Το Google Forms είναι μια εντελώς δωρεάν υπηρεσία που σας επιτρέπει να δημιουργείτε ηλεκτρονικές δημοσκοπήσεις, κουίζ, έρευνες, ερωτηματολόγια και πολλά άλλα. Όλα τα δεδομένα συλλέγονται και αποθηκεύονται σε ένα απλό υπολογιστικό φύλλο Google.
Έτσι, αν θέλετε να προσθέσετε διαφορετικές φόρμες στον ιστότοπό σας, όπως φόρμες επικοινωνίας, ή αν θέλετε να οργανώσετε και να δημοσιεύσετε σύνθετες ηλεκτρονικές δημοσκοπήσεις που μπορούν να λάβουν οι χρήστες, το Google Forms είναι το σωστό εργαλείο για την εργασία.
Επιπλέον, τα Έγγραφα Google μπορούν να σας ειδοποιήσουν όταν οι χρήστες υποβάλλουν τις πληροφορίες τους στις ηλεκτρονικές σας φόρμες, στέλνοντας αμέσως ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αυτό το άρθρο θα σας δείξει με ακρίβεια πώς μπορείτε να διαμορφώσετε τα Έγγραφα της Google για να έχετε αυτά τα δεδομένα απευθείας στα εισερχόμενά σας.
Πώς να λαμβάνετε τα δεδομένα των φορμών που έχουν υποβληθεί στα εισερχόμενά σας
Γρήγοροι σύνδεσμοι
- Πώς να λαμβάνετε τα δεδομένα των φορμών που έχουν υποβληθεί στα εισερχόμενά σας
- Ο Δρόμος των Scripts της Google
- 1. Δημιουργήστε μια νέα φόρμα στο Google Drive
- 2. Εισάγετε τον Κωδικό
- 3. Ρυθμίστε Triggers
- Η λιγότερο εναλλακτική λύση
- 1. Κάντε λήψη της πρόσθετης φόρμας Google
- 2. Εισαγάγετε τα στοιχεία σας
- 3. Προσαρμόστε τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
- Ο Δρόμος των Scripts της Google
- Επιλέξτε μια μέθοδο και ξεκινήστε να λαμβάνετε δεδομένα φόρμας Google στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο
Υπάρχουν δύο μέθοδοι που σας επιτρέπουν να λαμβάνετε δεδομένα του Google Forms στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Η πρώτη μέθοδος απαιτεί τη χρήση του Google Scripts. Ένα Google Script είναι μια γλώσσα scripting που χρησιμοποιείται για την ανάπτυξη εφαρμογών χαμηλού επιπέδου στην πλατφόρμα G Suite.
Παρόλο που υπάρχει κάποια ελαφρά προγραμματισμός που εμπλέκεται σε αυτή τη μέθοδο, δεν χρειάζεται να καταλάβετε και να ξέρετε πώς να προγραμματίσετε για να λάβετε δεδομένα φόρμας στα εισερχόμενά σας.
Μπορείτε απλώς να χρησιμοποιήσετε το υπάρχον πρότυπο, να τροποποιήσετε ένα πράγμα ή δύο, και voila - θα έχετε ρυθμίσει όλα όσα χρειάζεστε για να λειτουργήσει αυτή η μέθοδος. Για ορισμένους χρήστες, αυτή η μέθοδος θα μπορούσε να είναι πιο περίπλοκη, οπότε θα υπάρξει ευκολότερη εναλλακτική λύση αργότερα στο άρθρο. Πηγαίνετε μέσα από τα δύο και επιλέξτε τι είναι ευκολότερο για σας.
Ο Δρόμος των Scripts της Google
Τώρα ας φτάσουμε στην επιχείρηση. Τα παρακάτω βήματα θα σας δείξουν πώς να προσθέσετε τις δυνατότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κυριολεκτικά οποιαδήποτε φόρμα Google, χρησιμοποιώντας το Google Scripts.
1. Δημιουργήστε μια νέα φόρμα στο Google Drive
Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε μια νέα φόρμα στο Google Drive. Αν έχετε ήδη μια υπάρχουσα φόρμα Google, μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε επίσης.
