Εάν χρησιμοποιείτε τα Φύλλα Google για επιχειρήσεις ή για έναν οργανισμό, κλειδώνει ή προστατεύει με άλλο τρόπο τα στοιχεία ενεργητικού. Η τυχαία τροποποίηση ή διαγραφή, οι κακόβουλες αλλαγές ή οι γενικές ενοχλήσεις ή λάθη μπορεί να σας κάνουν να χάσετε τη δουλειά σας και ενώ η Google διατηρεί ένα αντίγραφο ασφαλείας της, εξακολουθεί να χάνεται χρόνος. Εάν θέλετε να περιορίσετε την επεξεργασία για συγκεκριμένα κελιά ή να προστατεύσετε άλλες πτυχές του Φύλλων Google, αυτό το φροντιστήριο είναι για εσάς.
Δείτε επίσης το άρθρο μας Πώς θα εμφανιστεί η ημερομηνία της ημέρας στα Φύλλα Google
Το Φύλλο Google είναι το ισοδύναμο του Excel και παρέχει ορισμένα βασικά αλλά ακόμα ισχυρά εργαλεία υπολογιστικών φύλλων στο σύννεφο. Χρησιμοποιώ πολλά φύλλα και Έγγραφα Google. Αν και τίποτα δεν πρέπει να εξετάσουμε, περιέχουν όλα τα απαραίτητα εργαλεία που είναι απαραίτητα για την παραγωγικότητα. Μπορεί να μην είναι τόσο σε βάθος όσο το Office ή ικανό για πολλές λειτουργίες, αλλά αν δεν είστε λογιστής ή διαχειριστής έργου, δεν θα χρησιμοποιήσετε τα μισά εργαλεία που συνοδεύει το Office ούτως ή άλλως.
Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να προστατεύσετε την εργασία σας στα Φύλλα Google. Θα σας δείξω μερικά από αυτά.
Κλείδωμα κελιών στα Φύλλα Google
Για να περιορίσετε την επεξεργασία για συγκεκριμένα κελιά στα Φύλλα Google, τα κλειδώνετε. Με αυτόν τον τρόπο, μόνο εσείς ή κάποιος που προσθέτετε στην εγκεκριμένη λίστα μπορεί να τροποποιήσει αυτά τα κελιά. Όλοι οι άνθρωποι έχουν άδεια να τις δουν και να τις δουν αλλά δεν τις τροποποιούν. Είναι ένας πρακτικός τρόπος για να ελέγξετε ποιος κάνει τι με τα έγγραφά σας.
Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι για να γίνει αυτό. Μπορείτε να επιλέξετε κελιά και να τα κλειδώσετε ή να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο και να προσθέσετε εξαιρέσεις. Θα σας δείξω την πρώτη μέθοδο εδώ και τη μέθοδο εξαίρεσης σε ένα λεπτό.
- Ανοίξτε το φύλλο σας και επιλέξτε την περιοχή κελιών που θέλετε να κλειδώσετε.
- Επιλέξτε φύλλα δεδομένων και προστατευμένα φύλλα και εύρη. Μια μπάρα μενού θα εμφανιστεί στα δεξιά.
- Δώστε στην κλειδαριά ένα σημαντικό όνομα και επιλέξτε "Ρύθμιση αδειών".
- Επιλέξτε Περιορισμός ποιος μπορεί να επεξεργαστεί αυτό το εύρος και να τον ορίσει ως Μόνο εσείς ή να προσθέσει άλλους από την επιλογή Προσαρμογή.
- Επιλέξτε Τέλος όταν τελειώσετε.
Μπορείτε να προσθέσετε άλλα άτομα με τη διεύθυνσή τους στο Gmail ή να επιλέξετε από μια λίστα ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο έχετε δημιουργήσει τα φύλλα Google. Αφού γίνει, τα κελιά που έχετε ορίσει θα κλειδωθούν σε οποιονδήποτε, αλλά σε ποιον δίνετε άδεια. Η κλειδαριά είναι αόρατη μέχρι κάποιος να προσπαθήσει να την τροποποιήσει, ο οποίος δεν βρίσκεται στη λίστα.
Αν δεν θέλετε να κλειδώσετε τελείως τα κελιά, μπορείτε να εμφανίσετε ένα μήνυμα προειδοποίησης. Αυτό σας επιτρέπει να ειδοποιήσετε τον επεξεργαστή ότι τα κελί που πρόκειται να επεξεργαστούν είναι σημαντικά και να είναι ιδιαίτερα προσεκτικά.
- Ανοίξτε το φύλλο σας και επιλέξτε την περιοχή κελιών που θέλετε να κλειδώσετε.
