Το Microsoft Excel έχει κυριαρχήσει στην αγορά υπολογιστικών φύλλων για πολλά χρόνια. Οι επιχειρήσεις και οι οικιακοί χρήστες βασίζονται στο Excel για να οργανώνουν και να αναλύουν τα δεδομένα τους. Είτε πρόκειται για λίστες ελέγχου, προϋπολογισμούς και οικονομικά αρχεία, γραφήματα ή οποιοδήποτε άλλο σύνολο δεδομένων, το Excel σας διευκολύνει να οργανώσετε τις πληροφορίες σας. Υπήρχαν εναλλακτικές λύσεις σε χαμηλότερες τιμές, ακόμα και σε ορισμένες περιπτώσεις δωρεάν - αλλά αν θελήσατε να φανταστείτε το πιο ισχυρό πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel.
Δείτε επίσης το άρθρο μας σχετικά με την Κατάργηση διπλότυπων στα Φύλλα Google
Το 2006, όμως, άρχισε να παίρνει μια άλλη εναλλακτική λύση. Τότε, η Google εξέδωσε τα Sheets, ως τμήμα της διαδικτυακής σουτας γραφείου για κείμενο, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις. Η διαδικασία εξέλιξης συνεχίστηκε εδώ και χρόνια και τώρα τα Sheets - ενώ δεν είναι ακόμα ένας συνδυασμός λίρας-για-λιβρών για το Excel - έχουν ένα μεγάλο ποσοστό της τυπικής λειτουργικότητας του Excel. Τα φύλλα δεν κοστίζουν στους χρήστες τους εκατοντάδες δολάρια για αγορά - στην πραγματικότητα, είναι εντελώς δωρεάν. Παρόλο που δεν είναι ένα τέλειο προϊόν, όποιος ψάχνει για ένα στερεό εργαλείο υπολογιστικών φύλλων σε επίπεδο καταναλωτών δεν χρειάζεται να κοιτάξει πιο μακριά από τα φύλλα του Google. Τα φύλλα δεν μπορούν να κάνουν ό, τι μπορεί να κάνει το Excel, αλλά οι πιθανότητες είναι ότι δεν χρειάζεστε πραγματικά να κάνουν ό, τι μπορεί να κάνει το Excel. Εάν τα φύλλα κάνουν ό, τι χρειάζεστε, τότε δεν χρειάζεται να αγοράσετε το Excel.
Ωστόσο, η αλήθεια είναι ότι τα φύλλα εξακολουθούν να έχουν πολλούς περιορισμούς και ορισμένα πράγματα που είναι ασήμαντα στο Excel είναι λίγο περισσότερη δουλειά στα φύλλα. Έχετε πιθανώς αντιμετωπίσει ένα πρόβλημα στο οποίο προσθέτετε κατά λάθος διπλότυπες καταχωρήσεις στο υπολογιστικό σας φύλλο. Μετά από όλα, όσο περισσότερα δεδομένα προσθέτετε, τόσο πιο πιθανό είναι να εισάγετε τυχαία διπλότυπα δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο, το οποίο μπορεί να απορρίψει το σύνολο δεδομένων που εργάζεστε τόσο σκληρά για να τα βάζετε μαζί. Αυτό είναι αρκετά κακό, αλλά το χειρότερο μέρος έρχεται αργότερα όταν προσπαθείτε να κοιτάξετε την εργασία σας. Δεδομένου ότι τα υπολογιστικά φύλλα μπορούν να είναι χρονοβόρα έγγραφα, καθίσταται δύσκολο να εντοπιστούν και να αφαιρεθούν αντίγραφα με την πάροδο του χρόνου, οδηγώντας σε σφάλματα υπολογισμού της εργασίας σας χωρίς μια προφανή πηγή για το πού προέρχεται το πρόβλημα.
Ευτυχώς, βρήκαμε αρκετές διαφορετικές μεθόδους για να επισημάνουμε διπλότυπα μέσα στα Φύλλα Google. Είναι σημαντικό η μέθοδος μας να μην αφαιρεί αυτόματα τις διπλές πληροφορίες, καθώς δεν είναι όλα τα διπλότυπα σφάλματα. Αλλά αν είναι απλά επισημανθεί, τότε μπορείτε να καθορίσετε ποια δεν χρειάζεται να είναι εκεί μόνοι σας, χωρίς να χρειαστεί να χτενίσω ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο., Θα σας παρουσιάσω μερικούς διαφορετικούς τρόπους για να επισημάνετε ή να αφαιρέσετε διπλότυπα δεδομένα στα φύλλα.
