Για όσους χρησιμοποιούν το Google Drive ή πιο συγκεκριμένα τα Φύλλα Google, είναι σχεδόν αναπόφευκτο να τελειώσετε να λαμβάνετε ένα αρχείο Excel σε κάποιο σημείο. Είτε πρόκειται για κάποιον από τους συνεργάτες σας, τους συναδέλφους σας, ή κάποιον που δεν μπορεί να πει τη διαφορά μεταξύ του Excel και των φύλλων, θα συμβεί. Εξάλλου, για αυτούς, ίσως είναι πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε το Excel στην εργασία και μετά τη μετάβαση στα υπολογιστικά φύλλα Google στο χρόνο εκτός λειτουργίας τους.
Επίσης, ανατρέξτε στο άρθρο μας: Πώς να μετράτε διπλότυπα σε υπολογιστικά φύλλα του Excel
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως είναι καλύτερο να διατηρήσετε το έγγραφο .xls όπως είναι και να εργάζεστε απευθείας από αυτό. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για κάθε αρχείο excel που μπορεί να περιέχει πίνακες δεδομένων ή συμβαίνει να προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης, καθώς αυτές οι δυνατότητες δεν μπορούν να εισαχθούν από το Excel σε φύλλα.
Σε άλλες περιπτώσεις, είναι δυνατό και θα μπορούσε να αποδειχθεί στην ευκολότερη διαδρομή μακροπρόθεσμα, αν θέλετε να μετατρέψετε όλα τα αρχεία .xls στα φύλλα του Google. Αυτό γενικά καθιστά καλύτερα τις συνεργασίες και ταυτόχρονα μετατρέπει το Google Drive σε μια μεγάλη τοποθεσία αποθήκευσης αντίγραφα ασφαλείας για τα αρχεία .xls. Το τελευταίο είναι ιδιαίτερα αληθές για τα boneheads όπως εγώ, θέλοντας να αποφύγουμε το αρχείο τους να πέσει θύμα τυχαίας διαγραφής. Συνέβη, όχι υπερήφανη γι 'αυτό, προχωρώντας.
, Θα εξετάσω πώς να μετατρέψετε αρχεία .xls για χρήση με τα Φύλλα Google, πώς να το κάνετε κατά τη μεταφόρτωση αυτόματα και πώς να προμηθεύσετε μια προσθήκη Google Drive για χρήση με το Microsoft Office.
Πρώτον, ας ρίξουμε μια ματιά στο πόσο χρήσιμο είναι το Google Drive για τον καθημερινό χρήστη του Excel.
Η Δύναμη του Google Drive
Γρήγοροι σύνδεσμοι
- Η Δύναμη του Google Drive
- Μετατροπή του αρχείου XLS κατά τη μεταφόρτωση
- Ορίστε να μετατρέψετε αυτόματα το αρχείο XLS
- Το αρχείο Excel βρίσκεται ήδη στο Google Drive
- Τι μπορεί & δεν μπορεί να μετατραπεί
- Επεξεργασία αρχείων του Microsoft Office αποθηκευμένα στο Google Drive
- Προσάρτηση του Microsoft Office
- Google Chrome Plug-In
- Επαναφορά ενός φύλλου Google Επιστροφή στο Excel
Πολλές οργανώσεις σε όλο τον κόσμο βασίζονται αρκετά σε Google Apps. Εκείνοι που τείνουν να χρησιμοποιούν επίσης εφαρμογές της Microsoft. Κάποτε ήταν ότι θα έπρεπε να επεξεργαστείτε όλα τα έγγραφα του Word, του Excel και του PowerPoint μέσα στο Microsoft Office, ακόμη και μετά τη μετακίνησή τους στα Google Apps.
Το Google Drive ουσιαστικά διέλυσε αυτή την αναγκαιότητα, καθώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση αρχείων Word, Excel και PowerPoint παρόμοια με οποιοδήποτε άλλο διακομιστή. Όχι μόνο αυτό, αλλά η Google θα κρυπτογραφήσει όλα τα αρχεία που έχουν μεταφορτωθεί στο Google Drive και θα τα αποθηκεύσει έτσι.
Πάνω απ 'όλα, ο πιο άμεσος αντίπαλος της Microsoft μπορεί επίσης να μετατρέψει τα αρχεία σας Excel σε επεξεργάσιμα αρχεία στο Google Drive για χρήση στο διαδίκτυο, διευκολύνοντας έτσι όσους εργάζονται σε ένα έργο να μεταφέρουν πληροφορίες και δεδομένα.
