Τα χαρακτηριστικά κάτω από την καρτέλα Επανεξέταση στο Microsoft Word είναι μερικά από τα πιο υποτιμημένα από casual χρήστες. Αν δεν είστε μέρος μιας ομάδας γραφής ή ενός ολοκληρωμένου συγγραφέα οι ίδιοι, οι πιθανότητες είναι ότι δεν γνωρίζετε τίποτα για τις αλλαγές τροχιάς και τα σχόλια.
Επίσης, ανατρέξτε στο άρθρο μας "Πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα πλήρωσης στο Word"
Αυτά τα χαρακτηριστικά αποτελούν ουσιαστικό μέρος του να γράφετε αν είστε άτομο ή μέρος μιας ομάδας. Οι αλλαγές του ίχνους είναι το ψωμί και το βούτυρο του συντάκτη. Επιτρέπει στον συντάκτη να εκτελεί ελέγχους γραμματικής και ορθογραφίας, διατηρώντας παράλληλα το κείμενο του πρωτοτύπου άθικτο ως αναφορά.
Το επεξεργασμένο κείμενο εμφανίζεται διαγραμμένο (ή σε "φυσαλίδες" στο πλάι, ανάλογα με τη ρύθμιση σας) και το νέο προστίθεται με διαφορετικό χρώμα για να επισημανθούν οι αλλαγές. Αυτό ενημερώνει τον αρχισυντάκτη ή τους επόμενους συντάκτες για τις αλλαγές που έγιναν, αλλά βοηθά επίσης τον συγγραφέα να κατανοήσει τις πιθανές βελτιώσεις ή τις προτιμήσεις του συντάκτη (για μελλοντικές αναφορές).
Οι παρατηρήσεις είναι επίσης σημαντικές. Από τη σκοπιά ενός συντάκτη, δημιουργούν ένα μέσο για προτάσεις που δεν παρεμβαίνουν στο πραγματικό κείμενο. Τα σχόλια εμφανίζονται στο πλάι και έχουν μια διακεκομμένη γραμμή που οδηγεί στο τμήμα ενδιαφέροντος.
Οι συγγραφείς μπορούν επίσης να επωφεληθούν από τη χρήση σχολίων στο δικό τους έργο. Ειδικά όταν εργάζεστε σε μεγάλα έργα, τα σχόλια μπορούν να λειτουργήσουν ως σύντομες περιλήψεις ορισμένων παραγράφων ή κεφαλαίων.
Αυτό βοηθά τους συγγραφείς να διατηρούν μια σταθερή τροχιά σκέψης ενώ εργάζονται σε ένα κομμάτι για πολλές ημέρες στη σειρά. Αποφεύγει επίσης να κάνει ανεπιθύμητες επαναλήψεις.
Αλλά υπάρχουν πολλά σχόλια. Εάν εργάζεστε σε μια ομάδα, ακόμη και η ενότητα των σχολίων μπορεί να γεμίσει αφού οι πολλαπλοί συγγραφείς αρχίσουν να μοιράζονται τις σκέψεις τους.
Όταν ήρθε η ώρα να ξεκαθαρίσουμε τα πράγματα, η γνώση του πώς να αφαιρέσετε τα σχόλια οδηγεί σε μια εύκολη αποτύπωση. Ακολουθούν οι μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαγράψετε σχόλια σε έγγραφα του Word για Windows ή Mac.
Windows
Γρήγοροι σύνδεσμοι
- Windows
-
-
- Επιλέξτε την καρτέλα Επανεξέταση
- Επιλέξτε την ομάδα σχολίων
- Επιλέξτε Διαγραφή
- Επιλέξτε Διαγραφή όλων των σχολίων
- Επιλέξτε όλα (Ctrl-A) και στη συνέχεια επιλέξτε Αποδοχή από στην καρτέλα Επανεξέταση
- Επιλέξτε Αποδοχή όλων των αλλαγών στο έγγραφο
-
-
- VBA Macro
-
-
- Πατήστε Alt + F11 για να ανοίξετε το παράθυρο της Microsoft Visual Basic for Applications
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή
- Επιλέξτε Ενότητα
- Στη νέα σελίδα, προσθέστε τις ακόλουθες γραμμές κώδικα
- Πατήστε Εκτέλεση
-
-
- Μακ
-
-
- Ανοίξτε την καρτέλα "Αναθεώρηση
- Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο
- Επιλέξτε Αποδοχή ή Απόρριψη
-
-
- Μια Τελική Σκέψη
-
Επιλέξτε την καρτέλα Επανεξέταση
-
Επιλέξτε την ομάδα σχολίων
-
Επιλέξτε Διαγραφή
-
Επιλέξτε Διαγραφή όλων των σχολίων
Φαίνεται αρκετά εύκολο, έτσι; - Οχι ακριβώς. Αν έχετε επίσης ενεργοποιημένες τις Ενέργειες παρακολούθησης αλλαγών και το έγγραφο έχει υποστεί εκτεταμένη διόρθωση, είναι πιθανό ορισμένα σχόλια να μην καταργηθούν. Ειδικά αν μερικοί από αυτούς προστέθηκαν χωρίς την παρακολούθηση αλλαγών.
