Συχνά βρίσκεστε να πληκτρολογείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αρκετές φορές στη σειρά για να μπορείτε να το στείλετε μεμονωμένα σε πολλαπλές επαφές; Εάν ναι, ένας αυτόματος ανταποκριτής μπορεί να είναι μια εξαιρετική λύση. Σας επιτρέπει να ορίσετε μια αυτόματη απάντηση που θα σταλεί ως απάντηση σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα.
Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις όπου αυτό μπορεί να έρθει σε πρακτικό. Εάν είστε εκτός γραφείου, είτε για ένα μεσημεριανό είτε για διακοπές, αυτό μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να απαντήσετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χωρίς να χρειάζεται να κάνετε τίποτα.
Πώς λειτουργεί?
Το OS X Mail χρησιμοποιεί διαφορετικούς κανόνες και κριτήρια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη δημιουργία αυτόματων απαντήσεων. Αν ρυθμίσετε σωστά όλες τις παραμέτρους, μπορείτε να έχετε έναν πολύ ευέλικτο τρόπο απάντησης στα εισερχόμενα μηνύματα όταν βρίσκεστε μακριά από τις συσκευές σας.
Μπορείτε να ορίσετε διάφορα κριτήρια που πρέπει να πληρούνται για την αποστολή του μηνύματος. Μπορείτε να επιλέξετε να απαντάτε σε όλα τα μηνύματα ή μόνο στις συγκεκριμένες διευθύνσεις που εισάγετε. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε διαφορετικά μηνύματα για διαφορετικές κατηγορίες αποστολέων, έτσι ώστε όλοι να λαμβάνουν την κατάλληλη απάντηση.
Πώς να ρυθμίσετε έναν αυτόματο ανταποκριτή
Ευτυχώς, η δημιουργία αυτού του χαρακτηριστικού δεν είναι δύσκολο πράγμα. Σίγουρα, ίσως ακούγεται σύνθετο από την αρχή, αλλά είστε σίγουροι ότι μπορείτε να το κάνετε αυτό ακόμα και αν δεν είστε τεχνολόγος. Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:
- Ανοίξτε την εφαρμογή Mail και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο μενού 'Αλληλογραφία' και επιλέξτε 'Προτιμήσεις'.
- Μόλις δείτε την καρτέλα 'Κανόνες', κάντε κλικ στο 'Add Rule'.
- Στην ενότητα "Περιγραφή", γράψτε το όνομα του αυτόματου ανταποκριτή με τρόπο που θα σας επιτρέψει να το διακρίνετε εύκολα από τους άλλους. Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε την επιλογή "Vacation Auto-Reply".
- Επιλέξτε τα κριτήρια που πρέπει να πληρούνται. Μπορείτε να επιλέξετε αν πρέπει να πληρούνται όλα τα κριτήρια ή μόνο ένα ή περισσότερα από αυτά που έχετε ορίσει.
Τα κριτήρια που ορίζετε θα καθορίσουν τους παραλήπτες της αυτόματης απάντησης. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε «Κάθε μήνυμα» για να απαντήσετε σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα με το ίδιο μήνυμα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε μια συγκεκριμένη διεύθυνση πληκτρολογώντας τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην οποία θέλετε να απαντήσετε.
Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε τις επαφές σας, τους προηγούμενους αποστολείς ή τους VIP ως παραλήπτες της αυτόματης απάντησης.
- Κάτω από τη ρύθμιση 'Εκτέλεση της ακόλουθης ενέργειας', επιλέξτε 'Απάντηση στο μήνυμα' και στη συνέχεια κάντε κλικ στο 'Απάντηση μήνυμα κειμένου'.
- Κατά την πληκτρολόγηση του μηνύματος, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Εάν βρίσκεστε σε διακοπές, επιτρέψτε στους ανθρώπους να γνωρίζουν πότε μπορούν να αναμένουν μια κλήση από εσάς. Εάν δεν ορίσετε μια συγκεκριμένη κατηγορία παραληπτών, βεβαιωθείτε ότι δεν αποκαλύπτετε πάρα πολλά προσωπικά στοιχεία.
- Όταν είστε ικανοποιημένοι με το μήνυμά σας, κάντε κλικ στο κουμπί "ΟΚ". Εάν η εφαρμογή σας ρωτάει "Θέλετε να εφαρμόσετε τους κανόνες σας σε μηνύματα σε επιλεγμένα γραμματοκιβώτια;" επιλέξτε 'Μην εφαρμόζετε', καθώς αυτό θα εμποδίσει την αποστολή πιθανών εκατοντάδων απαντήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις υπάρχουσες συνομιλίες σας.
Αφού τελειώσετε, μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βεβαιωθείτε ότι ο αυτόματος ανταποκριτής λειτουργεί. Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε πιο σύνθετους κανόνες με συγκεκριμένες ημερομηνίες, αλληλογραφία από επιλεγμένους τομείς και πολλά άλλα.
Πώς να απενεργοποιήσετε έναν αυτόματο ανταποκριτή
Εάν δεν χρειάζεστε πλέον τον αυτόματο αποκριτή, μπορείτε να τον απενεργοποιήσετε με μερικά μόνο κλικ. Εδώ πρέπει να κάνετε:
- Μέσα στην εφαρμογή "Αλληλογραφία", μεταβείτε στην επιλογή "Αλληλογραφία" και μετά κάντε κλικ στην επιλογή "Προτιμήσεις".
- Μεταβείτε στην επιλογή "Κανόνες" και καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στον αυτόματο ανταποκριτή που έχετε δημιουργήσει.
Εάν δεν το κάνετε αυτό, ο αυτόματος ανταποκριτής θα παραμείνει ενεργός όσο είναι ενεργοποιημένος και η εφαρμογή Mail είναι ανοιχτή. Αυτό μπορεί να προκαλέσει σύγχυση, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε απενεργοποιήσει αυτή τη λειτουργία μόλις είστε βέβαιοι ότι δεν τη χρειάζεστε πια.
Ο Τελικός Λόγος
Ο αυτόματος ανταποκριτής είναι ένα εξαιρετικό χαρακτηριστικό που κάνει τον χειρισμό του εισερχόμενου μηνύματος πολύ ευκολότερο. Αν ακολουθήσετε τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω, δεν θα πρέπει να έχετε προβλήματα που να τα ενεργοποιούν στο Mac σας. Μόλις το κάνετε, μπορείτε να απολαύσετε να είστε μακριά από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας και αφήστε την εφαρμογή να κάνει την εργασία.
Παρόλο που χρησιμοποιείται ευρύτερα για εργασία, αυτό το χαρακτηριστικό μπορεί να είναι πολύ βολικό για προσωπική αλληλογραφία. Εκτός από ακριβώς τον αυτόματο ανταποκριτή, υπάρχουν πολλοί άλλοι χρήσιμοι κανόνες και κριτήρια που μπορείτε να εφαρμόσετε. Μπορείτε να επιλέξετε να διαγράψετε αυτόματα τα μηνύματα, να εκτελέσετε συγκεκριμένες ενέργειες σε συγκεκριμένες ημερομηνίες, να προωθήσετε αυτόματα ορισμένα μηνύματα και πολλά άλλα.
Μη διστάσετε να περάσετε από όλους τους διαθέσιμους κανόνες για να βρείτε αυτά που θα σας επιτρέψουν να αυτοματοποιήσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο με τον τρόπο που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
