Δεν το μισείτε μόνο όταν θέλετε να πάρετε μερικές μέρες μακριά και μπορείτε να πάρετε τόνοι των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφωνήματα από πελάτες ή συνεργάτες; Σίγουρα, μπορείτε να αφήσετε μερικούς από αυτούς να γνωρίζουν ότι είστε μακριά, αλλά τι γίνεται αν δεν ελέγχουν τα εισερχόμενά τους;
Επίσης, ανατρέξτε στο άρθρο μας Πώς μπορείτε να προωθήσετε αυτόματα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook
Δεν μπορείτε να επικοινωνείτε με όλους, ακόμη και όταν εργάζεστε, πόσο μάλλον κατά τη διάρκεια του ελεύθερου χρόνου σας. Ωστόσο, οι πιθανότητες είναι ότι θα συνεχίσετε να εκτοξεύεστε με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την εργασία ακόμα και όταν βρίσκεστε σε διακοπές. Ευτυχώς, υπάρχει ένας τρόπος να ενημερώσετε όλοι ότι δεν είστε διαθέσιμοι κατά τη διάρκεια συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου.
Ρύθμιση ενός αυτόματου ανταποκριτή
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, υπάρχει μια πολύ απλή μέθοδος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποτρέψετε τους ανθρώπους από την πλάτη σας. Ονομάζεται Auto-Responder. Αυτό που κάνει ουσιαστικά είναι να στείλετε μια προ-προγραμματισμένη απάντηση σε οποιονδήποτε επικοινωνεί μαζί σας κατά τη διάρκεια του ελεύθερου χρόνου σας.
Αυτό θα μπορούσε να οριστεί μόνο λεπτά, ώρες ή ακόμα και ημέρες ή μήνες εκ των προτέρων. Η αποστολή μιας αυτόματης απάντησης μπορεί να διασφαλίσει ότι δε θα λαμβάνετε καθημερινά δεκάδες ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με την εργασία, είτε περνάτε ποιοτικό χρόνο με την οικογένειά σας είτε βρίσκεστε σε κάποια ηλιόλουστη παραλία.
Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε το Auto-Responder στο Outlook και να το απενεργοποιήσετε όταν δεν είναι πλέον απαραίτητο.
Ρύθμιση αυτόματων απαντήσεων
- Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή αυτόματων απαντήσεων.
- Ελέγξτε την επιλογή Μόνο Αποστολή κατά τη διάρκεια αυτής της χρονικής περιοχής στο πλαίσιο ελέγχου.
- Εισαγάγετε ημερομηνία έναρξης και ημερομηνία λήξης για να δώσετε στην αυτόματη απάντησή σας τις απαραίτητες παραμέτρους. Χρησιμοποιήστε τα πεδία "Ώρα έναρξης" και "Τέλος", όταν κάνετε κάτι τέτοιο.
Ίσως έχετε παρατηρήσει ότι υπάρχουν δύο καρτέλες:
- Μέσα στον Οργανισμό Μου
- Έξω από την οργάνωσή μου
Κάνοντας κλικ στο πεδίο Μέσα στην Οργάνωση, θα σας ζητηθεί να στείλετε όλες τις αυτόματες απαντήσεις σε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι εγγεγραμμένες στον οργανισμό στον οποίο εργάζεστε (π.χ. πανεπιστήμιο ή εταιρεία). Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε το μήνυμά σας και κάντε κλικ στο OK για να το αποθηκεύσετε.
Η επιλογή Έξοδος από το οργανισμό προορίζεται για εξωτερικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δείτε πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση:
- Πρώτα, επιλέξτε την καρτέλα Έξω από την οργάνωσή μου.
- Ελέγξτε την επιλογή "Αυτόματη απάντηση" για άτομα εκτός του οργανισμού σας. Αυτό μπορεί να ρυθμιστεί για να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο σε προσωπικές επαφές ή σε όλους όσους βρίσκονται εκτός του οργανισμού.
- Εισαγάγετε το μήνυμα στο πλαίσιο κειμένου και επεξεργαστείτε το όποιο τρόπο θέλετε.
- Ορίστε μια ώρα έναρξης και μια ώρα λήξης όπως ακριβώς θα κάνατε για τις απαντήσεις στο σπίτι.
- Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε το μήνυμα.
Τι είναι η διαδικασία απενεργοποίησης;
Για να απενεργοποιήσετε τις απαντήσεις εκτός γραφείου, πρέπει να ακολουθήσετε μια απλή διαδικασία. Πρώτα, πρέπει να κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο, στην καρτέλα Πληροφορίες και στη συνέχεια στο κουμπί Αυτόματες απαντήσεις.
Θα σας δοθούν δύο επιλογές για να επιλέξετε:
- Μην στέλνετε αυτόματες απαντήσεις
- Αποστολή αυτόματων απαντήσεων
Επιλέξτε την πρώτη επιλογή και η λειτουργία αυτόματης απάντησης θα απενεργοποιηθεί. Πρέπει να το κάνετε αυτό τόσο για εσωτερικές όσο και για εξωτερικές απαντήσεις.
Ο Τελικός Λόγος
Λάβετε υπόψη ότι εάν θέλετε να συνεχίσετε να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις σε άτομα, θα πρέπει να ρυθμίσετε μια νέα ημερομηνία και ώρα. Αν η λειτουργία είναι απενεργοποιημένη, πρέπει να ακολουθήσετε τα βήματα απενεργοποίησης και να επιλέξετε την επιλογή "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων". Αυτό θα σας επιτρέψει να επεξεργαστείτε ξανά τα πεδία εύρους ώρας καθώς και να ορίσετε το εξερχόμενο μήνυμα.