Μόλις ορίσετε τη φόρμα Google, θα πρέπει να ανοίξετε το σχετικό φύλλο εργασίας Google. Αυτό είναι το υπολογιστικό φύλλο που συλλέγει όλες τις απαντήσεις στη φόρμα σας Google. Μπορείτε να το κάνετε επιλέγοντας "Προβολή απαντήσεων" που βρέθηκαν στον επεξεργαστή της φόρμας.
2. Εισάγετε τον Κωδικό
Μεταβείτε στα Εργαλεία και επιλέξτε Επεξεργασία σεναρίων. Όταν ανοίξει ο Επεξεργαστής Script, πιθανότατα θα δείτε κάποιο κώδικα σε αυτό. Επιλέξτε αυτόν τον κωδικό και διαγράψτε τον.
Τώρα, θα πρέπει να εισαγάγετε τον κωδικό:
function sendFormByEmail(e)
{var email = "XYZ"; var txt = ""; for(var field in e.namedValues) { txt += field + '::' + e.namedValues.toString() +"\n\n";
}MailApp.sendEmail(email, "Google Docs Form Submitted", txt);
}
Θυμηθείτε ότι κάθε γράμμα μετράει όταν προγραμματίζετε, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε εισάγει όλα σωστά.
Τώρα, ήρθε η ώρα να τροποποιήσετε και να αλλάξετε τον κώδικα λίγο. Θα παρατηρήσετε "XYZ" στην τρίτη γραμμή του κώδικα. Εκεί πρέπει να εισάγετε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όπου θέλετε να λάβετε τα δεδομένα. Θυμηθείτε να βάλετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε εισαγωγικά.
Στη συνέχεια, πατήστε Ctrl και S μαζί για να αποθηκεύσετε τον κώδικα.
3. Ρυθμίστε Triggers
Σε παλαιότερες εκδόσεις του Editor Script, υπήρχε μια καρτέλα Triggers δίπλα στην επιλογή Κοινή χρήση. Στην τελευταία έκδοση, θα πρέπει να μεταβείτε στην Επεξεργασία και να επιλέξετε Τρέχουσα εκκίνηση του έργου. Από εκεί, απλά κάντε κλικ στο Add Trigger και ορίστε τις παραμέτρους.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Αποθήκευση" και στη συνέχεια στο "Εξουσιοδότηση".
Η λιγότερο εναλλακτική λύση
Αν προτιμάτε να μην παραβιάσετε τον κώδικα, υπάρχει μια ευκολότερη μέθοδος που σας επιτρέπει να ολοκληρώσετε ουσιαστικά το ίδιο πράγμα. Για να λειτουργήσει αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πρόσθετο των Φόρμας Google.
Τα παρακάτω βήματα θα σας δείξουν πώς:
1. Κάντε λήψη της πρόσθετης φόρμας Google
Μπορείτε να κατεβάσετε και να εγκαταστήσετε το πρόσθετο "Ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για φόρμες" κάνοντας κλικ εδώ. Μετά την εγκατάσταση, κάντε κλικ στο εικονίδιο των πρόσθετων στον επεξεργαστή φόρμας.
Στη συνέχεια, επιλέξτε Ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για έντυπα και επιλέξτε "Δημιουργία νέου κανόνα".
2. Εισαγάγετε τα στοιχεία σας
Ένα νέο παράθυρο θα ανοίξει μέσα στο πρόγραμμα επεξεργασίας φόρμας. Εκεί θα πρέπει να εισαγάγετε το πλήρες όνομά σας καθώς και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (μία ή περισσότερες) που θα λάβουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Συνέχεια".
3. Προσαρμόστε τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Στο επόμενο παράθυρο, θα μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους των ειδοποιήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Οι επιλογές είναι πολύ απλές και απλές.
Έχετε επίσης τη δυνατότητα να ορίσετε ορισμένες προϋποθέσεις για τις ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, αυτό δεν είναι απαραίτητο για να λειτουργήσει αυτή η μέθοδος, έτσι μπορείτε να την αφήσετε όπως είναι.
Για να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία κανόνα.
Επιλέξτε μια μέθοδο και ξεκινήστε να λαμβάνετε δεδομένα φόρμας Google στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο
Αυτές είναι οι δύο μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να λάβετε αυτόματα νέες απαντήσεις στο Google Forms στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Τώρα, το μόνο που έχει απομείνει είναι να τα δοκιμάσετε και τα δύο και να επιλέξετε εκείνο που λειτουργεί καλύτερα για σας.
