Τα Έγγραφα Google είναι ένας επαναστατικός τρόπος διαχείρισης αρχείων και εγγράφων στη σύγχρονη εποχή. Σας επιτρέπει να συνεργάζεστε στιγμιαία με διαφορετικούς χρήστες, παρέχοντας ταυτόχρονα πρόσβαση σε πληροφορίες από οποιαδήποτε συσκευή με σύνδεση στο διαδίκτυο.
Δείτε επίσης το άρθρο μας Πώς να διαγράψετε όλα τα έγγραφα στα Έγγραφα Google
Ωστόσο, όταν εργάζεστε στα Έγγραφα Google - ειδικά αν διαχειρίζεστε αυτά τα αρχεία κάθε μέρα - είναι ζωτικής σημασίας να διατηρείτε απίστευτα οργανωμένο. Εάν δεν το κάνετε, υπάρχει κίνδυνος να χάσετε σημαντικά δεδομένα και να χάσετε χρόνο ψάχνοντας για πράγματα που θα μπορούσατε να βρεθείτε αμέσως.
Για να βοηθήσετε στην οργάνωση στα Έγγραφα Google, θέλετε να χρησιμοποιήσετε φακέλους. Οι φάκελοι είναι εξαιρετικοί επειδή σας βοηθούν να ομαδοποιήσετε διαφορετικές ιδέες σε ένα ψηφιακό τμήμα. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε με βάση το χώρο εργασίας, την έννοια, την κατηγορία και πολλά άλλα. Ωστόσο, τα Έγγραφα Google δεν μπορούν να δημιουργήσουν πραγματικά φακέλους από μόνο του. Αντίθετα, τις δημιουργείτε μέσα στο Google Drive - ένα σύστημα που συνδέεται άμεσα με άλλο λογισμικό Google. Μην ανησυχείτε. η διαδικασία είναι ακόμα απίστευτα απλή.
Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξουμε πώς να φτιάξετε ένα φάκελο στο Google Drive για να οργανώσετε τα Έγγραφα Google.
Πώς να φτιάξετε ένα φάκελο στο Google Drive
Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο στο Google Drive, θέλετε να ανοίξετε το πρόγραμμα περιήγησης που προτιμάτε. Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Google Drive, συνδεθείτε και θα έχετε πρόσβαση σε όλα τα αρχεία και τα έγγραφά σας μπροστά σας.
Από εδώ, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο για να οργανώσετε ή να επιλέξετε εκείνα που έχετε ήδη που πρέπει να τοποθετηθούν.
Οργανισμός εγγράφου
Αν βρίσκεστε σε ένα έγγραφο Google Docs, μπορείτε να κατευθυνθείτε προς το κλειδί του φακέλου δίπλα στον τίτλο. Από εκεί, έχετε τη δυνατότητα να ονομάσετε ένα νέο φάκελο ή να προσθέσετε το έγγραφο σε ένα υπάρχον. Αν θέλετε να προσθέσετε μια υπάρχουσα, κάντε κλικ στον καθορισμένο φάκελο και επιλέξτε "Μετακίνηση εδώ" και το έγγραφο θα τοποθετηθεί στον χώρο ψηφιακής αποθήκευσης.
Έξοδος από την οργάνωση εγγράφων
Όπως ίσως γνωρίζετε, το Google Drive διαχειρίζεται τα Έγγραφα Google, τα Φύλλα Google και τις Παρουσιάσεις Google. Αυτό σας επιτρέπει να οργανώσετε και τα τρία αυτά τμήματα και τις ιδέες θέματος σε ένα.
Όταν βρίσκεστε στο Google Drive αλλά όχι σε συγκεκριμένο έγγραφο, θα είστε σε μια λίστα με όλα τα αρχεία σας. Για να τα οργανώσετε, μεταβείτε στην πάνω αριστερή πλευρά και επιλέξτε το κουμπί "Νέο". Από αυτήν την αναπτυσσόμενη λίστα, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο τμήμα "Φάκελος" και θα εμφανιστεί ένα νέο. Ονομάστε το φάκελο και θα εμφανιστεί στη λίστα εγγράφων σας.