Το Excel Online είναι νέο για ολόκληρο το διαδικτυακό πράγμα σε σύγκριση με το Google Drive. Το Drive έχει χαρακτηριστικά που έχουν ωριμάσει με την πάροδο του χρόνου, είναι εξοικειωμένα με τους καθιερωμένους χρήστες και παραμένει 100% δωρεάν.
Μετατροπή του αρχείου XLS κατά τη μεταφόρτωση
Τώρα που γνωρίζουμε λίγο σχετικά με το πόσο τρομερό είναι το Google Drive, μπορούμε να ξεκινήσουμε μερικά μαθήματα σχετικά με τον τρόπο μετατροπής των αρχείων του Excel για χρήση με τα Φύλλα Google.
Για να έχετε το αρχείο .xls να γίνει ένα Φύλλο Google μόλις ολοκληρωθεί η μεταφόρτωση:
- Προχωρήστε στην αρχική σελίδα του φύλλου Google.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Άνοιγμα αρχείου επιλογής" (εικονίδιο φακέλου επάνω δεξιά).
- Κάντε κλικ στην καρτέλα "Μεταφόρτωση" και, στη συνέχεια, μεταφέρετε είτε το αρχείο στην παρακάτω ενότητα Σύρετε ένα αρχείο εδώ είτε κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή αρχείου από το κουμπί του υπολογιστή σας και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να μεταφορτώσετε.
- Πατήστε αυτό το κουμπί Άνοιγμα στο κάτω αριστερό μέρος.
Στη συνέχεια, θα μεταφορτωθεί και θα μετατραπεί το αρχείο .xls σε ένα φύλλο Google.
Ορίστε να μετατρέψετε αυτόματα το αρχείο XLS
Μερικές φορές απλώς θέλετε να παραλείψετε τον μεσάζοντα και να έχετε τα πάντα αυτοματοποιημένα. Το Google Drive μπορεί να λειτουργήσει ως αποθηκευτικός χώρος ακόμα και για τον μεγαλύτερο ανταγωνιστή του, αλλά και αυτόματα μπορεί να μετατρέψει αυτά τα αρχεία αυτόματα για εύκολη επεξεργασία.
Αν προτιμάτε να μην ενοχλείτε το παραπάνω εκπαιδευτικό πρόγραμμα κάθε φορά που θέλετε να μετατρέψετε ένα αρχείο .xls σε ένα φύλλο Google, τότε:
- Από την κύρια σελίδα του Google Drive, ανοίξτε τις Ρυθμίσεις . Αυτό είναι το εικονίδιο που μοιάζει με γρανάζι και βρίσκεται στην επάνω δεξιά πλευρά δίπλα στο εικονίδιο βοήθειας (ερωτηματικό).
- Στην καρτέλα Γενικά, αναζητήστε Μετατροπή μεταφορτώσεων. Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο (κενό από προεπιλογή) που φέρει την ένδειξη Μετατροπή μεταφορτωμένων αρχείων στη μορφή επεξεργαστή των Εγγράφων Google .
- Βάλτε μια επιταγή στο κουτί.
Τώρα όλα τα μεταφορτωμένα έγγραφα θα μετατραπούν αυτόματα σε φιλικά προς τον Google επεξεργαστή έγγραφα. Θα μπορείτε να διαπιστώσετε αν όλα λειτουργούν σύμφωνα με τις οδηγίες, αν μπορείτε να δείτε το λογότυπο του "Φύλλων Google" δίπλα στον τίτλο του εγγράφου. Θα πρέπει να μοιάζει με αυτό:
Το αρχείο Excel βρίσκεται ήδη στο Google Drive
Αν το αρχείο έχει ήδη μεταφορτωθεί στο Google Drive, μπορείτε εύκολα να το μετατρέψετε σε Φύλλα Google με:
Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο .xls που έχει μεταφορτωθεί.
Κάνοντας κλικ στο "Άνοιγμα με" και επιλέγοντας το Google Sheets .
Είναι πραγματικά τόσο απλό.