Εφόσον θέλουμε τα φύλλα του Google να επισημαίνουν αυτόματα τις πληροφορίες μας για εμάς, θα χρησιμοποιήσουμε έναν τύπο για να ενημερώσουμε τα φύλλα για να προωθήσουμε και να επισημάνουμε συγκεκριμένες και μοναδικές πληροφορίες. Υπάρχουν δύο τρόποι για να αναγκάσετε τα φύλλα να επισημάνουν αντιγραφείσες πληροφορίες: η πρώτη υπογραμμίζει όλες τις διπλές πληροφορίες για χειροκίνητη επιβεβαίωση, ενώ η δεύτερη θα αντιγράψει μοναδικά κελιά σε μια επιλεγμένη στήλη, επιτρέποντάς σας να ελέγξετε για διαφορές και να διαγράψετε όποτε χρειάζεται.
Μέθοδος 1: Επισημάνετε διπλότυπα χρησιμοποιώντας χρώμα
Όσον αφορά την ανίχνευση σφαλμάτων στα υπολογιστικά φύλλα σας, χρησιμοποιώντας τα βασικά χρώματα για να προβάλλετε τις πληροφορίες που έχουν εισαχθεί εσφαλμένα, είναι ο πιο προφανής, ο πιο ορατός τρόπος να πάτε. Υπογραμμίζοντας τις πληροφορίες, είναι εύκολο να εντοπίσετε τα λάθη πολύ γρήγορα, αφού μπορείτε απλά να καταρρεύσετε τον κατάλογο περιεχομένου που πρέπει να προσδιορίσετε. Θα χρησιμοποιήσουμε ένα κόκκινο highlight σε αυτό το βήμα για να προσδιορίσουμε το διπλότυπο μας περιεχόμενο, αφού το κόκκινο παγιδεύει το μάτι (ειδικά σε σύγκριση με το συνηθισμένο σχήμα λευκού και γκρίζου χρώματος των φύλλων) και είναι το παγκόσμιο χρώμα για τα μηνύματα σφάλματος.
Ξεκινήστε ανοίγοντας το αρχείο φύλλων που θέλετε να ελέγξετε. Θα θελήσετε να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες σας είναι καλά οργανωμένες τόσο από τη στήλη όσο και από τη σειρά, για να ελέγξετε εύκολα το περιεχόμενο στο έγγραφό σας. δεν χρειάζεται να κάνετε τη δουλειά σας πιο δύσκολη. Τώρα, επισημάνετε τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε στο πάνω μέρος του εγγράφου και επιλέξτε Μορφή στο επάνω μενού του εγγράφου. Επιλέξτε "Μορφοποίηση υπό όρους" από τη λίστα επιλογών σε αυτό το μενού και ένα εναλλακτικό μενού θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Σε αυτό το μενού, επιλέξτε το εύρος χρησιμοποιώντας τους αντίστοιχους συνδυασμούς γραμμάτων και αριθμών (για παράδειγμα, A1 έως A76).
Μόλις επιλέξετε το περιεχόμενό σας, αλλάξτε το "Μορφοποιήστε τα κελιά" αν είναι "Προσαρμοσμένη φόρμουλα" στο αναπτυσσόμενο μενού και πληκτρολογήστε ή επικολλήστε τα παρακάτω χωρίς εισαγωγικά: "= συμβόλαιο (A: A, A1) στο μενού σας. Αυτό θα συμπληρώσει τον τύπο για το περιεχόμενό σας. Αφού οριστεί αυτό, αλλάξτε το στυλ μορφοποίησης για να επισημάνετε το περιεχόμενό σας με ένα φόντο κόκκινου κελιού και κάντε κλικ στο εικονίδιο που ολοκληρώθηκε στο μενού σας. Το υπολογιστικό φύλλο σας θα επισημάνει τώρα τα διπλά κελιά σας με κόκκινο χρώμα και μπορείτε να σαρώσετε την επιλογή για τυχόν διπλότυπα. Βεβαιωθείτε ότι τα υπάρχοντα διπλότυπα είναι σωστά και στη συνέχεια διαγράψτε αυτά που δεν είναι. Κλείστε το μενού μορφοποίησης και μπορείτε να επαναφέρετε το κανονικό χρώμα στα κελιά σας.
Μέθοδος 2: Αντιγράψτε μόνο μοναδικά κελιά
Εναλλακτικά, αν προτιμάτε να ταξινομήσετε αυτόματα τα πρωτογενή σας δεδομένα, η αντιγραφή μόνο των μοναδικών κελιών αντί των διπλών κελιών μπορεί να είναι πραγματικά χρήσιμη για γρήγορη διαλογή και φιλτράρισμα. Αν είστε βέβαιοι ότι οι πληροφορίες σας είναι σωστές και θέλετε να αφαιρέσετε απλώς τις διπλές πληροφορίες που δεν χρειάζεστε, θα πρέπει να δοκιμάσετε αυτή τη μέθοδο.