Η λίστα τοποθετεί φακέλους υψηλότερα από τα αρχεία, οπότε το έχετε υπόψη σας. Σε αυτό το μενού, έχετε μερικές διαφορετικές επιλογές για οργάνωση. Μπορείτε να μεταφέρετε τα δεδομένα σας πάνω από τους φακέλους και θα τα τοποθετήσετε εκεί. Ή, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε ένα αρχείο και να επιλέξετε "Move-To" και θα σας δώσει μια λίστα με τους φακέλους στους οποίους μπορείτε να μεταφέρετε το έγγραφο.
Και οι δύο είναι απίστευτα γρήγορες και κάθε τρόπο θα κάνει ακριβώς αυτό που χρειάζεστε: να οργανώσετε τα αρχεία και τα έγγραφά σας.
Διαχείριση φακέλων
Αφού έχετε οργανώσει τα αρχεία σας, μπορείτε να εισάγετε ένα νέο επίπεδο καθαριότητας: οργάνωση φακέλων.
Μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε φακέλους, να τις μετακινήσετε σε υποφακέλους, να τις διαγράψετε και πολλά άλλα. Για να διαχειριστείτε ένα φάκελο, απλά κάντε δεξί κλικ σε αυτό στη λίστα και επιλέξτε όποια επιλογή επιθυμείτε από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο.
Οι φάκελοι διευκολύνουν επίσης την κοινή χρήση ομάδων εγγράφων με άλλους χρήστες. Αντί να μοιράζεστε κάθε αρχείο από μόνο του, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φάκελο για τη συσσώρευση διαφορετικών εγγράφων μέσα και να επιτρέψετε σε άλλους να το διαχειριστούν. Με την κοινή χρήση αυτού του συνδέσμου, οι χρήστες με πρόσβαση μπορούν να ανεβάσουν νέα έγγραφα, να έχουν πρόσβαση σε άλλα και πολλά άλλα σε πραγματικό χρόνο. Δεν χρειάζεται πλέον να περιμένετε να μεταφορτωθεί ένα έγγραφο και στη συνέχεια να το μοιραστείτε με το χέρι αφού περιμένετε όλο αυτό το διάστημα - μια κοινή καταγγελία με τους συχνούς συνεργάτες του Google Drive.
Εξωτερικές δυνατότητες
Μπορείτε επίσης να ανοίξετε φακέλους Drive σε άλλες εφαρμογές, όπως η εφαρμογή επιχειρηματικών συνομιλιών, το Slack ή η εφαρμογή διαχείρισης, Airtable. Οι φάκελοι μπορούν επίσης να έχουν διαφορετικά χρώματα και μπορείτε να τα ορίσετε για ακόμα πιο εύκολη πρόσβαση. Οι δυνατότητες για την οργάνωση των αρχείων του Google Drive σας είναι ατελείωτες.
Τώρα που γνωρίζετε πώς μπορείτε να οργανώσετε τα αρχεία του Google Drive, βεβαιωθείτε ότι έχετε περάσει κάποιο χρονικό διάστημα κατανοώντας την καλύτερη διαδικασία για εσάς. Μερικοί άνθρωποι προτιμούν διαφορετικούς φακέλους για όλα, ενώ άλλοι προτιμούν να συγκεντρώνουν μεγάλες ομάδες σε ένα φάκελο με υποφακέλους μέσα σε αυτό. Είτε έτσι είτε αλλιώς, το φανταστικό σύστημα οργάνωσης του Google Drive θα σας δώσει τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεχίσετε την εργασία σας, αντί να ξοδέψετε χρόνο ψάχνοντας για διαφορετικά έγγραφα και αρχεία.
