Το Microsoft Excel είναι μια ισχυρή και ευέλικτη εφαρμογή υπολογιστικού φύλλου που είναι ιδανική για την παρακολούθηση και τη διαχείριση όλων από την απογραφή επιχειρήσεων, έως τους προϋπολογισμούς μικρών επιχειρήσεων και την προσωπική ικανότητα. Ένα από τα πλεονεκτήματα του Excel είναι ότι μπορείτε να ρυθμίσετε τύπους μπροστά από το χρόνο που θα ενημερώνονται αυτόματα κατά την εισαγωγή νέων δεδομένων. Ορισμένοι τύποι, δυστυχώς, είναι μαθηματικά αδύνατοι χωρίς τα απαιτούμενα δεδομένα, με αποτέλεσμα λάθη στον πίνακα σας όπως # DIV / 0 !, # VALUE !, # REF !, και #NAME ?. Παρόλο που δεν είναι απαραιτήτως επιβλαβές, αυτά τα σφάλματα θα εμφανίζονται στο υπολογιστικό φύλλο σας μέχρι να διορθωθούν ή μέχρι να εισαχθούν τα απαιτούμενα δεδομένα, γεγονός που μπορεί να καταστήσει το συνολικό τραπέζι λιγότερο ελκυστικό και πιο δύσκολο να κατανοηθεί. Ευτυχώς, τουλάχιστον στην περίπτωση των δεδομένων που λείπουν, μπορείτε να αποκρύψετε τα σφάλματα του Excel με κάποια βοήθεια από τις λειτουργίες IF και ISERROR. Εδώ είναι πώς να το κάνουμε.
Χρησιμοποιούμε ένα μικρό φύλλο παρακολούθησης απώλειας βάρους ως παράδειγμα του είδους πίνακα που θα μπορούσε να προκαλέσει σφάλμα υπολογισμού (υπολογισμός ποσοστού απώλειας βάρους) ενώ περιμένει νέα δεδομένα (επακόλουθες ζυγαριές).
Το υπολογιστικό φύλλο του παραδείγματος περιμένει την είσοδο στη στήλη Βάρος και στη συνέχεια ενημερώνει αυτόματα όλες τις άλλες στήλες βάσει των νέων δεδομένων. Το πρόβλημα είναι ότι η στήλη Percent Lost βασίζεται σε μια τιμή, Αλλαγή, η οποία δεν έχει ενημερωθεί για τις εβδομάδες κατά τις οποίες το βάρος δεν έχει εισαχθεί ακόμα, με αποτέλεσμα ένα # DIV / 0! σφάλμα, το οποίο δείχνει ότι ο τύπος προσπαθεί να διαιρέσει με μηδέν. Μπορούμε να λύσουμε αυτό το σφάλμα με τρεις τρόπους:
- Μπορούμε να αφαιρέσουμε τον τύπο από τις εβδομάδες κατά τις οποίες δεν έχει εισαχθεί βάρος, και στη συνέχεια να το προσθέσετε χειροκίνητα κάθε εβδομάδα. Αυτό θα συνέβαινε στο παράδειγμα μας, επειδή το υπολογιστικό φύλλο είναι σχετικά μικρό, αλλά δεν θα ήταν ιδανικό σε μεγαλύτερα και πιο περίπλοκα υπολογιστικά φύλλα.
- Μπορούμε να υπολογίσουμε το ποσοστό που χάσαμε χρησιμοποιώντας μια άλλη φόρμουλα που δεν χωρίζει με μηδέν. Και πάλι, αυτό είναι δυνατό στο παράδειγμά μας, αλλά δεν μπορεί πάντα να εξαρτάται από το υπολογιστικό φύλλο και το σύνολο δεδομένων.
- Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση ISERROR, η οποία σε συνδυασμό με μια δήλωση IF μας επιτρέπει να ορίσουμε μια εναλλακτική τιμή ή έναν υπολογισμό εάν το αρχικό αποτέλεσμα επιστρέψει ένα σφάλμα. Αυτή είναι η λύση που θα σας δείξουμε σήμερα.
Η λειτουργία ISERROR
Από μόνη της, το ISERROR ελέγχει την καθορισμένη κυψέλη ή τον τύπο και επιστρέφει "true" αν το αποτέλεσμα του υπολογισμού ή η τιμή του κελιού είναι σφάλμα και "false" αν δεν είναι. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ISERROR απλά εισάγοντας τον υπολογισμό ή το κελί σε παρενθέσεις που ακολουθούν τη λειτουργία. Για παράδειγμα:
ISERROR ((B5-B4) / C5)
Αν ο υπολογισμός του (B5-B4) / C5 επιστρέψει ένα σφάλμα, τότε το ISERROR θα επιστρέψει "true" όταν συνδυάζεται με έναν τύπο υπό όρους. Ενώ αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί με πολλούς διαφορετικούς τρόπους, ο πιο χρήσιμος ρόλος του είναι όταν συνδυάζεται με τη συνάρτηση IF.
