Οι σύνδεσμοι του Google Drive είναι πολύτιμοι για όσους χρησιμοποιούν την υπηρεσία αποθήκευσης cloud για εργασία ή για να συνεργαστούν σε έργα. Οποιοσδήποτε έχει λογαριασμό μπορεί να μοιράζεται πρόσβαση σε ολόκληρη τη μονάδα δίσκου ή σε συγκεκριμένα αρχεία ή φακέλους. Μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση μόνο για ανάγνωση ή να επιτρέψετε την πλήρη συνεργασία, εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς. Είναι δυνατό να προσθέσετε μια ημερομηνία λήξης για ένα σύνδεσμο του Google Drive, το οποίο είναι ένα καθαρό τέχνασμα. Θα σας δείξω πώς να χρησιμοποιείτε συνδέσμους για να συνεργαστείτε στο Google Drive.
Το Google Drive διευκολύνει τη συνεργασία και την κοινή χρήση δεδομένων. Μερικές φορές είναι λίγο εύκολο. Ενώ είναι εύκολο να καταργήσετε την πρόσβαση στα δεδομένα σας, είναι πολύ εύκολο να ξεχάσετε ποιος έχει πρόσβαση και πώς δεν το κάνει. Όταν τελειώσει το έργο ή δεν χρειάζεστε πλέον κάποιον άλλο για να αποκτήσετε πρόσβαση στο Δίσκο σας, πρέπει να θυμάστε να ανακαλέσετε την πρόσβαση. Ενώ είναι ασφαλές, είναι μια λογική προφύλαξη. Είναι καλό που η Google σάς επιτρέπει να ορίσετε μια λήξη σε τέτοιους συνδέσμους.
Ακολουθούν τα βασικά στοιχεία της συνεργασίας με τους συνδέσμους του Google Drive.
Χρησιμοποιώντας συνδέσμους στο Google Drive
Αφού αποθηκεύσετε τα δεδομένα στο Google Drive, μπορείτε να επιτρέψετε σε άλλους να τα διαβάσουν ή να έχουν πρόσβαση σε αυτά για ανάγνωση, εγγραφή και επεξεργασία. Μπορείτε να προσθέσετε όσους χρήστες επιθυμείτε χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και θα τους αποσταλεί ένας σύνδεσμος που θα ακολουθήσουν για να αποκτήσουν πρόσβαση στα δεδομένα και να εκτελέσουν οποιεσδήποτε εργασίες εκχωρήσετε.
Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πρώτα ότι οι συνδέσεις στο Google Drive δεν επιτρέπουν σε αυτά τα άτομα να έχουν πρόσβαση σε οποιοδήποτε άλλο μέρος των αποθηκευμένων δεδομένων σας, επομένως εξακολουθεί να είναι ασφαλές.
Τώρα, στην κοινή χρήση.
- Συνδεθείτε στο Google Drive και πλοηγηθείτε στο στοιχείο που θέλετε να μοιραστείτε.
- Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο ή στο φάκελο και επιλέξτε Λήψη Sharable Link.
- Εναλλαγή στην κοινή χρήση συνδέσμων και η εναλλαγή θα γίνει πράσινη.
- Επιλέξτε Ρυθμίσεις κοινής χρήσης.
- Είτε αντιγράφετε τη σύνδεση και στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτά που θέλετε να επιτρέψετε ή να τα προσθέσετε ως χρήστες πληκτρολογώντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους στο πλαίσιο "Άτομα".
- Επιλέξτε Τέλος όταν τελειώσετε.
Αυτά που προσθέτετε θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον σύνδεσμο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να αποκτήσουν πρόσβαση στο στοιχείο που επιτρέπετε.
