Μπορεί το Gmail να χρησιμοποιηθεί ως δωρεάν λύση για τις ανάγκες της επιχείρησής σας;
Παραδοσιακές λύσεις Help Desk
Ορισμένες λύσεις ενδέχεται να περιλαμβάνουν το Kayako eSupport ή το IssueTrak, για δωρεάν λύσεις όπως το Help Desk Lite. Μια τοποθεσία που ονομάζεται Open Source Helpdesk List απαριθμεί (όπως ίσως έχετε μαντέψει) λύσεις γραφείου ανοιχτού κώδικα.
Συνήθως, αυτές οι λύσεις έχουν έναν τρόπο να διαβιβάζουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατευθείαν στο σύστημα έκδοσης εισιτηρίων. Έτσι, ένας πελάτης στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φτάνει σε ένα κουτί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετά διοχετεύεται στο σύστημα έκδοσης εισιτηρίων, αναθέτει έναν αριθμό εισιτηρίου και βρίσκεται στην ουρά για να διαχειριστεί το προσωπικό της εταιρείας.
Εάν αυτή είναι μια δημόσια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό ανοίγει προβλήματα spam, ωστόσο. Και οι λύσεις από την πλευρά του διακομιστή ενδέχεται να μην χειρίζονται πολύ καλά τα εισερχόμενα μηνύματα spam.
Εντάξει, αλλά το Gmail;
Το Gmail είναι πράγματι ένα δωρεάν ηλεκτρονικό σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά, έχει λίγα πράγματα που πηγαίνουν γι 'αυτό:
- Είναι δωρεάν.
- Διαθέτει απίστευτη ανίχνευση και φιλτράρισμα ανεπιθύμητων μηνυμάτων
- Παρέχει εξαιρετικούς τρόπους οργάνωσης και επισήμανσης εισερχομένων μηνυμάτων.
- Τα θέματα συζήτησης ομαδοποιούνται αυτόματα, καθιστώντας εύκολη την παρακολούθηση κάθε αιτήματος μέχρι την ανάλυση.
Έτσι, πώς θα χρησιμοποιήσουμε το Gmail για αυτό;
Το πρώτο πράγμα που θα πρέπει να κάνετε είναι να αξιολογήσετε τις ανάγκες του λογισμικού γραφείου βοήθειας. Έχετε πολλά τμήματα; Πρέπει να έχετε απολύτως τους αριθμούς εισιτηρίων που έχουν ανατεθεί; Χρειάζεστε μια βάση γνώσεων;
Εάν χρειάζεστε τους αριθμούς εισιτηρίων που έχετε ορίσει; Το Gmail δεν μπορεί να σας βοηθήσει εκεί. Ομοίως, το Gmail δεν έχει ενσωματωμένο τρόπο δημιουργίας βάσης γνώσεων για προηγούμενες έρευνες. Αλλά, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ξεχωριστά τις δικές σας ερωτήσεις ή γνωσιακές βάσεις.
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Gmail. Δημιουργήστε ένα λογαριασμό Gmail και προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα για το λογαριασμό που είναι τόσο περιγραφικό όσο μπορείτε. Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε πολλούς λογαριασμούς Gmail έτσι ώστε κάθε τμήμα της εταιρείας σας να έχει τη δική του. Η επιλογή αυτή, πάλι, εξαρτάται από τις ανάγκες σας. Αν η επιχείρησή σας είναι μικρή, ίσως έχετε ένα άτομο που χωρίζει εισερχόμενα μηνύματα στο κατάλληλο τμήμα (είδος γραμματέα). Ή ίσως ο αριθμός των ατόμων της ομάδας σας να είναι μικρός, έτσι μπορείτε να συμφωνήσετε απλώς πώς να οργανώσετε μηνύματα στο λογαριασμό. Εάν πρόκειται να έχετε πολλά αιτήματα, ωστόσο, ίσως θέλετε να ρυθμίσετε πολλούς λογαριασμούς Gmail.
Θα θέλετε να ρυθμίσετε μια ειδοποίηση διακοπών στο Gmail. Δεν θα το χρησιμοποιείτε ως ειδοποίηση διακοπών, ωστόσο. Θα το χρησιμοποιείτε ως αυτόματη αναγνώριση του εισερχόμενου εισιτηρίου. Ένας τρόπος να πω στον πελάτη σας ότι, ναι, το μήνυμά του έχει ληφθεί. Για να το ορίσετε, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής για να ενεργοποιήσετε τον ανταποκριτή διακοπών και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε.
Θα θελήσετε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον δικό σας τομέα για να ενεργήσετε ως δημόσια ηλεκτρονική σας διεύθυνση. Πιθανότατα δεν θέλετε οι πελάτες σας να σας στέλνουν email σε διεύθυνση GMAIL.COM επειδή θα μπορούσαν να αποδώσουν την έννοια του αντιεπαγγελματικού χαρακτήρα. Έτσι, ορίστε το δικό σας λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρησιμοποιήστε το Gmail ως πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να αρπάξετε απλά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το διακομιστή σας. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις -> Λογαριασμοί. Στην ενότητα "Λήψη αλληλογραφίας από άλλους λογαριασμούς", επιλέξτε "Προσθήκη άλλου λογαριασμού αλληλογραφίας". Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο όπου μπορείτε να εισάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να ελέγξει το Gmail. Θα εισαγάγετε στη συνέχεια το όνομα χρήστη, τον κωδικό πρόσβασης και τη διεύθυνση διακομιστή για μια σύνδεση POP3 σε αυτόν το λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα σας συνιστούσαμε να επιλέξετε να απομακρύνει το Gmail το μήνυμα από το διακομιστή μετά τη λήψη του στο Gmail.
