Από το τέλος του Microsoft Visio, τα διαγράμματα ροής και τα διαγράμματα χρειάστηκε να είναι καλυμμένα μαζί με το Word, το Excel, το PowerPoint ή κάτι εντελώς διαφορετικό. Καθώς οι περισσότεροι χώροι εργασίας χρησιμοποιούν το Microsoft Office, είναι ευκολότερο να το χρησιμοποιήσετε. Αυτό είναι αυτό το σεμινάριο, δημιουργώντας ένα επαγγελματικό διάγραμμα ροής στο Word. Δεν είναι τόσο δύσκολο όσο νομίζετε.
Δείτε επίσης το άρθρο μας Πώς να αφαιρέσετε τις διαλείμματα σελίδας στο Word
Χρησιμοποιώ το Word 2016, αλλά η ίδια διαδικασία θα λειτουργήσει για το Word 2010 ή την έκδοση του Office 365. Τα μενού μπορεί να έχουν ελαφρώς διαφορετικά ονόματα και θέσεις, αλλά τα υπόλοιπα θα πρέπει να είναι καλά.
Ένα διάγραμμα ροής είναι μια απεικόνιση μιας σειράς συμβάντων που παρέχουν ένα προβλεπόμενο αποτέλεσμα. Χρησιμοποιούνται συχνά στην επιχείρηση για να επεξηγήσουν όλα τα πράγματα από τα βήματα για να ολοκληρώσουν μια εργασία για να καθορίσουν τον τρόπο επεξεργασίας μιας κλήσης μέσα σε ένα τηλεφωνικό κέντρο. Χρησιμοποιούνται επίσης ολοένα και περισσότερο ως ενημερωτικά έντυπα για δημοσίευση και εμπορία στο διαδίκτυο. Εκεί χρησιμοποιώ τα περισσότερα από αυτά που παράγω.
Αν δουλεύεις σε ένα μέρος που τους αρέσουν τα flowcharts, το mastering τους είναι μια χρήσιμη ικανότητα. Ας ελπίσουμε ότι αυτό το σεμινάριο θα κάνει πολλούς τρόπους για να επιτευχθεί αυτό.
Δημιουργία διαγραμμάτων ροής στο Word
Μπορείτε να δημιουργήσετε διαγράμματα ροής με διάφορους τρόπους. Μπορείτε να σχεδιάσετε κιβώτια και να προσθέσετε τα βέλη με το χέρι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το SmartArt ή να προσθέσετε προσαρμοσμένες εικόνες. Όλοι δουλεύουν και όλοι δημιουργούν αξιόπιστα διαγράμματα ροής.
Καθώς το SmartArt παράγει τα καλύτερα διαγράμματα, θα το χρησιμοποιήσω.
Για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής στο Word:
- Ανοίξτε ένα νέο κενό έγγραφο του Word.
- Επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή και το στοιχείο SmartArt.
- Επιλέξτε Διαδικασία από το πλευρικό μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν τύπο γραφήματος στο κέντρο. Ο επιλεγμένος τύπος γραφήματος θα πρέπει τώρα να ενσωματωθεί στη σελίδα σας.
- Επιλέξτε και πληκτρολογήστε μια περιγραφή για κάθε βήμα του γραφήματος. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το γράφημα και να χρησιμοποιήσετε το αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζεται για να αλλάξετε το κείμενο.
Τώρα έχετε ένα βασικό διάγραμμα ροής, μπορείτε να αρχίσετε να το προσαρμόζετε στις ανάγκες σας. Μπορείτε να επιλέξετε σχήματα στο πλαίσιο Μορφή (Format) της κορδέλας του Word για να αλλάξετε την εμφάνιση. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Αλλαγή χρωμάτων για να κάνετε ακριβώς αυτό.
Προσθέστε βήματα στο διάγραμμα ροής σας
Ο προεπιλεγμένος χάρτης που εμφανίζεται έχει μόνο μερικά κουτιά τα οποία είναι αρκετά μόνο για το πιο απλό διάγραμμα ροής. Θα χρειαστεί να προσθέσετε περισσότερα.
- Επιλέξτε το γράφημα στο Word σε ένα μέρος όπου θέλετε να προσθέσετε ένα βήμα.
