Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι απολύτως απαραίτητο για την εργασία στον 21ο αιώνα, από την επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας έως τον προγραμματισμό των έργων που αξίζει τα επόμενα μερικά μήνες. Το πρόβλημα, φυσικά, είναι ότι στην εποχή των smartphones και των tablet, είναι φαινομενικά αδύνατο να αποσυνδεθείτε από την εργασία για οποιοδήποτε χρονικό διάστημα. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο smartphone σας είναι βασικά μια απαίτηση για τις περισσότερες εταιρείες, αλλά αυτό σημαίνει ότι ο εργοδότης σας μπορεί να φτάσει σε εσάς βασικά ανά πάσα στιγμή. Όλοι αξίζουν ένα διάλειμμα από την εργασία και το χρόνο μακριά από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις κλήσεις και όλα τα μέσα επικοινωνίας που βρίσκουμε τόσο δύσκολο να αφήσουμε πίσω. Είτε είστε εκτός διακοπών ή απλά θέλετε λίγο χρόνο με την οικογένεια ή τους φίλους σας, ο ορισμός μηνυμάτων από το γραφείο εκτός γραφείου είναι το πρώτο βήμα για να εγκαταλείψετε την εργασία σας για λίγο. Εδώ είναι πώς να το κάνουμε.
Δείτε επίσης το άρθρο μας Dropbox Vs Google Drive - Ποιο είναι καλύτερο;
Γιατί να ασχοληθείτε με ένα μήνυμα εκτός γραφείου;
Η δημιουργία ενός μηνύματος εκτός γραφείου μπορεί να μην κάνει το αφεντικό σας ευτυχισμένο, αλλά τουλάχιστον θα επιτρέψει σε όλους στην δουλειά σας και σε εξωτερικούς συνεργάτες να προσπαθήσουν να επικοινωνήσουν μαζί σας. Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργηθεί ένα μήνυμα εκτός γραφείου; Λοιπόν, στην πραγματικότητα, υπάρχουν μερικοί λόγοι:
Είναι καλός τρόπος να αφήσετε τους συναδέλφους, τους διαχειριστές και τους πελάτες σας ότι δεν είστε σε επαφή για κάποιο χρονικό διάστημα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν βρίσκεστε σε διακοπές για περισσότερο από δύο ημέρες.
Είναι επαγγελματικό . Αν κάποιος χρειάζεται τη βοήθειά σας με κάτι ή ένας πελάτης έχει ένα ερώτημα, αφήνοντάς τον να γνωρίζει ότι δεν είστε γύρω για κάποιο δεδομένο χρονικό διάστημα, τους βοηθά. Ξέρουν ότι πρέπει να περιμένουν μέχρι να επιστρέψετε ή να πλησιάσετε κάποιον άλλο. Και οι δύο βοηθούν την επιχείρηση και εσείς.
Λέει στους ανθρώπους να μην σας σκοντάψουν . Εάν ορίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου, οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι είστε σε διακοπές, παίρνοντας προσωπικό χρόνο ή οτιδήποτε άλλο. Είναι λιγότερο πιθανό να σας καλέσουν ή να στείλετε SMS μετά από αυτό.
Δίνει στο αφεντικό σας ένα μικρότερο πράγμα για το οποίο παραπονιέται . Εάν εργάζεστε για ένα απαιτητικό αφεντικό και θέλετε να τραβήξετε πίσω, θα πάρετε αντίσταση. Ωστόσο, εάν παίζετε το παιχνίδι και ενεργείτε επαγγελματικά, υπάρχουν πολύ λίγα πράγματα που μπορούν να κάνουν από την άποψη της πειθαρχίας.
Εάν υπάρχει ένα πράγμα που είναι σημαντικό όταν πρόκειται για δουλειά, φροντίζετε να εκπροσωπείτε πάντα τον εαυτό σας ως επαγγελματία με την πιο έντονη έννοια.
Ορίστε ένα μήνυμα εκτός γραφείου
Ο καθορισμός μηνύματος απάντησης εκτός γραφείου διαφέρει ελαφρώς ανάλογα με το αν χρησιμοποιείτε το Outlook 2016 ή παλιότερο ή το Outlook στο Office 365. Θα καλύψω και τα δύο.
Outlook 2016 και νωρίτερα
Υπάρχουν αρκετά βήματα στη διαδικασία, αλλά είναι αρκετά απλό να το κάνουμε.
- Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και γράψτε την απάντησή σας εκτός γραφείου. Συμπεριλάβετε εκτός λειτουργίας το θέμα, αλλά αφήστε τον προορισμό κενό.
- Επιλέξτε Αρχείο και Αποθήκευση ως.
- Αποθηκεύστε ως πρότυπο του Outlook όπου λέει Αποθήκευση ως τύπος.
- Επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων και επιλέξτε το λογαριασμό στον οποίο θέλετε να εφαρμόσετε το μήνυμα.
- Επιλέξτε νέο κανόνα.
- Επιλέξτε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω και πατήστε Επόμενο.