Η λειτουργία IF
Η συνάρτηση IF χρησιμοποιείται με την τοποθέτηση τριών δοκιμών ή τιμών σε παρενθέσεις που χωρίζονται με κόμματα: IF (τιμή που θα δοκιμαστεί, τιμή if true, τιμή if false). Για παράδειγμα:
IF (B5> 100, 0, B5)
Στο παραπάνω παράδειγμα, εάν η τιμή στο κελί B5 είναι μεγαλύτερη από 100 (πράγμα που σημαίνει ότι η δοκιμή είναι αληθής), τότε το μηδέν θα εμφανίζεται ως τιμή κυψέλης. Αλλά εάν το B5 είναι μικρότερο από ή ίσο με 100 (αυτό σημαίνει ότι η δοκιμή είναι ψευδής), θα εμφανιστεί η πραγματική τιμή του B5.
IF και ISERROR Συνδυασμένη
Ο τρόπος που συνδυάζουμε τις λειτουργίες IF και ISERROR είναι χρησιμοποιώντας το ISERROR ως δοκιμή για μια εντολή IF. Ας στραφούμε στο φύλλο απώλειας βάρους μας ως παράδειγμα. Ο λόγος που το κελί E6 επιστρέφει # DIV / 0! το σφάλμα οφείλεται στο ότι η φόρμουλα του προσπαθεί να διαιρέσει το συνολικό βάρος που χάθηκε από το βάρος της προηγούμενης εβδομάδας, το οποίο δεν είναι ακόμα διαθέσιμο για όλες τις εβδομάδες και το οποίο ενεργεί αποτελεσματικά ως προσπάθεια διαίρεσης με μηδέν.
Αλλά αν χρησιμοποιήσουμε ένα συνδυασμό IF και ISERROR, μπορούμε να πούμε στο Excel να αγνοήσει τα λάθη και απλώς να εισαγάγει το 0% (ή οποιαδήποτε τιμή θέλουμε) ή απλώς να συμπληρώσουμε τον υπολογισμό εάν δεν υπάρχουν σφάλματα. Στο παράδειγμά μας, αυτό μπορεί να επιτευχθεί με τον ακόλουθο τύπο:
IF (ISERROR (D6 / B5), 0, (D6 / D5))
Με τη λειτουργία αυτή, μπορείτε να την αντιγράψετε σε τυχόν υπόλοιπα κελιά και τυχόν σφάλματα θα αντικατασταθούν με μηδενικά. Ωστόσο, καθώς εισάγετε νέα δεδομένα στο μέλλον, τα επηρεαζόμενα κελιά θα ενημερώνονται αυτόματα στις σωστές τιμές τους, επειδή η κατάσταση σφάλματος δεν θα είναι πλέον αληθής.
Λάβετε υπόψη ότι όταν προσπαθείτε να αποκρύψετε τα σφάλματα του Excel μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ακριβώς οποιαδήποτε τιμή ή τύπο και για τις τρεις μεταβλητές της εντολής IF. δεν χρειάζεται να είναι ένας μηδέν ή ένας ολόκληρος αριθμός όπως στο παράδειγμα μας. Οι εναλλακτικές λύσεις περιλαμβάνουν αναφορά σε έναν εντελώς ξεχωριστό τύπο ή εισαγωγή κενής θέσης χρησιμοποιώντας δύο εισαγωγικά ("") ως "αληθινή" αξία. Για την απεικόνιση, ο ακόλουθος τύπος θα εμφανίζει κενό χώρο σε περίπτωση σφάλματος αντί για μηδέν:
ΕΑΝ (ISERROR (D6 / B5), "", (D6 / D5))
Απλά θυμηθείτε ότι οι δηλώσεις IF μπορούν να γίνουν γρήγορα μακρόχρονες και περίπλοκες, ειδικά όταν συνδυάζονται με το ISERROR και είναι εύκολο να παραλείψετε παρενθέσεις ή κόμμα σε τέτοιες καταστάσεις. Οι πρόσφατες εκδόσεις των τύπων κώδικα χρωμάτων του Excel, όταν τις πληκτρολογείτε για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τις τιμές των κυψελών και τις παρενθέσεις.
