Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί τα Έγγραφα Google ή τη G Suite ή συνεργάζεστε με οργανισμούς που κάνουν, γνωρίζοντας ποιος είδε ποιο έγγραφο και πότε μπορεί να είναι χρήσιμες πληροφορίες. Από τη διασφάλιση ότι όλοι διαβάζουν ένα προσχέδιο, τους όρους και τις προϋποθέσεις, την τελευταία υποβολή, τις πολιτικές και τις διαδικασίες σας ή κάποιο άλλο σημαντικό έγγραφο, είναι σε θέση να δουν ποιος έκανε τι και πότε αποτελεί βασικό συστατικό σε κάθε περίπτωση όπου η λογοδοσία έχει σημασία.
Δείτε επίσης το άρθρο μας σχετικά με τον τρόπο εγκατάστασης προσαρμοσμένων γραμματοσειρών για τα Έγγραφα Google
Μέχρι πρόσφατα, δεν μπορείτε να δείτε ποιος είδε το έγγραφό σας Google. Θα μπορούσατε να δείτε ποιος το επεξεργάστηκε, αλλά όχι ποιος το διαβάσει. Αν δεν αποθηκεύσουν, επεξεργαστούν ή αφήσουν ένα σχόλιο, δεν είχατε ιδέα εάν ένα συγκεκριμένο άτομο διαβάσει καθόλου την τελευταία έκδοση ενός εγγράφου. Επίσης, επειδή μπορείτε να μοιράζεστε τα Έγγραφα Google με δικαιώματα μόνο για ανάγνωση, μπορείτε να μοιραστείτε το έγγραφο με μερικούς ανθρώπους με την πρόθεση να ελέγξουν το έγγραφο αλλά να μην κάνουν καμία αλλαγή.
Τώρα, εάν εργάζεστε μέσα σε έναν οργανισμό, μπορείτε να διαμορφώσετε τα πράγματα έτσι ώστε να μπορείτε να δείτε ποιος είδε το έγγραφό σας στο Google. Εξακολουθείτε να μην βλέπετε ποιος είδε το έγγραφό σας Google εάν χρησιμοποιείτε το Έγγραφο Google στην δωρεάν έκδοση των Google Apps.
Η Google πρόσθεσε πρόσφατα τη δυνατότητα να δει ποιος είδε το έγγραφό σας Google στο G Suite, το οποίο περιλαμβάνει το Google Apps και την αξιόπιστη φιλοξενία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η G Suite είναι πολύ δημοφιλής στις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις που θέλουν να δημιουργήσουν φιλοξενία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το όνομα τομέα της εταιρείας.
Η Παρακολούθηση Δραστηριότητας G Suite
Εάν χρησιμοποιείτε το G Suite σε έναν οργανισμό και έχετε μοιραστεί ένα Έγγραφο Google με άλλους για συνεργασία ή απλώς για να διαβάσετε το έγγραφο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Παρακολούθηση δραστηριότητας για να δείτε το "Ιστορικό προβολής" του αρχείου Έγγραφο Google.
- Ανοίξτε το Έγγραφο Google για το οποίο θέλετε να δείτε το ιστορικό προβολών
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο βέλους προς τα πάνω προς τα πάνω ή πηγαίνετε στο αναπτυσσόμενο μενού Εργαλεία
- Ανοίξτε την Παρακολούθηση δραστηριότητας
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα " Όλοι οι θεατές" για την καρτέλα της εταιρείας σας
Αυτή η διαδικασία θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε τις προβολές στο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας και της ώρας της τελευταίας προβολής για κάθε θεατή. Εάν δεν βλέπετε την επιλογή ιστορικού προβολής στο Έγγραφο Google, πιθανόν να σημαίνει ότι έχετε συνδεθεί στην ελεύθερη έκδοση των Εγγράφων Google που συνοδεύει κάθε λογαριασμό Google Apps που λαμβάνετε με έναν λογαριασμό Gmail.
Τάσεις θεατών και σχολίων
Εκτός από το να βλέπει κανείς ποιος είδε το Έγγραφο σας Google και πότε το Activity Monitor επίσης σας δίνει τη δυνατότητα να βλέπετε τις τάσεις όταν τα άτομα βλέπουν ή σχολιάζουν το έγγραφό σας.
Viewers Trend - σας δείχνει ένα διάγραμμα ράβδων του αριθμού των μοναδικών θεατών για κάθε χρονικό διάστημα που επιλέγετε από 7 ημέρες σε "all time"
Σχόλια Trend - σας δείχνει bar charts της τάσης σχόλιο για οποιοδήποτε χρονικό διάστημα από 7 ημέρες σε "όλη την ώρα"
Απενεργοποιήστε το Ιστορικό προβολών
Μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία αν εργάζεστε σε ένα εμπιστευτικό αρχείο ή κάτι που δεν προορίζεται για δημόσια κατανάλωση. Αν και δεν προσθέτει στην ιδιωτικότητα, είναι μια ρύθμιση για να ρυθμίσετε το μυαλό άνετα.