- Επιλέξτε το πεδίο όπου το όνομά μου βρίσκεται στο πλαίσιο Για και πατήστε Επόμενο και, στη συνέχεια, επιβεβαιώστε το αναδυόμενο παράθυρο.
- Επιλέξτε απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο και κάντε κλικ στον σύνδεσμο κειμένου στο κάτω τμήμα του παραθύρου.
- Επιλέξτε το πρότυπο που κάνατε νωρίτερα και επιλέξτε Άνοιγμα. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
- Επιλέξτε, εκτός εάν πρόκειται για μια αυτόματη απάντηση, για να αποφύγετε την αποστολή αυτόματων απαντήσεων στις αυτόματες απαντήσεις. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
- Δώστε στον κανόνα ένα ουσιαστικό όνομα και βεβαιωθείτε ότι ο Έλεγχος ενεργοποιείται.
- Επιλέξτε Τέλος και έπειτα ΟΚ.
Αυτό θα δημιουργήσει την αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου και θα την ενεργοποιήσει. Ενώ αυτή η διαδικασία καθορίζει τον λογαριασμό στον οποίο θα είναι ενεργός, μπορείτε επίσης να την ορίσετε ενεργή σε όλους τους λογαριασμούς email. Όταν ενεργοποιείτε τον κανόνα στο βήμα 11, από κάτω έχετε τις επιλογές για να επιλέξετε τον κανόνα που θα είναι ενεργός σε όλους τους λογαριασμούς. Ενεργοποιήστε αυτό εάν θέλετε να αποθηκεύσετε.
Απενεργοποιήστε το μήνυμα Outlook out of office
Όταν επιστρέφετε από διακοπές ή ό, τι κάνατε, πρέπει να θυμηθείτε να απενεργοποιήσετε την αυτόματη εκτύπωση.
- Επιλέξτε Αρχείο στο Outlook.
- Επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων και επιλέξτε κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Επιλέξτε το λογαριασμό και καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στον κανόνα αυτόματης ενημέρωσης.
- Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Τώρα είστε επίσημα πίσω στο αλέθισμα!
Δημιουργήστε ένα μήνυμα εκτός γραφείου στο Office 365
Οι λογαριασμοί του Office 365 χρησιμοποιούν το Exchange όπου ο λογαριασμός Outlook χρησιμοποιεί POP, IMAP ή Exchange. Η διαδικασία είναι σε μεγάλο βαθμό η ίδια, αλλά διαφέρει αρκετά για να δικαιολογήσει τη δική της περίληψή της.
- Επιλέξτε Αρχείο και Αυτόματη απάντηση από μέσα στο Outlook.
- Επιλέξτε Αποστολή αυτόματων απαντήσεων.
- Ορίστε μια χρονική κλίμακα αν θέλετε. Αυτό είναι χρήσιμο για τους τύπους με ξεχάσματα όπως εγώ που αφήνουν την αυτόματη ενεργοποίησή τους ακόμα και όταν επιστρέφουν.
- Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα Inside my Organization είναι ενεργή και προσθέστε το μήνυμά σας.
- Επιλέξτε έξω τον οργανισμό μου και προσθέστε επίσης ένα σχετικό μήνυμα εκεί. Ανάλογα με το ποιος σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον εξωτερικό κόσμο, ίσως χρειαστεί να ελέγξετε τις Επαφές μου, διαφορετικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σταλούν σε όλους, συμπεριλαμβανομένων των ενημερωτικών δελτίων, των ειδοποιήσεων και ακόμη και των ανεπιθύμητων μηνυμάτων.
- Επιλέξτε OK αφού ολοκληρώσετε την ενεργοποίηση.
Η διαδικασία είναι κάπως μικρότερη από ό, τι στο Outlook 2016 αλλά το τελικό αποτέλεσμα είναι το ίδιο. Η δυνατότητα να ορίσετε μια χρονική κλίμακα είναι τακτοποιημένη και ως χρήστης του Outlook 2016, ελπίζω ότι αυτό το χαρακτηριστικό θα το κάνει πολύ σύντομα.
Απενεργοποιήστε το μήνυμα εκτός γραφείου στο Office 365
Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το χρονοδιακόπτη, επιστρέψτε νωρίτερα ή χρειάζεται να ακυρώσετε το μήνυμα εκτός γραφείου, μπορείτε.
- Ανοίξτε το Outlook και επιλέξτε Αρχείο.
- Επιλέξτε Αυτόματες απαντήσεις και επισημάνετε τον κανόνα εκτός γραφείου.
- Επιλέξτε Μην στέλνετε αυτόματες απαντήσεις.
Αυτό θα σταματήσει το Exchange να στέλνει αμέσως τα μηνύματα, οπότε βεβαιωθείτε ότι είστε έτοιμοι να απαντήσετε μόλις την απενεργοποιήσετε.
Τώρα ξέρετε πώς να ορίσετε ένα Outlook out of office μήνυμα δεν υπάρχει δικαιολογία για να μην πάρει περισσότερο χρόνο μακριά από την εργασία. Καλή τύχη με αυτό!
