Πώς να ρυθμίσετε τις ημερομηνίες λήξης για τα αρχεία μονάδων κοινής χρήσης Google

Εάν χρησιμοποιείτε το G Suite - το σύνολο εφαρμογών που πληρώνετε με το Google, το οποίο περιλαμβάνει Gmail, Έγγραφα, Δίσκο και Ημερολόγιο για οργανισμούς - τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ελάχιστα γνωστή λειτουργία που σας επιτρέπει να ορίσετε ημερομηνίες λήξης για τα αρχεία του Google Drive που έχουν κοινή χρήση. Η δυνατότητα ορισμού λήξης σε ένα κοινόχρηστο αρχείο είναι χρήσιμη για την προσωρινή κοινή χρήση δεδομένων με άλλες ομάδες ή εξωτερικούς ανάδοχους χωρίς να τους παρέχεται απεριόριστη πρόσβαση. Είναι επίσης εξαιρετικό για την κοινή χρήση σχεδίων συνεργατικών έργων, έτσι ώστε να μπορείτε να διασφαλίσετε ότι κανείς στην ομάδα σας δεν έχει πρόσβαση σε μη έγκυρο αντίγραφο των δεδομένων σας.
Μπορείτε πάντα να ανακαλέσετε ένα αρχείο, φυσικά, αλλά θα πρέπει να θυμάστε να το κάνετε για κάθε κοινό αρχείο. Εάν μοιράζεστε πολλά αρχεία με πολλούς διαφορετικούς ανθρώπους, αυτό μπορεί γρήγορα να γίνει ανέφικτο και αυτό σημαίνει ότι ο καθορισμός ημερομηνιών λήξης, καθώς αρχικά μοιράζεστε τα αρχεία, είναι πολύ χρήσιμο. Έτσι, εδώ μπορείτε να ορίσετε ημερομηνίες λήξης σε κοινόχρηστα αρχεία του Google Drive.

Περιορισμοί ημερομηνιών λήξης για αρχεία κοινών αρχείων Google Drive

Κατ 'αρχάς, ξεκαθαρίστε ότι η δυνατότητα αυτόματης λήξης ημερομηνίας είναι προς το παρόν διαθέσιμη μόνο για τους χρήστες της πληρωμένης υπηρεσίας G Suite. Αυτό δεν είναι διαθέσιμο για τους δωρεάν χρήστες του Google Account ή αυτούς που εξακολουθούν να είναι στη δωρεάν έκδοση παλαιού τύπου της G Suite.
Επίσης, σημειώστε ότι ο παραπάνω περιορισμός αφορά μόνο την δυνατότητα ορισμού ημερομηνιών λήξης της κοινής διάρκειας του Google Drive. Οι χρήστες στους οποίους μοιράζεστε ένα αρχείο με ημερομηνία λήξης δεν χρειάζεται να έχετε έναν πληρωμένο λογαριασμό G Suite ή να είστε μέλος του οργανισμού σας G Suite (αν και θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχουν τα σωστά δικαιώματα για τα κοινόχρηστα αρχεία σας, συζήτηση παρακάτω).

Ρύθμιση ημερομηνίας λήξης για ένα αρχείο κοινής μονάδας Google Drive

Για να ξεκινήσετε, συνδεθείτε στο Google Drive σας, φροντίζοντας να χρησιμοποιήσετε το σωστό λογαριασμό G Suite.

Μόλις συνδεθείτε, εντοπίστε το αρχείο που θέλετε να μοιραστείτε και κάντε δεξί κλικ (ή Control-click για χρήστες Mac) στο αρχείο. Επιλέξτε Κοινή χρήση από το μενού που εμφανίζεται.

Εναλλακτικά, εάν έχετε ήδη ανοίξει το αρχείο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία.

Με κάθε μέθοδο, θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο Κοινή με άλλα . Αν το έγγραφο είναι ήδη κοινόχρηστο χωρίς ημερομηνία λήξης με μια υπάρχουσα επαφή, κάντε κλικ στο κείμενο Shared with … (Κοινόχρηστο με … ) κάτω από το πλαίσιο εισαγωγής. Εάν πρέπει να μοιραστείτε το έγγραφο για πρώτη φορά, εισαγάγετε το όνομα της επαφής ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των επιθυμητών χρηστών, βεβαιώνοντας ότι οι άδειες τους έχουν οριστεί σε Επεξεργασία ή χαμηλότερη (δεν μπορείτε να ορίσετε μια λήξη για χρήστες που έχουν οριστεί με τον Ιδιοκτήτη -βάσεις επιπέδου).