Διαχείριση επιπέδων πρόσβασης στο Google Drive
Εκτός από τον έλεγχο του ποιος μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στα στοιχεία του Google Drive, μπορείτε επίσης να ελέγξετε τι μπορούν να κάνουν με αυτούς. Μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση ανάγνωσης, εγγραφής και να αποτρέψετε άλλους χρήστες να προσθέσουν επιπλέον χρήστες. Μπορείτε επίσης να εμποδίσετε οποιονδήποτε να κατεβάσει, να εκτυπώσει ή να αντιγράψει τα αρχεία σας. Εάν εκτελείτε μια επιχείρηση, αυτή η τελική πτυχή μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη.
- Κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο που μοιράζεστε.
- Επιλέξτε "Κοινή χρήση" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Για προχωρημένους".
- Επιλέξτε για να προσθέσετε τα άτομα στα οποία θέλετε να επιτρέψετε την πρόσβαση.
- Επιλέξτε το εικονίδιο με το μολύβι προς τα δεξιά.
- Επιλέξτε το επίπεδο πρόσβασης που θέλετε, Επεξεργασία, Σχόλιο ή Προβολή.
- Ελέγξτε τα παρακάτω πλαίσια για να αποφύγετε όσους έχουν πρόσβαση σε επεξεργασία προσθέτοντας περισσότερα άτομα ή κατεβάζοντας, εκτυπώνοντας ή αντιγράφοντας τα δεδομένα σας.
- Επιλέξτε Τέλος.
Είναι πάντα καλύτερο να περιορίζετε την πρόσβαση και όχι να είστε υπερβολικά γενναιόδωροι με αυτήν. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν τα δεδομένα σας είναι ιδιωτικά ή περιέχουν προσωπικά ή εταιρικά δεδομένα. Μπορείτε πάντα να προσθέσετε πρόσβαση εάν χρειαστεί.
Ορίστε μια ημερομηνία λήξης για έναν σύνδεσμο του Google Drive
Εάν εκτελείτε ένα έργο για ένα πεπερασμένο χρονικό διάστημα, ίσως θελήσετε να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για τη σύνδεση Google Drive. Αυτό βοηθάει αν έχετε πολλά πράγματα και ίσως ξεχάσετε να ανακαλέσετε την πρόσβαση μόλις ολοκληρωθεί η συνεργασία.
- Επιλέξτε το αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε.
- Επιλέξτε Share και Advanced στο κάτω δεξιό μέρος.
- Προσθέστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου με τον οποίο μοιράζεστε.
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομα και επιλέξτε Ρύθμιση χρονοδιακόπτη λήξης.
- Προσθέστε ένα κατάλληλο χρονικό όριο.
- Επιλέξτε Αποθήκευση και έπειτα Τέλος.
Αυτό θα σας επιτρέψει να επιτρέψετε την πρόσβαση του ατόμου για ένα κατάλληλο χρονικό διάστημα, αλλά σε διαχρονικότητα. Για απασχολημένους ή ξεχασμένους ανθρώπους, το σύστημα φροντίζει από μόνο του.
Αλλάξτε τον κάτοχο στο Google Drive
Αν παραδίδετε ένα κομμάτι εργασίας ή δεδομένα στο Google Drive, αντί να επιτρέπετε στο πρόσωπο που παραδίδετε να γίνει συντάκτης, μπορείτε απλά να μεταβιβάσετε το στοιχείο σε αυτά. Διατηρεί τα πράγματα ωραία και τακτοποιημένα και σας επιτρέπει να επικεντρωθείτε στο επόμενο κομμάτι.
- Επιλέξτε το αρχείο ή το φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε.
- Επιλέξτε Share και Advanced στο κάτω δεξιό μέρος.
- Προσθέστε το άτομο, εάν δεν το έχετε ήδη κάνει.
- Επιλέξτε το όνομά τους με το στοιχείο "Ποιος έχει πρόσβαση".
- Επιλέξτε το εικονίδιο επεξεργασίας μολυβιού και μεταβείτε στο Ιδιοκτήτης.
- Επιλέξτε Τέλος.
Το στοιχείο στη συνέχεια αντιγράφει στο Google Drive και μπορείτε είτε να διατηρήσετε την πρόσβαση σε αυτό είτε να καταργήσετε.
