Πώς να διαγράψετε όλες τις κενές σειρές και στήλες στα φύλλα του Google

Δείτε επίσης το άρθρο Εναλλακτικά χρώματα σειράς στα φύλλα Google

Η μεγάλη σουίτα παραγωγικότητας γραφείων της Google, αποτελούμενη κυρίως από Έγγραφα, Φύλλα και Διαφάνειες, κυκλοφόρησε το 2005 και το 2006 και από τότε έχει κερδίσει την πίστη εκατομμυρίων χρηστών παγκοσμίως. Η σουίτα Google προσφέρει μια δωρεάν αλλά ισχυρή εναλλακτική λύση που βασίζεται σε σύννεφο στη σουίτα προϊόντων της Microsoft Office. Οι τρεις εφαρμογές ναυαρχίδων δεν προσεγγίζουν αρκετά την ισχύ και τη λειτουργικότητα της σουίτας γραφείου της Microsoft, αλλά για τους περισσότερους χρήστες αυτά τα τρία προϊόντα αντιπροσωπεύουν ένα "αρκετά καλό" μεσαίο έδαφος μεταξύ άλλων δωρεάν αντικατάστασης του Office και του ίδιου του Office. Ίσως το πιο ισχυρό σημείο πώλησης για τις εφαρμογές Google είναι ότι παίρνετε την πλήρη ισχύ μιας λύσης που βασίζεται σε σύννεφο πίσω από τις εφαρμογές. Η σουίτα της Google σχεδιάστηκε από τη βάση με τη συνεργασία και την αποθήκευση που βασίζεται σε cloud ως αναπόσπαστα μέρη του σχεδιασμού, ενώ αυτά τα χαρακτηριστικά είναι πάρα πολύ παρανοήσεις για τα προϊόντα της Microsoft. Αυτό κάνει την κοινή χρήση, την σχολιασμό και τη συνεργατική επεξεργασία με άλλους χρήστες μια γρήγορη χρήση των προϊόντων της Google.

Το Google Sheets είναι το ακατέργαστο ισοδύναμο του Microsoft Excel και παρόλο που δεν μπορεί να ανταγωνιστεί απευθείας τη λειτουργία-feature με την κληρονομιά της Microsoft, το Sheets διαθέτει το δικό του ως ισχυρό εργαλείο υπολογιστικών φύλλων ικανό να εξισορροπεί τους προϋπολογισμούς, να εκτελεί εξισώσεις και να παρακολουθεί τα δεδομένα πραγματικός χρόνος. Πολλές από τις δυνατότητες του Excel αναπαράγονται ή αντικατοπτρίζονται στο εσωτερικό των φύλλων, καθιστώντας εύκολη τη μετατροπή από τη σουίτα παραγωγικότητας της Microsoft σε προσφορές της Google. Οι χρήστες με βασικά υπολογιστικά φύλλα (εκείνοι που δεν διαθέτουν προσαρμοσμένες μακροεντολές ή στοιχεία σχεδίασης) μπορούν στην πραγματικότητα να εισάγουν απευθείας τα αρχεία του Excel σε φύλλα χωρίς προβλήματα ή δυσλειτουργίες.

Ένα πρόβλημα που οι χρήστες των υπολογιστικών φύλλων είχαν από την αρχή και πιθανότατα πάντα θα είναι ότι κατά τη διαδικασία εισαγωγής και σύγκλισης δεδομένων από πολλαπλές πηγές (μία από τις πολλές εργασίες που έχουν εξαιρετικά υπολογιστικά φύλλα), δεν είναι καθόλου ασυνήθιστο για τυχαία κενά κελιά, γραμμές και στήλες για να εμφανίζονται μέσα στο έγγραφο. Αν και αυτό το πρόβλημα είναι ασυνήθιστα διαχειρίσιμο σε μικρότερα φύλλα, όπου μπορείτε απλά να διαγράψετε τις σειρές με το χέρι, είναι ένα τεράστιο πρόβλημα όταν μεγαλώνει σε μεγαλύτερα έγγραφα.

Ωστόσο, η κατάργηση αυτών των κενών χώρων είναι γρήγορη και εύκολη αν γνωρίζετε τα κατάλληλα βήματα., Θα σας δείξω πώς να αφαιρέσετε όλες τις κενές σειρές και στήλες στο έγγραφό σας στο φύλλο Google χρησιμοποιώντας ένα αυτόματο φίλτρο.

Ρύθμιση ενός αυτόματου φίλτρου

Για να καταργήσετε αυτές τις κενές στήλες και σειρές, πρέπει πρώτα να καταλάβουμε τι είναι αυτόματο φίλτρο μέσα στα Φύλλα Google. Οι χρήστες που είναι νέοι σε Φύλλα ή σε εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων γενικά ενδέχεται να μην καταλαβαίνουν πώς να χρησιμοποιούν ένα αυτόματο φίλτρο για να ταξινομήσουν τα δεδομένα σας. Με απλά λόγια, ένα autofilter λαμβάνει τις τιμές μέσα στις στήλες του Excel και τις μετατρέπει σε συγκεκριμένα φίλτρα με βάση το περιεχόμενο κάθε κελιού - ή στην περίπτωση αυτή, την έλλειψη. Αν και αρχικά έχουν εισαχθεί στο Excel 97, οι αυτόματοι φίλτροι (και τα φίλτρα γενικά) έχουν γίνει ένα τεράστιο μέρος των προγραμμάτων υπολογιστικών φύλλων, παρά τη μικρή μειοψηφία των χρηστών που το γνωρίζουν και χρησιμοποιούν.