Αφού έχετε μοιραστεί το αρχείο με τους κατάλληλους χρήστες, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινόχρηστο με κείμενο παραπάνω ή στο κουμπί Για προχωρημένους στην κάτω δεξιά γωνία. Από τη λίστα των χρηστών που εμφανίζονται, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από έναν από τους χρήστες και θα εμφανιστεί ένα χρονόμετρο / εικονίδιο ρολογιού.

Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο και έπειτα επιλέξτε την επιθυμητή περίοδο λήξης από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή Έξοδος:

Υπάρχουν προεπιλεγμένες επιλογές των 7 και 30 ημερών, αλλά μπορείτε να επιλέξετε Προσαρμοσμένη ημερομηνία για να εισαγάγετε οποιαδήποτε ημερομηνία λήξης επιθυμείτε. Η μόνη προειδοποίηση είναι ότι δεν υπάρχει δυνατότητα ορισμού συγκεκριμένου χρόνου εκπνοής. Το αρχείο θα λήγει πάντοτε τη στιγμή που θα μοιραστεί την καθορισμένη ημερομηνία.
Μόλις τελειώσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει κλικ στο μπλε κουμπί Αποθήκευση αλλαγών για να ενεργοποιήσετε την ημερομηνία λήξης. Μόλις επιτευχθεί αυτή η ημερομηνία, ο χρήστης σας δεν θα έχει πλέον πρόσβαση στο αρχείο. Για να αποφευχθεί η λήψη τους και η παράκαμψη των ρυθμίσεων λήξης, βεβαιωθείτε ότι οι άδειες τους έχουν ρυθμιστεί είτε σε Προβολή είτε σε Σχόλιο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο στο κάτω μέρος του παραθύρου κοινής χρήσης που ονομάζεται Απενεργοποίηση επιλογών για λήψη, εκτύπωση και αντιγραφή για σχολιαστές και θεατές .

Μπορείτε να προσαρμόσετε ή να ακυρώσετε τη λήξη κοινής χρήσης επιστρέφοντας σε αυτό το μενού, κάνοντας ξανά κλικ στο εικονίδιο με το ρολόι και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ακύρωση λήξης .

Έχω G Suite αλλά δεν βλέπω το εικονίδιο ρολογιού

Αν ακολουθήσατε αυτά τα βήματα στο λογαριασμό σας, αλλά δεν βλέπετε το εικονίδιο ρολογιού / χρονόμετρου όπως περιγράφεται παραπάνω, τότε είναι πιθανό ότι δεν έχετε συμβατό λογαριασμό G Suite. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, το Google δυστυχώς περιορίζει τη δημιουργία ημερομηνιών λήξης κοινών αρχείων σε χρήστες της τρέχουσας υπηρεσίας G Suite.
Δυστυχώς, η Google δεν ήταν πολύ σαφής όσον αφορά τις αλλαγές στην υπηρεσία της με την πάροδο των ετών, οπότε ακόμα και αν έχετε λογαριασμό G Suite, μπορεί να έχει δημιουργηθεί με την υπηρεσία G Suite της Google "παλαιού τύπου" και δεν είναι συμβατή με αυτήν χαρακτηριστικό. Μπερδεμένη, έτσι δεν είναι;
Αλλά θυμηθείτε, χρειάζεστε μόνο έναν σύγχρονο λογαριασμό G Suite για να δημιουργήσετε ημερομηνίες λήξης για τα κοινόχρηστα αρχεία. Εφόσον διαθέτετε αυτόν τον συμβατό λογαριασμό, μπορείτε να μοιραστείτε και να ρυθμίσετε τις ημερομηνίες λήξης για οποιονδήποτε τύπο Λογαριασμού Google, τόσο εντός όσο και εκτός του οργανισμού σας.