- Επιλέξτε φύλλα δεδομένων και προστατευμένα φύλλα και εύρη. Μια μπάρα μενού θα εμφανιστεί στα δεξιά.
- Δώστε στο κλείδωμα ένα όνομα και επιλέξτε Ορισμός δικαιωμάτων.
- Επιλέξτε Εμφάνιση προειδοποίησης κατά την επεξεργασία αυτού του εύρους.
- Επιλέξτε Τέλος.
Με αυτήν τη ρύθμιση, οποιοσδήποτε πρόκειται να επεξεργαστεί το προστατευμένο κελί, θα δει μια προειδοποιητική προειδοποίηση λέγοντάς τους «Κεφάλι επάνω! Προσπαθείτε να επεξεργαστείτε ένα μέρος αυτού του φύλλου που δεν πρέπει να αλλάξει τυχαία. Επεξεργασία ούτως ή άλλως; Υπάρχει επίσης ένα συγκεκριμένο κουμπί OK για να βεβαιωθείτε ότι ο επεξεργαστής θέλει πραγματικά να αλλάξει το κελί. Αυτό είναι χρήσιμο για να υπενθυμίσετε σε αυτούς που εμπιστεύεστε να επεξεργαστούν το Φύλλο σας ότι τα συγκεκριμένα κελιά χρειάζονται πρόσθετη προσοχή.
Κλείδωμα ολόκληρου του φύλλου Google
Αν το κλείδωμα των κελιών δεν είναι αρκετό, μπορείτε να κλειδώσετε ολόκληρο το φύλλο Google ώστε να το διαβάσει μόνο για όλους, αλλά για εγκεκριμένους χρήστες. Ακολουθεί μια παρόμοια διαδικασία με τα παραπάνω, αλλά καθιστά ολόκληρο το φύλλο ανέγγιχτο και όχι συγκεκριμένα κύτταρα. Εάν παρουσιάζετε ή μοιράζεστε το φύλλο σας και δεν θέλετε να το δυσκολευτείτε, έτσι προστατεύετε.
- Ανοίξτε το φύλλο που θέλετε να κλειδώσετε.
- Επιλέξτε φύλλα δεδομένων και προστατευμένα φύλλα και εύρη. Μια μπάρα μενού θα εμφανιστεί στα δεξιά.
- Επιλέξτε την εναλλαγή Φύλλα αντί για Εύρος.
- Επιλέξτε το συγκεκριμένο φύλλο με το κουμπί επιλογής αν υπάρχουν περισσότερα από ένα.
- Επιλέξτε Ορισμός δικαιωμάτων και προσθέστε χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν.
- Επιλέξτε Τέλος.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια ρύθμιση με το κλείδωμα των κυττάρων όσον αφορά το κλείδωμα ή την προειδοποίηση. Χρησιμοποιεί την ίδια ρύθμιση όπως παραπάνω, γι 'αυτό δεν θα σας φέρω να το επαναλάβετε.
Προσθήκη εξαιρέσεων κυττάρων σε κλειδωμένο φύλλο
Ανέφερα παραπάνω ότι υπάρχει ένας δεύτερος τρόπος να κλειδώσετε τα κελιά και αυτό είναι να κλειδώσετε ολόκληρο το φύλλο αλλά να προσθέσετε κελιά ως εξαίρεση. Εάν έχετε ένα μεγάλο φύλλο και μόνο ένα ή λίγα κελιά για να κλειδώσετε, αυτό μπορεί να είναι ο απλούστερος τρόπος για να το κάνετε. Δείτε πώς:
- Ακολουθήστε την παραπάνω διαδικασία για να κλειδώσετε ολόκληρο το φύλλο Google, αλλά να σταματήσετε πριν από το βήμα 6.
- Επιλέξτε Μερικά κελιά κάτω από τον επιλογέα φύλλων.
- Προσθέστε τα κελιά που θέλετε να παραμείνουν επεξεργάσιμα στο πλαίσιο κάτω από το πλαίσιο. Συνεχίστε μέχρι να συμπεριληφθούν όλα τα κελιά.
- Επιλέξτε Επιλογές ρύθμισης και προχωρήστε από εκεί.
Μπορείτε να προσθέσετε επιμέρους εύρη επιλέγοντας μία ομάδα και στη συνέχεια επιλέγοντας κάτω από το σύνδεσμο Προσθήκη άλλης εμβέλειας. Μπορείτε να επαναλάβετε όσο είναι πρακτικό να ασφαλίσετε πλήρως το φύλλο σας.