Αυτό που είναι υπέροχο για τα autofilters είναι ότι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διάφορες διαφορετικές μεθόδους ταξινόμησης. Στην πραγματικότητα, είναι αρκετά ισχυροί για να ταξινομήσουν και να σπρώξουν όλα τα κενά κελιά στο κάτω μέρος ή στο πάνω μέρος του υπολογιστικού φύλλου σας. Ξεκινήστε ανοίγοντας το υπολογιστικό φύλλο που περιέχει κενές σειρές και στήλες που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφό σας. Μόλις το έγγραφο έχει ανοίξει, προσθέστε μια νέα σειρά στο επάνω μέρος του υπολογιστικού φύλλου σας. Στο πρώτο κελί (A1), πληκτρολογήστε οποιοδήποτε όνομα θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το φίλτρο σας. Αυτή θα είναι η κεφαλίδα κελιών για το φίλτρο που πρόκειται να δημιουργήσουμε. Αφού δημιουργήσετε τη νέα σειρά, εντοπίστε το εικονίδιο Φίλτρο στη γραμμή εντολών μέσα στο Google Sheets. Εικονίζεται παρακάτω. η γενική του εμφάνιση είναι παρόμοια με ένα ανάποδες τρίγωνο με μια γραμμή που εξέρχεται από το κάτω μέρος, όπως ένα γυαλί μαρτίνι.

Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί θα δημιουργηθεί ένα φίλτρο, το οποίο από προεπιλογή θα επισημάνει μερικά από τα κελιά σας πράσινα στην αριστερή πλευρά του πίνακα. Επειδή θέλουμε αυτό το φίλτρο να επεκταθεί στο σύνολο του εγγράφου μας, κάντε κλικ στο μικρό αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο εικονίδιο του φίλτρου. Εδώ θα δείτε διάφορες επιλογές για την αλλαγή των φίλτρων σας. Στο επάνω μέρος της λίστας, επιλέξτε "Δημιουργία νέας προβολής φίλτρου".

Ο πίνακας Google Sheets θα επεκταθεί και θα μετατραπεί σε σκούρο γκρι χρώμα, μαζί με ένα σημείο εισόδου για να εισαγάγετε τις παραμέτρους του φίλτρου σας. Δεν είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε κάθε στήλη, αλλά βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει κάθε γραμμή και στήλη στο έγγραφό σας που περιέχει κενά κενά. Για να είστε ασφαλείς, μπορείτε απλά να έχετε το φίλτρο να καλύψει ολόκληρο το έγγραφο σας. Για να το εισαγάγετε στο έγγραφό σας, πληκτρολογήστε κάτι σαν το A1: G45, όπου A1 είναι το αρχικό κελί και το G45 είναι το τελειωτικό κελί. Κάθε κελιού στο μεταξύ θα επιλεγεί στο νέο σας φίλτρο.

Χρησιμοποιώντας το Αυτόματο φίλτρο για να μετακινήσετε κενά κελιά

Αυτό το επόμενο κομμάτι μπορεί να φαίνεται λίγο περίεργο, διότι θα κινείται και θα αναδιοργανώνει τα δεδομένα σας με τρόπο που να φαίνεται αντίθετα στην καλύτερη περίπτωση και καταστροφικός στη χειρότερη περίπτωση. Αφού επιλεγεί το φίλτρο σας, κάντε κλικ στο πράσινο εικονίδιο τριπλής γραμμής στη στήλη A1 του υπολογιστικού σας φύλλου, όπου ορίζετε προηγουμένως έναν τίτλο. Επιλέξτε "Ταξινόμηση AZ" από αυτό το μενού. Θα δείτε τα δεδομένα σας να μετακινούνται σε αλφαβητική σειρά, αρχίζοντας με αριθμούς και ακολουθούμενα από γράμματα.

Οι κενές θέσεις, εν τω μεταξύ, θα ωθηθούν στο κάτω μέρος του υπολογιστικού σας φύλλου. Συνεχίστε να καταφεύγετε στη στήλη υπολογιστικού φύλλου ανά στήλη μέχρι να μετακινηθούν τα κενά κελιά σας στο κάτω μέρος της οθόνης και να εμφανιστεί ένα στερεό μπλοκ δεδομένων στο επάνω μέρος του φύλλου Google. Αυτό πιθανότατα θα κάνει τα δεδομένα σας μια σύγχυση, δυσανάγνωστη αναστάτωση - μην ανησυχείτε, όλα αυτά θα λειτουργήσουν στο τέλος.

