Ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία της Google, το Google Forms έρχεται πολύ χρήσιμο όταν πρέπει να δημιουργήσετε και να αναλύσετε έρευνες. Οι πρόσφατες ενημερώσεις έχουν εισαγάγει ακόμη πιο σημαντικά χαρακτηριστικά σε μια ήδη εξαιρετική υπηρεσία.
Είτε είστε υπεύθυνος προσλήψεων που χρειάζεται βιογραφικό σημείωμα από αιτούντες ή ίσως δάσκαλο που χρειάζεται να συλλέξει την εργασία από τους μαθητές του, μπορείτε τώρα να επιτρέψετε σε άλλους να μεταφορτώσουν αρχεία απευθείας από τη φόρμα σας Google.
Προσθήκη του κουμπιού "Αποστολή αρχείου" στη φόρμα Google
Μια απλή προσθήκη ενός κουμπιού μεταφόρτωσης αρχείων κάνει όλη τη διαφορά., θα μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε αυτό το κουμπί στις φόρμες Google σας, καθώς και πώς να το χρησιμοποιήσετε για να ανεβάσετε αρχεία σε υποστηριζόμενες φόρμες.
Βήμα 1
Όταν δημιουργείτε μια νέα φόρμα Google, θα έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε ερωτήσεις με πολλές προκαθορισμένες επιλογές για να επιλέξετε. Ανοίξτε τη λίστα των επιλογών και αναζητήστε τη λίστα με την ένδειξη "Αποστολή αρχείου". Κάντε κλικ σε αυτό και προχωρήστε στο επόμενο βήμα.
Βήμα 2
Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή "Μεταφόρτωση αρχείου", θα σας υποδεχτεί ένα νέο παράθυρο όπου θα βρείτε διάφορες παραμέτρους και επιλογές για τη μεταφόρτωση αρχείων.
Αρχικά, θα βρείτε ένα πεδίο με σημάδια ελέγχου που σας επιτρέπουν να καθορίσετε ποιοι τύποι αρχείων επιτρέπονται για μεταφόρτωση. Υπάρχουν οκτώ επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε, συμπεριλαμβανομένων αρχείων PDF, υπολογιστικών φύλλων Excel, καθώς και αρχείων ήχου και βίντεο.
Ακριβώς κάτω από αυτό, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε το μέγιστο αριθμό αρχείων που επιτρέπετε να μεταφορτωθούν ταυτόχρονα, ενώ η επιλογή δεξιά κάτω από αυτή χρησιμοποιείται για να καθορίσετε το μέγιστο μέγεθος για τα μεμονωμένα αρχεία που φορτώνουν οι χρήστες στη φόρμα σας.
Μόλις προσθέσετε το κουμπί στη φόρμα σας, οι ερωτηθέντες σας θα έχουν τη δυνατότητα να προσθέσουν ένα αρχείο από το εργαλείο επιλογής εγγράφων. Υπάρχει μια επιλογή να προσθέσετε το αρχείο από τον υπολογιστή ή από το Google Drive ενός χρήστη.
Μεταφόρτωση πολλών αρχείων από τα Έντυπα Google
Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες υπηρεσίες διαδικτύου που επιτρέπουν μεταφορτώσεις αρχείων, δεν μπορείτε να μεταφορτώσετε ένα ολόκληρο φάκελο ταυτόχρονα. Τα μεμονωμένα αρχεία στα Έντυπα Google πρέπει να προστεθούν χωριστά.
Για παράδειγμα, εάν η φόρμα σας απευθύνεται σε αιτούντες εργασία, πρόκειται να σχεδιάσετε το προϊόν έτσι ώστε να ανεβάσουν τα βιογραφικά τους ξεχωριστά από τις συνοδευτικές επιστολές τους. Παρομοίως, αν χρειάζεστε να παρέχουν τα βιογραφικά τους, μια φωτογραφία και ένα σαρωμένο αναγνωριστικό, η φόρμα Google θα έχει τρία κουμπιά μεταφόρτωσης - ένα για κάθε έγγραφο που ζητήσατε.
Επιλογές Αποθήκευσης Αρχείων και Ιδιοκτησίας
Όλα τα αρχεία που μεταφορτώνονται από τις φόρμες Google θα αποθηκευτούν στο Google Drive σας με τακτοποιημένο και βολικό τρόπο.
