Εάν συνεργάζεστε σε έργα ή έχετε χρησιμοποιήσει ένα κοινόχρηστο Google Drive, ενδέχεται να υπάρχουν πράγματα που δεν θέλετε να μοιραστείτε ή απλά θέλετε να μοιραστείτε με συγκεκριμένα άτομα. Ενώ οι έλεγχοι για αποθηκευμένο περιεχόμενο είναι βασικοί, υπάρχουν τρόποι για να αποκρύψετε αρχεία στο Google Drive. Υπάρχουν επίσης τρόποι για να ελέγξετε ποιος έχει πρόσβαση σε αυτό. Θα σας δείξω ακριβώς πώς να ελέγξετε τι μπορεί να γίνει με τα αρχεία στο Google Drive.
Επίσης, ανατρέξτε στο άρθρο μας Πώς να προβάλετε το μέγεθος του φακέλου για τους φακέλους του Google Drive
Αναμφισβήτητα, εάν δεν θέλετε να βλέπουν τα υπόλοιπα άτομα τα αρχεία σας στο Google Drive, δεν θα τα ανεβάσατε. Ωστόσο, εάν εκτελείτε πολλά έργα από το Drive ή θέλετε διαφορετικά άτομα να μπορούν να βλέπουν διαφορετικά αρχεία, απαιτείται ελάχιστη διαχείριση.
Απόκρυψη αρχείων στο Google Drive
Υπάρχουν τρεις τρόποι που γνωρίζω για να ελέγξω ποιος βλέπει τι στο Google Drive. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια επέκταση του Chrome για να δημιουργήσετε κρυφά αρχεία. Μπορείτε να διαχωρίσετε την εργασία σε φακέλους μέσα στο Google Drive και να μοιραστείτε μόνο ό, τι είναι προεγχειρητικό ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν εναλλακτικό τρόπο αντιμετώπισης και τον έλεγχο έκδοσης για να τροποποιήσετε μεμονωμένα αρχεία.
Θα σας δείξω και τις τρεις μεθόδους.
Επέκταση Chrome για απόκρυψη αρχείων στο Google Drive
Δεν χρησιμοποιώ το Chrome, αλλά πολλοί άνθρωποι κάνουν και κάποιοι χρησιμοποιούν μια επέκταση που ονομάζεται Κρυφό φάκελο για Drive, Cloud USB. Μου πρότεινε κάποιος που το χρησιμοποίησε για μερικά χρόνια και πήγε καλά με αυτό. Η επέκταση προσθέτει τη δυνατότητα να αποκρύψετε αρχεία ή να τα κάνετε ιδιωτικά στο Google Drive και θα μπορούσε να είναι χρήσιμη σε αυτή την περίπτωση.
Ενσωματώνεται στο Google Drive και σας δίνει τη δυνατότητα να επισημάνετε τους φακέλους ως ιδιωτικούς ή να τους αποκρύψετε εντελώς. Αν θέλετε να προστατεύσετε συγκεκριμένους φακέλους επιτρέποντας ταυτόχρονα πρόσβαση σε άλλους, αυτός είναι ένας τρόπος για να το κάνετε.
Ξεχωριστή εργασία σε φακέλους στο Google Drive
Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια επέκταση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οργανισμό για να διαχωρίσετε την εργασία σε φακέλους και, στη συνέχεια, να ελέγξετε ποιος έχει πρόσβαση στους φακέλους αυτούς. Εάν κάνετε juggle πολλαπλάσιο προσωπικό ή άτομα με πρόσβαση στα αρχεία σας και θέλετε να διασφαλίσετε ότι κάθε ένα από αυτά θα παραμείνει ξεχωριστό, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο.
Το μόνο που κάνετε είναι να επιτρέψετε την πρόσβαση σε μεμονωμένους φακέλους σε εκείνους που θέλετε να επιτρέψετε την πρόσβαση. Τότε οι άλλοι φάκελοι στο Google Drive δεν είναι ορατοί τους, έτσι παραμένουν κρυμμένοι. Μπορείτε επίσης να επιτρέψετε την πρόσβαση σε αρχεία για περιορισμένο χρονικό διάστημα για λίγο επιπλέον έλεγχο.
