Η διαχείριση εγγράφων είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα στο SharePoint. Στην επιχείρηση, τα έγγραφα συχνά εξελίσσονται. Μπορούν να ξεκινήσουν από το OneDrive for Business και να καταλήξουν στην ομάδα της οργάνωσης. Τα έγγραφα συχνά αλλάζουν θέσεις, οπότε είναι γνωστό ότι οι εισερχόμενες και οι μετακινήσεις εγγράφων στο SharePoint είναι κρίσιμες.
Πολλοί τρόποι να το κάνετε
Γρήγοροι σύνδεσμοι
- Πολλοί τρόποι να το κάνετε
- 1. Εξερεύνηση αρχείων
- 2. Μετακίνηση σε / Αντιγραφή σε
- 3. Διαχείριση περιεχομένου και δομής
- 4. Οργανωτής περιεχομένου
- 5. Εργαλείο μετεγκατάστασης του SharePoint
- 6. Προϊόντα τρίτου μέρους
- 7. Προσαρμοσμένη λύση
- Επιλέξτε τη μέθοδο σας
Όλοι όσοι εργάστηκαν στο SharePoint γνωρίζουν ότι υπάρχουν πολλοί τρόποι για να γίνει κάποια συγκεκριμένη εργασία. Η μετακίνηση εγγράφων δεν αποτελεί εξαίρεση. Το αν καταλήγετε στο File Explorer ή το Migration Tool εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, όπως τον αριθμό των μετακινούμενων εγγράφων, τη σημασία της διατήρησης του ιστορικού έκδοσης, τα μεταδεδομένα και άλλα.
1. Εξερεύνηση αρχείων
Για να μετακινήσετε ένα έγγραφο χρησιμοποιώντας την Εξερεύνηση αρχείων, ανοίξτε και τις βιβλιοθήκες εγγράφων προορισμού και πηγής (δεν έχει σημασία αν είναι ο ίδιος ιστότοπος). Επιλέξτε το Εξερεύνηση αρχείων από το αναπτυσσόμενο μενού. Αυτό ανοίγει μια προβολή εξερευνητή για κάθε βιβλιοθήκη. Χρησιμοποιήστε το drag & drop για να μετακινήσετε στοιχεία μεταξύ των δύο προβολών του εξερευνητή.
Μπορείτε να μετακινήσετε και τους δύο φακέλους και τα αρχεία και να διατηρήσετε τους τύπους περιεχομένου εάν και οι δύο τοποθεσίες προέλευσης και στόχου έχουν ορισμένους τύπους περιεχομένου. Αυτή η μέθοδος διατηρεί επίσης προσαρμοσμένα μεταδεδομένα αν οριστούν τόσο οι πηγές όσο και οι τοποθεσίες στόχων χρησιμοποιώντας τα ίδια μεταδεδομένα.
Ωστόσο, η διαδικασία είναι χειροκίνητη και είναι περισσότερο αντίγραφο από μια κίνηση, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να διαγράψετε τα στοιχεία πηγής μετά τη μετακίνηση. Δεν διατηρεί το ιστορικό έκδοσης ή το δημιουργημένο, δημιουργημένο, τροποποιημένο και τροποποιημένο από ιδιότητες.
2. Μετακίνηση σε / Αντιγραφή σε
Αν και χρήσιμες και απλές, οι εντολές Μετακίνηση σε και Αντιγραφή σε διαθέσιμες μόνο στο SharePoint Online. Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να μεταφέρετε έγγραφα από το OneDrive for Business ή το SharePoint σε έναν προορισμό στο SharePoint ή το OneDrive. Επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ σε μία από τις δύο εντολές. Η επιλογή Μετακίνηση σε μετακινεί το έγγραφό σας με μεταδεδομένα και προστασία του ιστορικού εκδόσεων σε διαφορετικό φάκελο μέσα στην ίδια βιβλιοθήκη, σε άλλη βιβλιοθήκη ή σε διαφορετικό ιστότοπο.
Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για τους τελικούς χρήστες, καθώς είναι απλή και απλή. Σας επιτρέπει να αντιγράφετε και να μεταφέρετε αρχεία και φακέλους. Το καλύτερο είναι ότι διατηρεί τους τύπους περιεχομένου, το προσαρμοσμένο ιστορικό εκδόσεων μεταδεδομένων και το δημιουργημένο, δημιουργημένο, τροποποιημένο και τροποποιημένο από ιδιότητες. Ωστόσο, η εντολή Αντιγραφή στην εντολή διατηρεί μόνο την πιο πρόσφατη έκδοση - το κύριο μειονέκτημα είναι προφανώς το γεγονός ότι αυτή η μέθοδος είναι αποκλειστική για το SharePoint Online.
3. Διαχείριση περιεχομένου και δομής
Εάν ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα υποδομής του Publishing του SharePoint Server, θα μπορείτε να δείτε ένα σύνδεσμο Διαχείριση περιεχομένου και δομής κατά την πλοήγηση στο Administration Site . Χρησιμοποιώντας αυτήν τη λειτουργία, μπορείτε να μετακινήσετε / αντιγράψετε έγγραφα. Αυτό είναι ένα από τα καλύτερα hacks που θα σας βοηθήσει να μετακινήσετε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα, διατηρώντας παράλληλα το ιστορικό εκδόσεων, δημιουργήθηκε, δημιουργήθηκε, τροποποιήθηκε και τροποποιήθηκε από τις ιδιότητες. Ο τύπος περιεχομένου και τα μεταδεδομένα διατηρούνται επίσης χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο.
