email που θέλετε να δημιουργήσετε όπως θα κάνατε κανονικά.
- Επιλέξτε το γκρι κάτω βέλος στο κάτω δεξί μέρος του παραθύρου email.
- Επιλέξτε Κονσέρβες απαντήσεων και Νέα απάντηση σε κονσέρβες.
- Δώστε του ένα σημαντικό όνομα και επιλέξτε OK για αποθήκευση.
Αφού αποθηκεύσετε την κωδικοποιημένη απάντησή σας, μπορείτε να διαγράψετε με ασφάλεια το σχέδιο.
Κατά τη σύνταξη της απάντησης σε κονσέρβες, πρέπει να εξισορροπήσετε την προσωπική επαφή με το να είστε αρκετά γενικοί ώστε να μην προσβάλλετε κανέναν. Αυτό σημαίνει είτε να αφήσετε πράγματα όπως ονόματα και ημερομηνίες από το email και να το αντικαταστήσετε με χρονοδιαγράμματα. Ή μπορείτε να προσθέσετε αυτές τις προσωπικές πινελιές με το χέρι πριν την αποστολή. Το τελευταίο είναι προτιμότερο καθώς η προσωπική επαφή δημιουργεί μια σχέση στην οποία μπορείτε να βασίσετε. Δεν είναι πάντοτε εφικτό αν και έτσι πρέπει να χρησιμοποιήσετε την κρίση σας.
Χρησιμοποιώντας το πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Τώρα που έχετε δημιουργήσει το πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή την κονσερβοποιημένη απάντηση, ήρθε η ώρα να το χρησιμοποιήσετε. Όταν λάβετε την πρώτη σας ευκαιρία να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο, κάντε το εξής:
- Επιλέξτε Απάντηση μέσα από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο θέλετε να απαντήσετε.
- Επιλέξτε το γκρι κάτω βέλος στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης.
- Επιλέξτε Κονσέρβες απαντήσεων και επιλέξτε την απάντηση που δημιουργήσατε.
- Προσθέστε εξατομικευμένα δεδομένα για να κάνετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετική.
- Στείλετε.
Μπορείτε να κάνετε το ίδιο πράγμα χρησιμοποιώντας τη Σύνθεση και τη δημιουργία ενός νέου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά βρίσκω πολύ πιο γρήγορα τη μέθοδο απάντησης.
Χρησιμοποιώντας την κονσερβοποιημένη απάντησή σας ως αυτόματη ανταπόκριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Λαμβάνοντας το πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα βήμα παραπέρα, πώς να δημιουργήσετε μια κονσερβοποιημένη απάντηση ως αυτόματη απάντηση σε ένα εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα πρέπει να διατηρήσετε τη γενετική σας απάντηση σε κονσέρβα, αλλά είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αναγνωρίσετε παραγγελίες ή ερωτήματα και να δημιουργήσετε μια καλή σχέση με τον πελάτη σας.
- Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις στο Gmail και επιλέξτε την καρτέλα Φίλτρα.
- Επιλέξτε το σύνδεσμο Δημιουργία νέου φίλτρου.
- Δημιουργήστε ένα κριτήριο για να ενεργοποιήσετε το φίλτρο. Αυτό πιθανόν να είναι μοναδικό για εσάς, γι 'αυτό επιλέξτε κάτι που λειτουργεί.
- Επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.
- Επιλέξτε Αποστολή απάντησης σε κονσέρβα και την απάντηση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου.
Τώρα όποτε πληρούνται τα κριτήρια φίλτρου, το Gmail θα στείλει αυτομάτως την επαγωγική σας απάντηση. Αυτό είναι ιδανικό για επιβεβαιώσεις ή ενημερώσεις και μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να ενεργοποιείται με πολλούς τρόπους. Είναι αδύνατο για μένα να τα αναφέρω όλα εδώ, αλλά θα αναγνωρίσετε ένα πρότυπο στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή σε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει τη λέξη «Παραγγελία». Έχετε την ιδέα.