Όπως και με το τελευταίο βήμα, ξεκινήστε ανοίγοντας το έγγραφο που θέλετε να ταξινομήσετε μέσα στα Φύλλα Google. Επισημάνετε τη στήλη που θέλετε να επεξεργαστείτε. Αφού επισημάνετε το κελί, κάντε κλικ σε ένα κενό κελί στην κορυφή μιας κενής στήλης, για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες σας μετακινούνται στο πλάι του γραφήματος. Αυτή η στήλη θα χρησιμοποιηθεί για την εμφάνιση των αποτελεσμάτων του είδους και του τύπου σας παρακάτω. Τώρα, στην κορυφή του εγγράφου στο πλαίσιο εισαγωγής τύπου, πληκτρολογήστε ή επικολλήστε τα παρακάτω χωρίς εισαγωγικά: "= UNIQUE ()". Αυτός ο τύπος θα αναφέρει τα φύλλα να αντιγράφουν και να εμφανίζουν μόνο μοναδικές εισόδους κυψελών και να αγνοούν τις πληροφορίες που αντιγράφουν ή αντιγράφουν άλλα κελιά. Μέσα στην παρένθεση του παραπάνω τύπου, βεβαιωθείτε ότι πληκτρολογείτε τις συντεταγμένες των κυττάρων χρησιμοποιώντας την τυπική μέθοδο υπολογιστικού φύλλου (για παράδειγμα, η πληκτρολόγηση (A1: A75) θα σαρώσει όλες τις πληροφορίες από τη στήλη Α σειρά 1, στη στήλη Α σειρά 75). Αφού εισαγάγετε τις νέες πληροφορίες, πατήστε Enter για να μετακινήσετε τα νέα σας δεδομένα στη στήλη που ορίσατε νωρίτερα. Μόλις ολοκληρωθεί αυτό, μπορείτε είτε να ελέγξετε μη αυτόματα είτε να εισαγάγετε τα δεδομένα σας στο υπολογιστικό φύλλο εργασίας σας.
Μέθοδος 3: Χρήση πρόσθετου στοιχείου
Πρέπει να σημειώσουμε ότι υπάρχουν διαθέσιμα πρόσθετα plugins για χρήση με τα Φύλλα Google στο διαδίκτυο μέσω του Chrome Web Store, συμπεριλαμβανομένου ενός εργαλείου για την αυτόματη κατάργηση διπλότυπων καταχωρήσεων δεδομένων από το έγγραφο. Το "Remove Duplicates" είναι ένα εύχρηστο εργαλείο που προσφέρει οι προγραμματιστές ablebits που σας επιτρέπουν να βρείτε γρήγορα διπλότυπα σε ολόκληρο το φύλλο πληροφοριών ή αναζητώντας μέχρι και δύο στήλες ταυτόχρονα. Μπορείτε να μετακινήσετε, να διαγράψετε και να επισημάνετε τα αποτελέσματα, όπως μπορείτε με τις παραπάνω φόρμουλες φόρμουλα, παρόλο που αυτή η διαδικασία είναι πολύ πιο αυτοματοποιημένη από ό, τι έχουμε δει στο παρελθόν, οπότε διατηρήστε αυτό κατά νου εάν θέλετε περισσότερο έλεγχο της διαδικασίας. Το εργαλείο περιλαμβάνει δύο ρυθμίσεις του οδηγού που σας επιτρέπουν να εντοπίζετε και να διαγράφετε διπλότυπα ή μοναδικές ιδιότητες από το έγγραφό σας, καθιστώντας εύκολη την παρακολούθηση των πληροφοριών καθώς πηγαίνετε.
Συνολικά, η χρήση ενός οδηγού εργαλείου για την εύρεση των πληροφοριών σας μπορεί να αξίζει μακροπρόθεσμα για χρήστες που αναζητούν συνεχώς αντίγραφα στα υπολογιστικά φύλλα τους και κατά πάσα πιθανότητα θα ξοδεύουν το χρόνο τους κάνοντας κάτι άλλο, αλλά οι χρήστες που χρειάζεται μόνο να ελέγξουν μία φορά ή δύο φορές κάθε λίγους μήνες μπορεί να είναι καλύτερη από τη χρήση των παραπάνω εργαλείων φόρμουλας για να προσδιορίσετε χειροκίνητα τις πληροφορίες τους. Εκεί, το Remove Duplicates έχει μια ισχυρή βαθμολογία στο Chrome Web Store, με ισχυρές κριτικές και μια ενεργή ομάδα ανάπτυξης που ανταποκρίνεται σε κριτικές και καταγγελίες. Συνολικά, είναι μια εξαιρετική επιλογή αν ψάχνετε να βρείτε έναν πιο εύχρηστο τρόπο για να ταξινομήσετε το περιεχόμενό σας και να βρείτε διπλότυπα μέσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο.