- Ανοίξτε το Έγγραφο Google
- Κάντε κλικ στο βέλος που δείχνει προς τα πάνω στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου σας ή μεταβείτε στο Εργαλεία από το αναπτυσσόμενο μενού
- Ανοίξτε την Παρακολούθηση δραστηριότητας
- Στην περιοχή Ρύθμιση εγγράφου, μεταβείτε στην επιλογή Εμφάνιση του ιστορικού προβολής για αυτό το έγγραφο
Δείτε ποιος άλλαξε το έγγραφό σας Google
Η μέτρηση των προβολών είναι χρήσιμη για τη λογοδοσία και για να βεβαιωθείτε ότι τα άτομα που στέλνετε ένα έγγραφο θα το διαβάσουν, αλλά ο έλεγχος της έκδοσης είναι πιο σημαντικός. Ειδικά αν εργάζεστε σε μια ρυθμιζόμενη βιομηχανία. Ο έλεγχος έκδοσης είναι κάτι που το Google Docs έχει κάνει για λίγο και θα δείξει ποιος έχει επεξεργαστεί ένα έγγραφο, αποθηκεύσει ή το μοιραστεί.
Εάν ενδιαφέρεστε για τον έλεγχο της έκδοσης ή θέλετε να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν έχει κάνει αλλαγές, δεν θα έπρεπε να το κλειδώσετε, μπορείτε να το μάθετε.
- Ανοίξτε ένα Έγγραφο Google που θέλετε να παρακολουθήσετε
- Επιλέξτε Αρχείο και Ιστορικό εκδόσεων
- Επιλέξτε Εμφάνιση ιστορικού εκδόσεων
Ένα παράθυρο ολισθητήρα θα πρέπει να εμφανίζεται στα δεξιά της οθόνης σας, δείχνοντας κάθε αποθήκευση και επεξεργασία για το συγκεκριμένο έγγραφο. Ανάλογα με τον τρόπο που έχετε ρυθμίσει το G Suite ή τα Έγγραφα Google, μπορείτε επίσης να δείτε αυτά τα δεδομένα επιλέγοντας το σύνδεσμο "Τελευταία επεξεργασία ήταν …" στο επάνω μέρος του εγγράφου. Σας μεταφέρει στην ίδια ακριβώς θέση.
Μέσα σε αυτό το παράθυρο διαφάνειας, πρέπει επίσης να έχετε τη δυνατότητα να προβάλετε την προηγούμενη έκδοση του εγγράφου προτού γίνουν οι αλλαγές. Αυτό είναι απαραίτητο για τον έλεγχο της έκδοσης καθώς έχετε ένα ίχνος ελέγχου για τις αλλαγές που έγιναν, πότε και από ποιον. Είναι επίσης χρήσιμο εάν κάνατε κάποιες αλλαγές, κοιμηθείτε σε αυτό, αλλάξτε το μυαλό σας και θέλετε να τις επαναφέρετε.
Δείτε ποιος έχει μοιραστεί το έγγραφό σας Google
Μπορείτε επίσης να δείτε ποιος έχει μοιραστεί το έγγραφό σας Google και πότε. Μπορείτε επίσης να δείτε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης, ώστε να μπορείτε να ελέγχετε καλύτερα την πρόσβαση στο έγγραφό σας.
- Ανοίξτε το Google Drive και επιλέξτε το εικονίδιο γύρου "i" στην επάνω δεξιά γωνία
- Επιλέξτε Δραστηριότητα από το ρυθμιστικό που εμφανίζεται στα δεξιά
Θα πρέπει να δείτε αν το Έγγραφο είναι ή έχει μοιραστεί, ποιος τελευταία επεξεργάστηκε το έγγραφο και πότε έγινε η τελευταία ενέργεια σε αυτό. Είναι σύντομη, αλλά σας λέει τι πρέπει να ξέρετε.
Μπορείτε επίσης να ελέγξετε μέσα από το έγγραφο επιλέγοντας Κοινή χρήση. Τα ονόματα των ατόμων θα εμφανιστούν στο αναδυόμενο παράθυρο. Εάν υπάρχουν πολλοί άνθρωποι, επιλέξτε ένα όνομα και θα εμφανιστεί η λίστα με όλα τα ονόματα.
Έτσι μπορείτε να δείτε ποιος είδε το έγγραφό σας Google, το άλλαξε, μοιράστηκε ή αλληλεπίδρασε με αυτό με οποιονδήποτε τρόπο. Λειτουργεί μόνο για το G Suite και τα Έγγραφα Google που έχουν εγγραφεί σε οργανισμούς και όχι σε άτομα, αλλά λειτουργεί!
