Το Microsoft Excel είναι η ιδανική εφαρμογή για τη διαχείριση μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να κάνετε πολλή δουλειά σε χρόνο μηδενικό, εφόσον γνωρίζετε ποιες λειτουργίες θα χρησιμοποιήσετε. Αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να κυριαρχήσει επειδή υπάρχουν πολλά χαρακτηριστικά και εντολές για μάθηση.
Δείτε επίσης το άρθρο μας για το πώς να κρύβετε κελιά στο Excel για Mac OS X
Τα λάθη συμβαίνουν εύκολα κατά την εισαγωγή δεδομένων και πιθανότατα θα χρειαστεί να αλλάξετε γραμμές (ή στήλες) αργά ή γρήγορα. Ευτυχώς, αυτό είναι ένα από τα ευκολότερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε στο Excel. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε πώς να ανταλλάξετε δύο σειρές με δύο διαφορετικούς τρόπους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ίδιες μεθόδους για να αλλάξετε στήλες επίσης.
Το φανταστικό πρόβλημα
Για να παρουσιάσουμε αυτές τις μεθόδους, δημιουργήσαμε ένα αρχείο Excel που προσποιούμαστε ότι είμαστε μια υπηρεσία διαχείρισης συστήματος που παρακολουθεί ενεργούς διακομιστές. Συμπληρώσαμε μερικές σειρές για να σας δώσουμε μια ιδέα για το πώς λειτουργούν τα πράγματα. Ας υποθέσουμε ότι οι πληροφορίες για τον υπολογιστή 7 και τον υπολογιστή 5 έχουν μπερδευτεί και ότι θέλετε να διορθώσετε το λάθος.
Σημειώστε ότι η πρώτη γραμμή στο παράδειγμά μας χρησιμοποιείται για ετικέτες κατηγοριών, οπότε ο υπολογιστής 5 και τα δεδομένα του τοποθετούνται στη σειρά 6, ενώ ο υπολογιστής 7 βρίσκεται στη σειρά 8.
Ας προχωρήσουμε στις μεθόδους.
Αντιγραφή επικόλληση
Η πρώτη μέθοδος χρησιμοποιείται για πολλές διαφορετικές λειτουργίες στο Excel. Είναι απλή και χρειάζεται μόνο λίγα δευτερόλεπτα για να ολοκληρωθεί. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να εναλλάξετε ολόκληρες σειρές ή στήλες ταυτόχρονα, αντί να αλλάξετε την κυψέλη δεδομένων από το κελί.
Αυτή η μέθοδος απλά απαιτεί να αντιγράψετε τις πληροφορίες από μια σειρά και να τις επικολλήσετε στην άλλη. Αλλά πρώτα, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια κενή γραμμή και να τοποθετήσετε τα δεδομένα εκεί.
Ακριβώς αυτό που πρέπει να κάνετε αν θέλετε να ανταλλάξετε τα δεδομένα που σχετίζονται με τον υπολογιστή 5 και τον υπολογιστή 7:
- Εισαγάγετε μια νέα σειρά μεταξύ των υπολογιστών 4 και 5. Κάντε την κάνοντας δεξί κλικ στη γραμμή 6 και επιλέγοντας την επιλογή "Εισαγωγή". Η κενή σας σειρά θα είναι η σειρά 6.
- Η προσθήκη μιας νέας γραμμής μετακινήθηκε "Computer 7" από τη σειρά 8 στη σειρά 9. Βρείτε αυτή τη σειρά και αφαιρέστε τις πληροφορίες από τις στήλες B, C και D. Μπορείτε να επιλέξετε τα κελιά με το ποντίκι σας ή με το πλήκτρο Shift και στη συνέχεια πατήστε "Ctrl + X" για κοπή.
- Κάντε κλικ στο κελί B6 στη νέα γραμμή 6 και πατήστε "Ctrl + V". Τα δεδομένα από τον υπολογιστή 7 θα μετακινηθούν στη σειρά 6.