- Επισημάνετε το βήμα και επιλέξτε Προσθήκη σχήματος στην επάνω δεξιά γωνία της κορδέλας. Το βήμα πρέπει να προστεθεί αμέσως μετά το επιλεγμένο βήμα.
- Μεταφέρετε και αποθέστε το βήμα σε εκείνο που το χρειάζεστε για να καθίσετε στο διάγραμμα ροής.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία για να προσθέσετε στο διάγραμμά σας όσα βήματα θέλετε. Απλά επιλέξτε το προηγούμενο βήμα για να βεβαιωθείτε ότι προστίθεται στη θέση που επιθυμείτε. Διαφορετικά, επιλέξτε Αναίρεση ή Ctrl + Z για να επιστρέψετε και να επιλέξετε το σωστό βήμα.
Προσθέστε εφέ και ευδοκιμεί στο διάγραμμα ροής σας
Αν προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα ελκυστικό διάγραμμα ροής, μπορείτε να προσαρμόσετε τις προεπιλεγμένες επιλογές ώστε να ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας.
- Κάντε δεξί κλικ σε ένα πλαίσιο στο διάγραμμα ροής και επιλέξτε Μορφή μορφής.
- Επιλέξτε τύπο πληρώματος, πάχος γραμμής ή αλλάξτε την καρτέλα για σχήματα, εφέ 3D, θέση και άλλες επιλογές.
- Επιλέξτε Επιλογές κειμένου για να αλλάξετε τη μορφή του κειμένου που περιέχεται μέσα στο πλαίσιο.
Υπάρχουν δεκάδες διαμορφώσεις που μπορείτε να αλλάξετε μέσα σε αυτό το μενού, γι 'αυτό δεν θα τους περάσω εδώ. Αρκεί να πείτε ότι θα βρείτε την πλήρη γκάμα χρωμάτων, σκίασης και οτιδήποτε άλλο ίσως χρειαστεί από αυτό το μενού.
Προσαρμόστε τις γραμμές στο διάγραμμα ροής σας
Δεν έχει νόημα να δημιουργείτε τα κουτιά και το κείμενό σας στο διάγραμμα ροής, εάν οι γραμμές που τους συνδέουν εξακολουθούν να βρίσκονται σε 2D. Τώρα ίσως είναι μια καλή στιγμή για να προσαρμόσετε και αυτά. Η διαδικασία είναι σχεδόν η ίδια με τα πλαίσια μορφοποίησης.
- Κάντε διπλό κλικ σε μια γραμμή για να την επιλέξετε.
- Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή και επιλέξτε Μορφή μορφής.
- Επιλέξτε τύπο πληρώματος, πάχος γραμμής ή χρησιμοποιήστε διαφορετική καρτέλα για σχήματα, εφέ 3D και άλλες επιλογές.
Αν έχετε κείμενο παράλληλα με τις γραμμές σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια διαδικασία για να τροποποιήσετε το κείμενο όπως και στα πλαίσια σας.
Προσθέστε προσαρμοσμένες εικόνες ή πλαίσια στη ροή σας
Αν δεν σας αρέσει κανένα από τα σχήματα ή το SmartArt που περιέχονται στο Word, μπορείτε να προσθέσετε το δικό σας. Χρειάζεται λίγη δουλειά για την εισαγωγή και αλλαγή μεγέθους τους, αλλά μπορεί να εξατομικεύσει ή να μαρκάρει το διάγραμμα ροής σας ακριβώς όπως το χρειάζεστε.
- Επιλέξτε ένα κουτί στο διάγραμμα ροής σας.
- Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Αλλαγή σχήματος.
- Επιλέξτε ένα σχήμα από τη λίστα και αλλάξτε το μέγεθος όπως απαιτείται.
Για να χρησιμοποιήσετε τις δικές σας εικόνες σε ένα διάγραμμα ροής:
- Επιλέξτε ένα κουτί στο διάγραμμα ροής σας.
- Επιλέξτε την καρτέλα εισαγωγής στην κορδέλα.
- Επιλέξτε Εικόνες και εισάγετε μια εικόνα.
- Σύρετε και αφήστε να αλλάξετε το μέγεθος στη θέση του πλαισίου.
Είναι πολύ απλό να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής στο Word και να το κάνετε επαγγελματικό. Ας ελπίσουμε ότι με αυτό το σεμινάριο θα τα δημιουργήσετε σε χρόνο μηδέν!
