Για επαγγελματική ή προσωπική χρήση, το ημερολόγιο του Outlook μπορεί να είναι το αποτελεσματικότερο εργαλείο διαχείρισης χρόνου. Μπορείτε εύκολα να οργανώσετε και να μοιραστείτε το πρόγραμμά σας με άλλους και μπορείτε να δείτε τα ημερολόγια άλλων ανθρώπων για να βεβαιωθείτε ότι είστε όλοι στην ίδια σελίδα όταν πρόκειται για προθεσμίες.
Δείτε επίσης το άρθρο μας "Πώς να συγχρονίσετε το Ημερολόγιο Google με το Outlook"
Υπάρχουν πολλές δυνατότητες στο Outlook που διευκολύνουν τη συνεργασία, αλλά αυτό δεν το κάνει τέλειο. Αν αναρωτιέστε ποιος κοιτάζει το ημερολόγιό σας, μπορεί να σκοντάψετε κάποιοι περιορισμοί.
Μπορείτε να δείτε ποιος είδε το ημερολόγιό σας;
Η απάντηση στο ερώτημα αυτό είναι "ναι και όχι". Παρόλο που αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη σε κάποιο βαθμό, δεν προσφέρει πραγματικά όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε.
Αν δεν είστε διαχειριστής ημερολογίου, δεν υπάρχει τρόπος να δείτε ποιος εξέτασε το ημερολόγιό σας. Και αν είστε διαχειριστής, το μόνο πράγμα που μπορείτε να δείτε είναι ο τελευταίος λογαριασμός που συνδεθήκατε σε αυτό. Μόλις ένας άλλος λογαριασμός εξετάσει το ημερολόγιο, το προηγούμενο γίνεται αόρατο, οπότε δεν υπάρχει τρόπος να δείτε την πλήρη λίστα των ατόμων που το έχουν εξετάσει.
Το πιο κοντινό σε αυτό είναι να ελέγξετε ποιος είναι σε θέση να δει το ημερολόγιό σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση> Δικαιώματα ημερολογίου. Θα δείτε μια πλήρη λίστα ατόμων που έχουν πρόσβαση στο ημερολόγιό σας και τον τύπο πρόσβασης.
Τι σημαίνει το ημερολόγιό σας να μοιάζει με άλλους;
Ο τρόπος με τον οποίο οι άλλοι θα βλέπουν το ημερολόγιό σας εξαρτάται από τις πληροφορίες που αποφασίζετε να μοιραστείτε μαζί τους. Αν δεν αποφασίσετε να μοιραστείτε τις λεπτομέρειες της δραστηριότητάς σας, το μόνο που θα μπορούν να δουν είναι εάν είστε ελεύθεροι ή απασχολημένοι.
Αν αποφασίσετε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας με άλλους λαούς, θα μπορούν να δουν όλες τις λεπτομέρειες των συναντήσεων σας. Εάν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση σε ορισμένες λεπτομέρειες, μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένες συναντήσεις σε Ιδιωτικό.
Όταν μοιράζεστε ένα ημερολόγιο, μπορείτε να επιλέξετε διάφορα δικαιώματα πρόσβασης. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε Πλήρη στοιχεία, τα άτομα θα δουν το θέμα, την ώρα, την τοποθεσία και τις σημειώσεις και τις λεπτομέρειες που καταχωρίσατε στο ημερολόγιο.
Από την άλλη πλευρά, οι Περιορισμένες λεπτομέρειες θα εμφανίζουν μόνο το θέμα, την ώρα και την τοποθεσία.
Εκτός από τον εαυτό σας, μπορείτε να ορίσετε εκδότες και αντιπροσώπους που μπορούν να επεξεργαστούν τα ημερολόγιά σας. Οι αντιπρόσωποι μπορούν να ενεργούν εκ μέρους σας, μοιράζοντας διάφορες λεπτομέρειες, καθώς και στέλνοντας και απαντώντας σε αιτήματα.
Πώς να ανοίξετε τα ημερολόγια των άλλων ανθρώπων;
Η προβολή των ημερολογίων άλλων ανθρώπων στο Outlook είναι αρκετά εύκολη και μπορεί να γίνει μόνο με μερικά κλικ. Εδώ πρέπει να κάνετε:
- Από τη σελίδα Ημερολόγιο στο Outlook, μεταβείτε στην επιλογή Άνοιγμα ημερολογίου> Άνοιγμα κοινόχρηστου ημερολογίου .
- Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο με τα ονόματα των ατόμων των οποίων το ημερολόγιο είναι διαθέσιμο σε εσάς. Κάντε κλικ στην επιλογή Όνομα … και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα όνομα από τη λίστα.
Ανάλογα με την άδειά σας πρόσβασης, θα μπορείτε να βλέπετε διαφορετικές πληροφορίες. Θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας και μπορείτε να δείτε έως και 30 ημερολόγια δίπλα-δίπλα.
Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση σε ημερολόγιο;
Αν σκοπεύετε να κάνετε διακοπές ή εάν θέλετε κάποιον άλλο να διαχειριστεί το ημερολόγιό σας για οποιοδήποτε λόγο, μπορείτε να το κάνετε αυτό με τον ορισμό ενός αντιπροσώπου. Όπως αναφέρθηκε, οι εκπρόσωποι μπορούν να στέλνουν και να δέχονται αιτήσεις συνάντησης εκ μέρους του διαχειριστή και να επεξεργάζονται διάφορα στοιχεία μέσα σε ένα έγγραφο.
Ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να ελέγξετε το ημερολόγιό σας κάποιον, όπως ένας υφισταμένος:
- Από την προβολή ημερολογίου, μεταβείτε στην επιλογή Αρχείο> Ρυθμίσεις λογαριασμού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαμεσολάβηση πρόσβασης .
- Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα όνομα από τη λίστα ή πληκτρολογήστε το. Κάντε κλικ στο όνομα και μεταβείτε στην επιλογή Προσθήκη .
- Στο μενού "Εξουσιοδοτημένα δικαιώματα", δώστε τα δικαιώματα του εκδότη σας . Ένα άλλο πράγμα που μπορείτε να κάνετε είναι να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιλέξετε μία από τις ακόλουθες επιλογές:
- Μόνο οι εκπρόσωποί μου, αλλά στείλτε ένα αντίγραφο των αιτήσεων συνάντησης και των απαντήσεων σε μένα.
- Μόνο οι εκπρόσωποί μου.
Αυτό θα δώσει στον άλλο χρήστη πλήρη πρόσβαση στο ημερολόγιό σας και θα μπορείτε να δείτε όλα όσα συμβαίνουν με το πρόγραμμά σας.
Διαχειριστείτε το χρόνο σας
Υπάρχει μια πληθώρα επιλογών που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε το χρόνο σας αποτελεσματικά με το Outlook. Επιπλέον, μπορείτε να μοιραστείτε το πρόγραμμά σας με τα μέλη της ομάδας σας και να ρίξετε μια ματιά στις δικές τους. Μπορείτε να οργανώσετε κάθε είδους έργα και να παρακολουθείτε την πρόοδο.
Υπάρχει κάτι άλλο για το Outlook που θα θέλατε να το ξέρετε; Μη διστάσετε να μοιραστείτε τις προτάσεις σας στα παρακάτω σχόλια.