- Τα δεδομένα για τον υπολογιστή 5 άλλαξαν και μια σειρά παρακάτω, πράγμα που σημαίνει ότι θέλετε να επιλέξετε τα κελιά B7, C7 και D7 για να λάβετε τα δεδομένα του Computer 5. Πατήστε ξανά το "Ctrl + X".
- Επιλέξτε το κενό κελί δίπλα στον υπολογιστή 7 (δηλαδή το κελί B9) και πατήστε "Ctrl + V".
- Αντιγράψτε το κελί A7 και επικολλήστε το στο κενό κελί παραπάνω (στο παράδειγμά μας, αυτή είναι η ετικέτα "Computer 5").
- Κάντε δεξί κλικ στην κενή γραμμή 7 και επιλέξτε "Διαγραφή".
Μόλις μετακινήσατε τα περιεχόμενα από μια σειρά σε μια άλλη με μερικά κλικ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια τεχνική για την εναλλαγή δεδομένων μεταξύ των στηλών. Αυτή η μέθοδος είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν εργάζεστε σε μεγάλες λίστες Excel με εκατοντάδες σειρές και στήλες, διότι σας επιτρέπει να ανταλλάσσετε κάθε κελί στη σειρά σας ταυτόχρονα. Για να επιλέξετε μια ολόκληρη σειρά στο Excel, πατήστε Shift + Space.
Αντικατάσταση παρακείμενων σειρών ή στηλών
Η εναλλαγή δεδομένων μεταξύ παρακείμενων γραμμών είναι πολύ πιο εύκολη επειδή δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε μια νέα γραμμή καθόλου. Το Excel σάς επιτρέπει να ανταλλάσσετε τα δεδομένα μεταξύ δύο στηλών ή σειρών σε δευτερόλεπτα κρατώντας το Shift στο πληκτρολόγιό σας. Εδώ πρέπει να κάνετε:
- Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να ανταλλάξετε.
- Πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο "Shift" στο πληκτρολόγιό σας.
- Τοποθετήστε το ποντίκι πάνω από το όριο ανάμεσα στις δύο παρακείμενες σειρές μέχρι να μετατραπεί σε εικονίδιο με σταυρό βέλος.
- Κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο το ποντίκι και το "Shift" μέχρι να εμφανιστεί μια γκρίζα γραμμή κάτω από τη σειρά με την οποία θέλετε να αλλάξετε τα δεδομένα.
- Αφήστε το κουμπί του ποντικιού και τα δεδομένα θα αλλάξουν θέσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια μέθοδο για εναλλαγή μεταξύ των στηλών.
Ο δρόμος για να γίνει ένα Excel Pro
Εάν η εργασία σας απαιτεί να εργάζεστε στο Excel, θα πρέπει να μάθετε διάφορους τρόπους για να κάνετε τα καθήκοντα διαχείρισης δεδομένων γρηγορότερα και ευκολότερα. Αυτό μπορεί να φαίνεται τρομακτικό, αλλά μπορείτε να βρείτε tutorials του YouTube που θα σας διδάξουν πώς να κάνετε ακριβώς για οτιδήποτε θέλετε.
Μην εγκαταλείπετε
Η εκμάθηση πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel στο μέγιστο δυνατό βαθμό μπορεί να σας καταστήσει αναντικατάστατο στο χώρο εργασίας σας. Η εναλλαγή δεδομένων μεταξύ των γραμμών και των στηλών είναι μόνο το πρώτο βήμα, αλλά είναι σίγουρα σημαντικό.
Χρησιμοποιείτε το Excel συχνά; Ποιες είναι οι αγαπημένες σας συμβουλές που θέλετε να μοιραστείτε με άλλους; Πείτε μας πώς να βελτιώσετε τις δεξιότητες του Excel στο παρακάτω τμήμα σχολίων.