Στην πραγματικότητα, το ερώτημα που χρησιμοποιείται στη φόρμα θα χρησιμοποιηθεί ως όνομα για ένα νέο δημιουργούμενο φάκελο. Κάθε φορτωμένο στοιχείο που αντιστοιχεί σε αυτήν την ερώτηση θα αποθηκευτεί σε αυτόν τον φάκελο, οπότε η διαδικασία είναι αρκετά αυτοματοποιημένη και δεν απαιτεί καμία χειροκίνητη οργάνωση.
Εάν οποιαδήποτε στιγμή πρέπει να επισκεφθείτε έναν συγκεκριμένο φάκελο και να ανακτήσετε ένα αρχείο από αυτό, πρέπει να μεταβείτε στον πίνακα ελέγχου του Google Forms και στη συνέχεια να επιλέξετε την καρτέλα με τίτλο "Απαντήσεις". Μόλις εκεί, απλά κάντε κλικ στο κουμπί "Προβολή φακέλου" που βρίσκεται στο κάτω δεξί τμήμα του παραθύρου.
Εάν επιλέξετε να συνδέσετε οποιαδήποτε από τις φόρμες σας με τα Φύλλα Google, μπορείτε να παρακολουθείτε όλα τα αρχεία που έχουν μεταφορτωθεί στην καρτέλα απαντήσεων ενός συγκεκριμένου υπολογιστικού φύλλου. Επίσης, κάθε αρχείο θα συνοδεύεται από έναν ορατό άμεσο σύνδεσμο για ευκολότερη πρόσβαση.
Οι ερωτηθέντες που ανεβάζουν αρχεία στη φόρμα σας απευθείας από το Google Drive θα δημιουργήσουν αυτόματα ένα αντίγραφο του αρχικού τους αρχείου. Μόλις μεταφορτωθεί το αρχείο, ως ιδιοκτήτης της φόρμας θα γίνει επίσης ο κάτοχος του αντιγράφου του αρχείου, αλλά το πρωτότυπο αρχείο - εκτός και αν οριστεί σε δημόσια - θα παραμείνει ορατό μόνο στον κάτοχό του.
Οι χρήστες μεταφόρτωσης μπορούν να παρακολουθήσουν όλες αυτές τις ενέργειες στην πλευρική γραμμή του Google Drive.
Εξαγωγή φορμών με δυνατότητα φόρτωσης με εκδότες φορμών
Ο Publisher Form είναι ένα δημοφιλές πρόσθετο φόρμας Google που μετατρέπει αυτόματα τις φόρμες σε έγγραφα της Google για εύκολη κοινή χρήση και έλεγχο. Αντί να προσπελάσετε κάθε μεμονωμένη εφαρμογή από τον πίνακα ελέγχου και να αναζητήσετε σχετικά έγγραφα στους φακέλους του Drive, μπορείτε να τα μετατρέψετε όλα σε αυτόματα αρχεία PDF με τακτοποιημένη δομή για γρήγορη αναθεώρηση.
Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον Publisher Form με τις φόρμες Google που έχετε ενεργοποιήσει τη μεταφόρτωση, μπορείτε να κάνετε δύο πράγματα. Μπορείτε είτε να εισαγάγετε έναν απευθείας σύνδεσμο στο αρχείο που ανέβηκε είτε (εάν το αρχείο είναι μια εικόνα PNG, JPG ή GIF) να εμφανίσει το αρχείο απευθείας στο έγγραφο. Το τελευταίο είναι ιδιαίτερα βολικό, καθώς σας επιτρέπει να εκτυπώσετε πλήρεις μορφές και να τις αναθεωρήσετε εκτός σύνδεσης εάν είναι απαραίτητο.
συμπέρασμα
Όπως μπορείτε να δείτε, το κουμπί φόρτωσης αρχείου στα Έντυπα Google μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο εάν είστε εκπρόσωπος ανθρώπινου δυναμικού που ασχολείται με πολλά βιογραφικά ή έναν εκπαιδευτή που έχει πολλούς σπουδαστές που στέλνουν τις εργασίες τους στο σπίτι. Με αυτό, οι τελικοί χρήστες μπορούν τώρα να φορτώσουν αρχεία απευθείας από τη φόρμα σας Google. Τα αρχεία θα αποθηκεύονται στο Google Drive σας και θα είναι οργανωμένα σε ξεχωριστούς φακέλους.