Για να μοιραστείτε ένα αρχείο με συγκεκριμένα άτομα, κάντε τα εξής:
- Ανοίξτε το Google Drive και επιλέξτε το αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε.
- Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε Κοινή χρήση.
- Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου ή των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε.
- Επιλέξτε το κουμπί μολυβιών προς τα δεξιά για να επιτρέψετε την ανάγνωση / εγγραφή ή την πρόσβαση μόνο για ανάγνωση.
- Επιλέξτε Advanced στο κάτω δεξί μέρος και βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο το Off-Specific άτομα κάτω από την Κοινή χρήση συνδέσμων. Επιλέξτε Αποθήκευση εάν πραγματοποιήσατε αλλαγές.
- Ενεργοποιήστε το πλαίσιο δίπλα στο στοιχείο "Πρόληψη των συντακτών από την αλλαγή πρόσβασης και την προσθήκη νέων ατόμων", εάν άλλοι έχουν πρόσβαση διαχειριστή στο Google Drive.
- Μοιραστείτε το αρχείο ή τον φάκελο μέσω της πρόσκλησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τα άτομα που προσκαλείτε θα μπορούν να δουν το αρχείο που μοιράζεστε στο Google Drive, αλλά τίποτα άλλο, το οποίο είναι το ίδιο με το κρύψιμο ενός αρχείου.
Αν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση στα στοιχεία του Google Drive, μπορείτε:
- Μεταβείτε στο παράθυρο Κοινή χρήση όπως παραπάνω.
- Επιλέξτε Προχωρημένα και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω στο άτομο με το οποίο μοιράζεστε, αλλά θέλετε να περιορίσετε.
- Επιλέξτε Set expiration όταν εμφανίζεται καθώς αιωρείτε.
- Ορίστε μια ώρα στην Access Expires and Save.
Χρησιμοποιήστε τον έλεγχο έκδοσης για να αποκρύψετε αρχεία στο Google Drive
Ένα τακτοποιημένο πράγμα για το Google Drive είναι ο έλεγχος έκδοσης. Αυτό είναι απαραίτητο σε οποιαδήποτε επιχειρηματική ρύθμιση. Ονομάζεται "Διαχειριζόμενες εκδόσεις" και ενεργοποιείται από προεπιλογή στο Google Drive. Υπάρχει ένα τσίμπημα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποκρύψετε τα αρχεία χρησιμοποιώντας τις διαχειριζόμενες εκδόσεις αν δεν θέλετε να οργανώσετε τη μονάδα σας όπως παραπάνω.
- Δημιουργήστε ένα κενό αρχείο κειμένου στον υπολογιστή σας και καλέστε κάτι.
- Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να αποκρύψετε στο Google Drive και επιλέξτε Διαχείριση των εκδόσεων.
- Επιλέξτε Ανέβασμα νέας έκδοσης και μεταφορτώστε το κενό αρχείο κειμένου.
- Μετονομάστε το αρχείο που θέλετε να κρύψετε σε κάτι εντελώς διαφορετικό.
Αυτή η μέθοδος δεν είναι πραγματικά χρήσιμη σε επιχειρηματικό περιβάλλον, αλλά μπορεί να είναι εντάξει για την κοινή χρήση των αρχείων σας με φίλους. Το μειονέκτημα είναι ότι το Google Drive διατηρεί μόνο προηγούμενες εκδόσεις για 30 ημέρες. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να αποθηκεύσετε την προηγούμενη έκδοση κάπου και να επαναλάβετε τη διαδικασία κάθε μήνα, διαφορετικά το αρχείο που αποκρύπτετε θα διαγραφεί.
Το Google Drive καθιστά απλώς την απόκρυψη αρχείων ή τον έλεγχο του ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά, πότε και για πόσο καιρό. Γνωρίζετε άλλους τρόπους απόκρυψης αρχείων στο Google Drive; Πείτε μας παρακάτω αν το κάνετε!