Στη συνέχεια, καθώς και από την καρτέλα Ρυθμίσεις -> Λογαριασμοί, θα θέλετε να κάνετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με το εξερχόμενο email. Εάν δεν το κάνετε, τότε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε από το Gmail θα έχουν ως διεύθυνση επιστροφής το Gmail.com. Γι 'αυτό, εισάγετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της επιχείρησής σας στο Gmail ως καταχώρηση κάτω από το "Αποστολή αλληλογραφίας ως". Το Gmail θα στείλει έναν κωδικό επιβεβαίωσης σε αυτή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Λάβετε αυτόν τον κωδικό από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε, συνδέστε το στο Gmail και από τότε μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Gmail χρησιμοποιώντας αυτόν το λογαριασμό. Ορίστε αυτήν τη νέα διεύθυνση ως προεπιλεγμένο λογαριασμό εξερχόμενης αλληλογραφίας.
Μόλις γίνει αυτό, κανείς δεν θα μπορέσει να σας πει ότι χρησιμοποιείτε το Gmail, εκτός αν σκάβουν στις κεφαλίδες του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Στη συνέχεια, θα θέλετε να ορίσετε ορισμένες ετικέτες τις οποίες θα χρησιμοποιήσετε για την οργάνωση μηνυμάτων. Ίσως οι ετικέτες για κάθε τμήμα. Ίσως να υπάρχουν ετικέτες για το αν το μήνυμα έχει αντιμετωπιστεί, προωθηθεί ή ακόμα περιμένει απάντηση. Οι ετικέτες που δημιουργείτε εξαρτώνται από εσάς, αλλά το προγραμματίζετε εκ των προτέρων, επειδή είναι οι ετικέτες που θα μετατρέψουν το Gmail σε οργανωμένη πλατφόρμα για εισερχόμενα μηνύματα και όχι σε τεράστιο χάος ερωτήσεων.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα του Gmail για να οργανώσετε ακόμη περισσότερο τα μηνύματά σας.
Πώς πρέπει οι πελάτες να υποβάλλουν αιτήματα;
Οι δύο βασικές επιλογές θα χρησιμοποιούσαν μια φόρμα μέσω ιστού ή θα δημοσιεύονταν απευθείας η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον ιστότοπό σας. Προφανώς, εάν δημοσιεύσετε απευθείας τη διεύθυνση, η διεύθυνση είναι πολύ πιθανό να παραληφθεί από αράχνες και να τοποθετηθεί σε λίστες ανεπιθύμητων αλληλογραφίας. Ωστόσο, το φιλτράρισμα ανεπιθύμητων μηνυμάτων του Gmail είναι εξαιρετικό και δεν είναι πιθανό να λάβετε πολλά μηνύματα spam στα εισερχόμενά σας.
Εάν χρησιμοποιείτε μια φόρμα, προσέξτε να μην κωδικοποιήσετε τη γραμμή θέματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η δυνατότητα σπειρώματος του Gmail είναι ένα από τα ισχυρά πράγματα που το καθιστά μια αξιοπρεπή λύση γραφείου βοήθειας και ταυτόσημες γραμμές θέματος θα ομαδοποιούν ψευδώς τα πάντα σε ένα νήμα. Έτσι, όμως, το κάνετε, βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης μπορεί να δημιουργήσει τη δική του γραμμή θέματος όταν σας στέλνει ένα αίτημα.
Ας δούμε πέρα από το Gmail
Το Gmail είναι υπέροχο, αλλά οι άλλες λύσεις της Google κάνουν επίσης την Google μια μεγάλη πλατφόρμα για τις ανάγκες επικοινωνίας της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, η ρύθμιση ενός λογαριασμού Gmail ρυθμίζει επίσης την πρόσβαση στο Ημερολόγιο Google (το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως ημερολόγιο εταιρείας καθώς και υπενθυμίσεις εργασιών). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google για να αποθηκεύσετε την τεκμηρίωση σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης ορισμένων ειδών αιτημάτων που ενδέχεται να φτάσουν από πελάτες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Συνομιλία Google για να συζητήσετε μεταξύ του προσωπικού. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους ιστότοπους Google ως εταιρικό intranet, αποθηκεύοντας τις διαδικασίες της εταιρείας και άλλες τεκμηρίωσες εκεί στον ιστό. Οι Ομάδες Google μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως ιδιωτική λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ολόκληρη την εταιρεία.
Έτσι, μπορείτε να δείτε, οι δωρεάν υπηρεσίες της Google μπορούν να κάνουν εξαιρετικές λύσεις για μια μικρή επιχείρηση. Απλά πρέπει να σκεφτείτε λίγο έξω από το κουτί. ????