Ένας γρήγορος τρόπος γύρω από αυτό θα ήταν να αποδεχτείτε πρώτα όλες τις αλλαγές κομματιών και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Διαγραφή όλων των σχολίων.
-
Επιλέξτε όλα (Ctrl-A) και στη συνέχεια επιλέξτε Αποδοχή από στην καρτέλα Επανεξέταση
-
Επιλέξτε Αποδοχή όλων των αλλαγών στο έγγραφο
Μετά από αυτό, μπορείτε να προχωρήσετε στη χρήση των προηγούμενων βημάτων για να διαγράψετε όλα τα σχόλια ανεξάρτητα από το πότε και πώς έγιναν. Αλλά, αυτό μπορεί επίσης να εφαρμόσει κάποιες επιλογές επεξεργασίας με τις οποίες δεν συμφωνείτε. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι καλύτερα να προσθέσετε ή να κρατήσετε τουλάχιστον τα σχόλιά σας με το Track Changes πάντα ή απενεργοποιημένα.
VBA Macro
Εάν χρησιμοποιείτε μια μακροεντολή, μπορείτε να παρακάμψετε τον περιορισμό παρακολούθησης αλλαγών.
-
Πατήστε Alt + F11 για να ανοίξετε το παράθυρο της Microsoft Visual Basic for Applications
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή
-
Επιλέξτε Ενότητα
-
Στη νέα σελίδα, προσθέστε τις ακόλουθες γραμμές κώδικα
Sub RemoveComments s2()
ActiveDocument.DeleteAllComments
End Sub
Οι μακροεντολές συχνά απομακρύνονται από κολλώδεις καταστάσεις σε οποιοδήποτε πρόγραμμα του Microsoft Office.
Μακ
Εάν χρησιμοποιείτε το Word σε Mac, γνωρίζετε ότι η διαδικασία κατάργησης των σχολίων δεν διαφέρει. Έχετε επίσης πρόσβαση στην καρτέλα Επανεξέταση, που σημαίνει ότι μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Διαγραφή από αυτήν την καρτέλα για να καταργήσετε όλα τα σχόλια στα έγγραφα.
Ωστόσο, οι χρήστες Mac θα βιώσουν έναν πολύ προφανή περιορισμό. Αν έχουν προστεθεί σχόλια κατά τη διάρκεια διαφορετικών ρυθμίσεων αλλαγών παρακολούθησης, ενδέχεται να μην μπορείτε να καταργήσετε ταυτόχρονα όλα τα σχόλια χωρίς να κάνετε αλλαγές στο έγγραφο.
Αυτό σας επιτρέπει να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε τις αλλαγές που έγιναν στο άρθρο σας, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε την κατάργηση των σχολίων ανάλογα.
Μια Τελική Σκέψη
Το Microsoft Word είναι από καιρό ο επεξεργαστής λέξεων-κλειδιών για χρήστες όλων των επιπέδων δεξιοτήτων. Ενώ οι περισσότεροι άνθρωποι το χρησιμοποιούν απλώς για τη σύνταξη επιστολών, blog posts, ή βασικών σχολικών έργων, το Word έχει πολλά περισσότερα να προσφέρει.
Το λογισμικό έχει καταπληκτικά εργαλεία επεξεργασίας που το καθιστούν μια πολύ καλή επιλογή για ομαδικά προγράμματα επίσης. Μπορείτε να αφήσετε σχόλια και να επεξεργαστείτε γραμματική ή συγκεκριμένες εκφράσεις. Βασικά, τσιμπήστε και πιέστε σε ένα έργο μέχρι να είναι τέλειο.
Αλλά δεδομένου ότι όλες αυτές οι πρόσθετες εργασίες στην πλευρά μπορεί τελικά να γεμίσει το έγγραφο, ίσως χρειαστεί να ξέρετε πώς να αφαιρέσετε κάποια από την ακαταστασία.
Εάν θέλετε να μοιραστείτε την εμπειρία σας σχετικά με σχόλια (ή οτιδήποτε άλλο) στο Word, παρακαλούμε να το κάνετε στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