Μέθοδος 4: Χρήση του εργαλείου κατάργησης αντιγράφων
Θυμηθείτε ότι μίλησα παραπάνω για το πώς η Google συνεχίζει να αναπτύσσει νέα χαρακτηριστικά για να προσθέσει στη δύναμη των φύλλων; Λοιπόν, δεδομένου ότι αυτό το άρθρο γράφτηκε αρχικά, έχουν προσθέσει πραγματικά ένα πλήρως εξοπλισμένο εργαλείο Κατάργηση διπλότυπων στο βασικό πακέτο. Είναι ένα πολύ απλό εργαλείο για να το χρησιμοποιήσετε και θα σας οδηγήσω σε αυτό. Ας πάρουμε ένα τυπικό υπολογιστικό φύλλο, με μια λίστα επιτραπέζιων παιχνιδιών … και αν διαβάσετε προσεκτικά, θα δείτε ότι έχω βάλει δυο αντίγραφα στη λίστα.
Για να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο, το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε είναι να επιλέξουμε την περιοχή δεδομένων όπου θέλουμε να αποεπικαλύψουμε. Σημειώστε ότι μπορούμε να επιλέξουμε ελεύθερα σειρές ή στήλες. εάν συμπεριλάβουμε τη στήλη Τιμές, τότε η λειτουργία Κατάργηση διπλότυπων θα εξετάσει το Τίτλο και την Τιμή για να αποφασίσει αν μια σειρά είναι διπλό ή όχι. Μόλις επιλεγεί η περιοχή δεδομένων, μεταβείτε στο στοιχείο Data-> Remove Duplicates. Αποδεχτείτε τις προεπιλεγμένες τιμές στα παράθυρα διαλόγου και voila - η deduplication γίνεται αυτόματα.
Μέθοδος 5: Χρησιμοποιήστε έναν συγκεντρωτικό πίνακα για να βρείτε διπλές σειρές
Τα φύλλα υλοποιούν ένα πλήρες σύνολο λειτουργιών του Συγκεντρωτικού Πίνακα, το οποίο είναι ένα πολύ βολικό εργαλείο για την προσεκτικότερη εξέταση των δεδομένων. Η χρήση ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα δεν θα διαγράψει αυτόματα τις διπλές σειρές. Αντίθετα, θα παράσχει μια κατανομή των γραμμών που έχουν διπλότυπα, έτσι ώστε να μπορείτε να εξετάσετε με μη αυτόματο τρόπο τα δεδομένα σας και να δείτε τι, αν μη τι άλλο, έχει πάει στραβά. Η δημιουργία ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα είναι λίγο πιο εμπλεκόμενη από τις άλλες μεθόδους που σας έδειξα, αλλά αξίζει να μάθετε πώς να κάνετε και θα σας καθοδηγήσω.
Πρώτα, επιλέξτε όλα τα δεδομένα πίνακα και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο Data-> Pivot Table.
Μπορείτε να ρυθμίσετε το εύρος δεδομένων εδώ αν θέλετε, καθώς και να αποφασίσετε πού να πάει ο Συγκεντρωτικός Πίνακας. Θα το βάλω σε ένα νέο φύλλο και θα δεχτώ την σειρά που έχω ήδη δώσει. Όταν πατάμε "Δημιουργία", ένα κενό Συγκεντρωτικό Πίνακας θα ανοίξει στο σημείο εισαγωγής … αλλά ένας κενός Συγκεντρωτικός Πίνακας δεν μας κάνει καλό. Πρέπει να του πούμε ποιες πληροφορίες πρέπει να αναλύσουμε.
Επιλέγουμε "Προσθήκη" δίπλα στις γραμμές και προσθέτουμε τη γραμμή "Τίτλος". Στη συνέχεια, κάτω από τις τιμές, επιλέγουμε "Προσθήκη" και επιλέγουμε ξανά "Τίτλος" και στη συνέχεια αποδεχόμαστε τη συνάρτηση COUNTA ως προεπιλογή. (Εάν αναζητούσαμε διπλά αριθμητικά δεδομένα, θα χρησιμοποιήσαμε COUNT, το COUNTA είναι για την καταμέτρηση των πεδίων κειμένου.)
