Όπως ίσως γνωρίζετε (ειδικά αν έχετε διαβάσει αυτό το προηγούμενο συμβόλαιο μου), μπορείτε να διαμορφώσετε προσαρμοσμένες αντικαταστάσεις κειμένου στο Mac. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε συχνά τη φράση "ενημερώστε με αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις" συχνά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια συντόμευση όπως "lmk" για να αφήσετε το κείμενο χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ολόκληρο το πράγμα. Έχω προσωπικά δημιουργήσει έναν τόνο αυτών των συντομεύσεων, καθώς πρέπει να στείλω τις ίδιες οδηγίες ξανά και ξανά σε διαφορετικούς ανθρώπους. Αυτό μου σώζει έναν τόνο χρόνου! Και αυτές οι συντομεύσεις λειτουργούν σε όλο τον Mac: στο Mail, στις σελίδες, στο Outlook …
… περιμένουν, στην πραγματικότητα δεν εργάζονται πλέον στο Outlook. Χάρη σε μια σχετικά πρόσφατη ενημέρωση στο Microsoft Office, τα προγράμματα της συγκεκριμένης σουίτας (όπως το Outlook, το Word και το Excel) δεν σέβονται πλέον τις συντομεύσεις που έχετε προσθέσει στις Προτιμήσεις συστήματος> Πληκτρολόγιο> Κείμενο, σε εκείνους για την αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων γρήγορα.
Τα κάπως καλά νέα είναι ότι οι ίδιες οι εφαρμογές του Office έχουν τη δική τους βάση δεδομένων αντικατάστασης κειμένου ως μέρος της δυνατότητας αυτόματης διόρθωσης. Αν έχετε ήδη προσθέσει συντομεύσεις αντικατάστασης κειμένου στο macOS στις Προτιμήσεις συστήματος, θα πρέπει να τις εισαγάγετε ξανά για το Office, αλλά επειδή όλες οι εφαρμογές του Office μοιράζονται μια ενοποιημένη βάση δεδομένων αντικατάστασης κειμένου, θα χρειαστεί να το κάνετε μόνο μία φορά . Ας δούμε λοιπόν πώς να χρησιμοποιήσετε αντικαταστάσεις κειμένου στο Office for Mac! Χρησιμοποιούμε το Outlook για τα στιγμιότυπα οθόνης μας, αλλά τα βήματα είναι τα ίδια σε άλλες εφαρμογές του Office όπως το Word.
Αντικατάσταση κειμένου στο Office για Mac
- Ανοίξτε το Outlook ή την εφαρμογή του Office for Mac της επιλογής σας. Οι προεπιλεγμένες εφαρμογές θα βρείτε στο Dock σας ή μπορείτε να ελέγξετε το φάκελο Applications (Εφαρμογές) επιλέγοντας Finder (Εύρεση) και χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου Shift-Command-A ή τη γραμμή μενού Go ( Μετάβαση)> Applications (Εφαρμογές) .
- Όταν εκκινείται το Outlook (ή η εφαρμογή του Office), επιλέξτε το Outlook> Προτιμήσεις από τα μενού του στο επάνω μέρος.
- Από το παράθυρο Προτιμήσεις που εμφανίζεται, επιλέξτε Αυτόματη διόρθωση .
- Στο παράθυρο αυτόματης διόρθωσης, κάντε κλικ στο εικονίδιο συν στην κάτω αριστερή γωνία για να προσθέσετε ένα νέο στοιχείο. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε και τη συντόμευση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε (όπως "lmk") και το κείμενο που θέλετε να αντικαταστήσετε τη συντόμευση (όπως "Ενημερώστε με αν έχετε ερωτήσεις!").
- Όταν τελειώσετε προσθέτοντας τις συντομεύσεις αντικατάστασης κειμένου, κλείστε το παράθυρο αυτόματης διόρθωσης και δοκιμάστε τις συντομεύσεις αυτόματης διόρθωσης πληκτρολογώντας ένα από αυτά σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα έγγραφο. Αφού πληκτρολογήσετε τη συντόμευση και πατήσετε το πλήκτρο διαστήματος, θα εμφανιστεί αυτόματα το κείμενο αντικατάστασης.
Όπως σημειώσαμε, αυτή η αλλαγή θα μεταδοθεί στα άλλα προγράμματα του Office, οπότε μόλις ρυθμίσετε την αντικατάσταση κειμένου στο Outlook, θα λειτουργήσει σε Word, Excel και PowerPoint. Θέλω να πω, δεν ξέρω γιατί θα χρειαζόμουν ποτέ την αυτόματη συμπλήρωση "Ενημερώστε με αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις" σε μια παρουσίαση του PowerPoint. Αλλά τουλάχιστον έχω την επιλογή να το κάνω!
Τέλος, να θυμάστε ότι μόλις ορίσετε μια συντόμευση αντικατάστασης κειμένου AutoCorrect, οι εφαρμογές του Office θα αντικαταστήσουν αυτόματα αυτούς τους χαρακτήρες με τη φράση που έχετε ορίσει σε σχεδόν οποιοδήποτε πλαίσιο. Επομένως, προσέξτε όταν δημιουργείτε αυτές τις συντομεύσεις έτσι ώστε να μην χρησιμοποιείτε ένα κοινό σύνολο γραμμάτων (όπως FYI, LLC κ.λπ.), εκτός αν φυσικά επιθυμείτε αυτές τις συντομεύσεις να επεκταθούν ή να αντικατασταθούν.