Ωστόσο, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία δημοσίευσης. Ακόμα και τότε, δεν θα μπορείτε να μετακινήσετε πολλούς φακέλους. Ίσως το μεγαλύτερο μειονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι πρέπει να είστε ιδιοκτήτης του ιστότοπου για να το χρησιμοποιήσετε. Ω, και λειτουργεί μόνο σε ένα ενιαίο site.
4. Οργανωτής περιεχομένου
Απλά ενεργοποιήστε τη λειτουργία Organizer περιεχομένου και, στη συνέχεια, επιλέξτε τους κανόνες δρομολόγησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και τοποθετήστε το έγγραφο που θέλετε να μετακινήσετε στη βιβλιοθήκη drop-off. Αυτή η μέθοδος σας επιτρέπει επίσης να μεταφέρετε έγγραφα σε οποιονδήποτε άλλο ιστότοπο. Παίρνει λίγο χρόνο για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους, αλλά πρέπει να το κάνετε μόνο μία φορά. Διατηρεί επίσης τους τύπους περιεχομένου και προσαρμοσμένα μεταδεδομένα.
Αν και δεν διατηρεί το ιστορικό εκδόσεων και απαιτεί διαχειριστή, έχει μια χρήσιμη λειτουργία που σας επιτρέπει να δρομολογήσετε το έγγραφό σας σε ένα φάκελο.
5. Εργαλείο μετεγκατάστασης του SharePoint
Η Microsoft γνωρίζει ότι η μετακίνηση εγγράφων στο SharePoint μπορεί να είναι λίγο δύσκολη. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η εταιρεία παρουσίασε το δωρεάν εργαλείο Migration SharePoint. Αυτό το εργαλείο διαχειρίζεται τα πάντα, από μικρές έως μεγάλες μεταβολές που μπορούν να περιλαμβάνουν αρχεία, φακέλους και ακόμη και λίστες από τον ιστότοπό σας SharePoint. Τα στοιχεία μεταφέρονται σε OneDrive ή SharePoint.
Το πιο εμφανές όφελος αυτής της μεθόδου είναι η ικανότητα του εργαλείου να χειρίζεται μεγάλες μετακινήσεις. Είναι επίσης πολύ προσαρμόσιμο και διατηρεί το ιστορικό εκδόσεων. Ωστόσο, δεν είναι συμβατό με τις εκδόσεις του SharePoint πριν από το 2013. Αντίθετα, ορισμένα προϊόντα μετανάστευσης τρίτων κατασκευαστών είναι σημαντικά πιο προσαρμόσιμα.
6. Προϊόντα τρίτου μέρους
Τα περισσότερα προϊόντα μετανάστευσης εγγράφων τρίτων μερών δεν είναι δωρεάν, αλλά έχουν την τάση να εκτελούν φανταστικά, ειδικά για μεγάλες μεταναστεύσεις. Έχουν την τάση να είναι κλιμακωτά και εξαιρετικά προσαρμόσιμα. Τα περισσότερα από αυτά τα προϊόντα είναι ικανά να διατηρούν τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων τύπων περιεχομένου, μεταδεδομένων, όλων των ιδιοτήτων και ιστορικού εκδόσεων.
Από την άλλη πλευρά, η μέθοδος αυτή κοστίζει χρήματα. Όταν εξετάζετε το γεγονός ότι πληρώνετε για ένα εργαλείο που θα σας βοηθήσει να μεταφέρετε έγγραφα, θα αρχίσετε να αναρωτιέστε γιατί το SharePoint δεν έρχεται ήδη με μια φιλική προς το χρήστη επιλογή. Ένα άλλο μειονέκτημα είναι ότι τα προϊόντα άλλων κατασκευαστών απαιτούν από τους διαχειριστές να τις διαμορφώσουν και να τις εκτελέσουν.
7. Προσαρμοσμένη λύση
Τέλος, μπορείτε να κωδικοποιήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη λύση μέσω μιας ποικιλίας τεχνικών όπως το REST API. Ο τελικός χρήστης δεν χρειάζεται να δρομολογεί τίποτα, μπορείτε να προσαρμόσετε όσο θέλετε και μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι όλα διατηρούνται μέσα στα έγγραφα. Από την άλλη πλευρά, πρέπει να είστε σε θέση να κωδικοποιήσετε και να περάσετε λίγο χρόνο γράφοντας και διατηρώντας τον κώδικα, ο οποίος μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολος γύρω από το χρόνο ενημέρωσης του προϊόντος.
Επιλέξτε τη μέθοδο σας
Υπάρχουν ακόμα περισσότερες μέθοδοι για τη μετακίνηση εγγράφων στο SharePoint, αλλά αυτές πρέπει να καλύπτουν τις περισσότερες από τις ανάγκες σας. Εξετάστε τι χρειάζεστε πρώτα και σύντομα θα γνωρίζετε ακριβώς ποια μέθοδο θα χρησιμοποιήσετε για κάθε μία από αυτές.
Ποια από αυτές τις μεθόδους προτιμάτε; Έχετε χρησιμοποιήσει περισσότερα από ένα; Συζητώ.