Διαγραφή των κενών κελιών σας

Μόλις τα κελιά σας έχουν μετακινηθεί στο κάτω μέρος του υπολογιστικού σας φύλλου, η διαγραφή τους είναι τόσο απλή όσο και η διαγραφή οποιουδήποτε άλλου κελιού. Χρησιμοποιήστε το ποντίκι για να επισημάνετε και να επιλέξετε τα κενά κελιά στο υπολογιστικό σας φύλλο που έχουν μετακινηθεί στο κάτω μέρος του εγγράφου. Ανάλογα με την ποσότητα κενών κελιών και την περιοχή εργασίας του υπολογιστικού φύλλου σας, ίσως θελήσετε να σμικρύνετε λίγο από την οθόνη σας για να δείτε περισσότερα από τη γύρω περιοχή (τα περισσότερα προγράμματα περιήγησης, συμπεριλαμβανομένου του Chrome, σας επιτρέπουν να κάνετε μεγέθυνση χρησιμοποιώντας το πλήκτρο Ctrl / Cmd και τα κουμπιά + και - μπορείτε επίσης να κρατήσετε πατημένο το πλήκτρο Ctrl / Cmd και να χρησιμοποιήσετε τον τροχό κύλισης στο ποντίκι ή στο touchpad). Κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο για να επιλέξετε τα γύρω κενά κελιά και σύρετε το ποντίκι σας σε κάθε κελί.

Αφού επιλέξετε τα παραβατικά κελιά, κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στις επισημασμένες περιοχές. Θα δείτε ένα αναδυόμενο μενού που περιέχει πολλές διαφορετικές επιλογές για τα κελιά σας, συμπεριλαμβανομένης της κοπής, αντιγραφής και επικόλλησης, καθώς και τη δυνατότητα εισαγωγής σχολίων και σημειώσεων. Περίπου στο μέσο του μενού υπάρχουν οι επιλογές για διαγραφή, συμπεριλαμβανομένης της διαγραφής σειρών, στηλών και διαγραφής κελιών. Επειδή όλα τα κενά σας κελιά έχουν ταξινομηθεί σε σειρές, η ευκολότερη μέθοδος είναι να επιλέξετε διαγραφή γραμμής, η οποία θα αφαιρέσει όλο το περιεχόμενο από τις επιλεγμένες κενές σειρές σας. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε συγκεκριμένα κελιά επιλέγοντας μια μέθοδο μετατόπισης. επειδή τα κενά κελιά σας βρίσκονται σε ένα τετράγωνο, η μέθοδος της βάρδιας δεν έχει σημασία.

Αναδιοργάνωση του υπολογιστικού φύλλου σας

Τώρα που έχετε αφαιρέσει τα προσβλητικά κενά κελιά, μπορείτε να αναδιοργανώσετε το υπολογιστικό φύλλο σας πίσω σε μια κανονική παραγγελία. Ενώ κάνετε κλικ στο ίδιο κουμπί με τριπλή επένδυση από το προηγούμενο φίλτρο που θα σας επιτρέψει να οργανώσετε μόνο με αλφαβητική ή αντίστροφη αλφαβητική σειρά, υπάρχει μια άλλη επιλογή ταξινόμησης: απενεργοποίηση του αυτόματου φίλτρου. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί μενού τριγώνου δίπλα στο εικονίδιο αυτόματου φίλτρου μέσα στο φύλλο. Μέσα σε αυτό το μενού, θα δείτε μια επιλογή για το φίλτρο σας (που ονομάζεται "Φίλτρο 1" ή οποιοδήποτε φίλτρο αριθμού που έχετε κάνει) καθώς και μια επιλογή "Καμία". Για να απενεργοποιήσετε το φίλτρο που εφαρμόσατε νωρίτερα, απλά επιλέξτε "Κανένας" από αυτό το μενού. Το υπολογιστικό φύλλο σας θα επιστρέψει στο κανονικό, όπως το μαγικό αλλά χωρίς τα κενά κελιά που διαγράψατε νωρίτερα.

Με τη διαγραφή των κελιών, μπορείτε να συνεχίσετε την αναδιοργάνωση και την προσθήκη δεδομένων στο υπολογιστικό σας φύλλο. Εάν, για οποιοδήποτε λόγο, αυτή η μέθοδος προκαλεί την απώλεια των δεδομένων σας, η αντιστροφή της είναι τόσο απλή όσο η κατάδυση στο ιστορικό των εγγράφων σας και η επιστροφή σε ένα προηγούμενο αντίγραφο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία αντιγραφής και επικόλλησης για να μεταφέρετε τα δεδομένα σας εύκολα, χωρίς να χρειάζεται να αντιμετωπίσετε εκατοντάδες κενά κελιά που εμποδίζουν τη διαδρομή σας. Αυτό δεν είναι μια τέλεια λύση-Τα φύλλα δεν κάνουν τη διαγραφή κενών κελιών εύκολα γενικά-αλλά λειτουργεί ως ένας γρήγορος και βρώμικος τρόπος για να ωθήσετε τα δεδομένα σας πάνω από τη μάζα κενών κελιών στο έγγραφό σας. Και στο τέλος της ημέρας, είναι πολύ πιο εύκολο από τη μαζική διαγραφή σειρών μία προς μία.