Τι μπορεί & δεν μπορεί να μετατραπεί
Τα Φύλλα Google είναι ένα εξαιρετικό πρόγραμμα και αυτό που συχνά τείνω να χρησιμοποιώ συχνά. Ακολουθεί μια λίστα με όλους τους τύπους αρχείων που μπορούν να μετατρέπουν τα φύλλα του Google:
- .xls
- .xlsx
- .xlsm
- .xlt
- .xltx
- .xltm
- .ods
- .csv
- .tsv
- .κείμενο
- .αυτί
Αυτή είναι μια αρκετά βαριά λίστα και δεν πιστεύω ότι πάρα πολλοί άνθρωποι θα βρουν προβλήματα όταν προσπαθούν να μετατρέψουν τα αρχεία τους σε επεξεργάσιμα από το Google. Τούτο που δεν μπορεί να μετατραπεί μαζί με τα αρχεία σας είναι:
- Όπως αναφέρθηκε, οτιδήποτε προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης.
- Όλες οι μακροεντολές που θέλετε να μετατραπούν θα πρέπει να υλοποιηθούν μέσω του Script Apps. Δεν θα μετατρέπονται αυτόματα.
- Χάρτες και πίνακες από το Word ή το PowerPoint.
- Τα υπολογιστικά φύλλα που συνδέονται στο εσωτερικό του αρχείου του Excel.
Επεξεργασία αρχείων του Microsoft Office αποθηκευμένα στο Google Drive
Για όσους θέλουν να είναι σε θέση όχι μόνο να μετατρέπουν τα αρχεία .xls σε αρχεία του Google Sheets, αλλά προτιμούν να εργάζονται από το MS Office, υπάρχει και plug-in για εσάς.
Μπορείτε να εμφανίσετε τα αρχεία Word, Excel και PowerPoint ως μια θέση αποθήκευσης αρχείων απευθείας μέσα στην εφαρμογή του Office. Όχι μόνο βολικό για σκοπούς επεξεργασίας αλλά μόλις τελειώσετε, μπορείτε να το αποθηκεύσετε και να το αποθηκεύσετε ξανά στο Google Drive. Αρκετά δροσερό, σωστά;
Υπάρχουν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να το κάνετε αυτό. Η πρώτη είναι η χρήση ενός plug-in MS Office ενώ το άλλο είναι plug-in για τους χρήστες του Google Chrome.
Προσάρτηση του Microsoft Office
Για να ξεκινήσετε, θα πρέπει να εγκαταστήσετε την προσθήκη Google Drive για το Microsoft Office. Μόλις εγκατασταθούν τα πάντα:
- Στην εφαρμογή MS Office, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα και επιλέξτε το Google Drive . Θα εμφανιστούν όλα τα διαθέσιμα αρχεία που έχετε αποθηκεύσει στο Google Drive.
- Μόλις βρείτε αυτό που θέλετε, μπορείτε να το ανοίξετε, να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές στο αρχείο και στη συνέχεια να αποθηκεύσετε το αρχείο στο Google Drive.
Ένας απλός τρόπος για να αλληλεπιδράσετε με τα αρχεία MS Office χωρίς τη μετατροπή.
Google Chrome Plug-In
Αυτή η συγκεκριμένη προσθήκη είναι διαθέσιμη μόνο στους χρήστες του Google Chrome, αλλά και για PC και Mac. Θα χρειαστεί πρώτα να εγκαταστήσετε την εφαρμογή Google Drive για το σύστημά σας, προτού τη χρησιμοποιήσετε. Μόλις εγκαταστήσετε την εφαρμογή:
- Μεταβείτε στο Google Drive και κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να ανοίξετε.
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα σε" και επιλέξτε την αντίστοιχη εφαρμογή του Microsoft Office που ανήκει στο αρχείο.
Τα πάντα είναι ομαλή ιστιοπλοΐα από εδώ. Απλώς πραγματοποιήστε τις αλλαγές σας και αφού τελειώσετε, αποθηκεύστε το ξανά στο Google Drive.
Επαναφορά ενός φύλλου Google Επιστροφή στο Excel
Εάν έχετε την ανάγκη, μπορείτε να επαναφέρετε εύκολα το νέο φύλλο Google που μετατράπηκε σε μορφή αρχείου .xls. Εδώ κάνετε τι κάνετε:
- Ενώ βρίσκεστε στο Google Drive, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να επαναφέρετε.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη. Αυτό θα εξαγάγει μια έκδοση του αρχείου που είναι έτοιμη για επεξεργασία μέσα στο Microsoft Excel.
Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο που έχετε επιλέξει έχει το λογότυπο του Φύλλων Google που είναι προσαρτημένο στα αριστερά του. Τα Φύλλα Google θα δημιουργήσουν αυτόματα ένα διπλότυπο του αρχείου του Excel που αρχικά ανεβάσατε και είναι έτοιμο για το Excel.