Μόλις πραγματοποιήσουμε αυτές τις επιλογές, ο Συγκεντρωτικός πίνακας ενημερώνεται αυτόματα και τώρα βλέπουμε το τελικό αποτέλεσμα.
Σημειώστε ότι η στήλη COUNTA έχει τον αριθμό των φορών που εμφανίζεται κάθε τίτλος. Υπάρχει ένα 1 για τους περισσότερους τίτλους, αλλά οι Άξονες και οι Συμμάχοι και ο Κίνδυνος του Κάστρου δείχνουν δύο. Αυτό σημαίνει ότι υπάρχουν δύο περιπτώσεις καθενός από αυτούς τους τίτλους στο γράφημα. Όπως μπορείτε να δείτε, η μέθοδος του Συγκεντρωτικού Πίνακα είναι λίγο περισσότερο εμπλεκόμενη, αλλά σας δίνει επίσης μια συγκεκριμένη αναφορά σχετικά με το πού θα βρείτε τα αντίγραφα σας, τα οποία μπορούν να είναι πολύ χρήσιμα για την ανάλυση δεδομένων.
***
Τα υπολογιστικά φύλλα είναι συχνά αρκετά πιο περίπλοκα απ 'ό, τι παρόμοια έγγραφα που έγιναν στα Έγγραφα Google ή στο Microsoft Word. Επειδή έχουν κατασκευαστεί για την αντιμετώπιση οργανωμένων δεδομένων, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενό σας είναι ακριβές ανά πάσα στιγμή. Κρατώντας ένα διπλότυπο κελί στα αρχεία σας μπορεί πραγματικά να προκαλέσει κάποια σοβαρά προβλήματα με τα δεδομένα σας, αν δεν είστε προσεκτικοί, ειδικά όταν προσπαθείτε να ταξινομήσετε τις οικονομικές πληροφορίες σε ένα χρήσιμο υπολογιστικό φύλλο. Εμπλουτισμός θέματα, προσπαθώντας να βρείτε το εσφαλμένο κύτταρο από μόνος σας μπορεί να είναι μια ταλαιπωρία που είναι σχεδόν αδύνατο, αν το υπολογιστικό φύλλο είναι μεγάλο. Ευτυχώς, η αναγνώριση, αφαίρεση και διαγραφή πανομοιότυπων κυψελών δεδομένων είναι εκπληκτικά εύκολη στα φύλλα του Google, κάτι που είναι θετικό εάν ασχολείστε συνεχώς με υπολογιστικά φύλλα στην καθημερινή σας ροή εργασιών. Και αν ψάχνετε για κάτι που κάνει λίγο πιο εύκολο να ταξινομήσετε το περιεχόμενό σας, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε ένα πρόσθετο, όπως το Κατάργηση διπλότυπων, για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες σας είναι καλά ταξινομημένες και καλά οργανωμένες. Το 2019, δεν υπάρχει λόγος να διατηρήσετε ένα ακατάστατο υπολογιστικό φύλλο που έχει πληρωθεί με σφάλματα, οπότε βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας είναι σωστά και ότι οι πληροφορίες σας επαληθεύονται χρησιμοποιώντας τις μεθόδους που περιγράφονται παραπάνω.
Θέλετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα Φύλλα Google;
Η εύρεση των διπλών σας είναι ένα πράγμα, αλλά θα πρέπει να ελέγξετε το μάθημά μας για τον τρόπο με τον οποίο θα μετρήσετε τα διπλότυπα στα Φύλλα Google.
Οι στατιστικοί χρησιμοποιούν τη λειτουργία απόλυτης τιμής για πολλούς σκοπούς και θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιείτε απόλυτη αξία στα Φύλλα Google.
Θέλετε να εξασφαλίσετε τα υπολογιστικά φύλλα σας; Δείτε πώς μπορείτε να κλειδώσετε μια φόρμα στα Φύλλα Google.
Αν θέλετε να συγκρίνετε δεδομένα μεταξύ των στηλών, ανατρέξτε στον πλήρη οδηγό μας για τη σύγκριση των στηλών στα Φύλλα Google.
Γνωρίζατε ότι μπορείτε να κρατήσετε τις πληροφορίες του ημερολογίου και του φύλλου εργασίας σε φύλλα; Απλά διαβάστε το σεμινάριό μας σχετικά με την εργασία με τις πληροφορίες ημερομηνίας και ώρας στο Google Sheets.
